29 inspirativních ukázek využití Freela

InspiraceAkademie

Věříme, že velké změny začínají malou inspirací. Právě proto vznikl tento obsáhlý článek, ve kterém přinášíme téměř tři desítky praktických ukázek, k čemu všemu firmy Freelo využívají. Inspirujte se a využijte tohle změnami nabité období ke zlepšení fungování vašeho týmu.

Mrknout na video z praxe

Porady a agendy

Ať chceme nebo ne, porady jsou důležitou součástí při řízení firmy a týmu. Zopakujeme pár nejzákladnějších pravidel:

  1. Zapojte jen vybrané pracovníky,
  2. strukturujte průběh porady
  3. a snažte se ji co nejvíce zkrátit.

Takže jak poradu či plánování agendy týmu udělat ve Freelu snadno a efektivně? Základním kamenem je To-Do list v projektu Porady.

Postup budoucí efektivní porady je následující:

  1. Založte nový To-Do list s názvem porady ve tvaru: Porada den a čas
  2. Vyzvěte kolegy k vyplnění bodů k probrání na poradě – udělejte to úkolem přímo v To-Do listu porady. Pro jasnější určení a zobrazení splněnosti doporučujeme přidat jednotlivé podúkoly s přiřazením všech účastníků porady.
  3. Před poradou si body projděte a udělejte si případně vaše poznámky do formuláře/editoru přímo v diskuzi (TIP: Není nutné komentář odesílat a notifikovat tak zadavatele. I po zavření tabu/okna prohlížeče vám ve formuláři text zůstane. Můžete jej odeslat/upravit až po probrání bodu s kolegy)
  4. Postupně vyzvěte každého, aby své body okomentoval. Dejte účastníkům prostor na diskuzi. Můžete začít těmi body, které mají z vašeho pohledu nejvyšší prioritu.
  5. Na závěr každého bodu se společně domluvte, co bude následovat, kdo si jej vezme na starost, jaký bude termín a kolik mu dáte energie. A nebo jej taky můžete po společné diskuzi smést ze stolu.
  6. Každá porada by měla končit tím, že To-Do list vyčistíte. Úkoly přesunete do relevantních projektů a každý bude vědět, na čem má dělat.

TIP: Tohle vše i s přiřazením lidí může být šablona, kterou na pár kliknutí vyvoláte.

Komunikace nad úkoly

Mějte informace ve správný čas a na správném místě. Správná komunikace je:

  • Krátká a výstižná.
  • Informačně úplná (v daném kontextu).
  • Zohledňuje příjemce a umožňuje snadnou odpověď.
  • Snaží se co nejefektivněji předat/získat informaci. To může být text, video/audio nahrávka, obrázek apod. Forma je důležitá.
  • Upozorňuje jen ty uživatele, kteří v daném kontextu pomůžou k (vy)řešení problému/úkolu.

Ukázky

Níže najdete několik příkladů komunikace ve Freelu.

Ukázka událostí nad úkoly, které uživatel sleduje.
Ukázka detailu úkolu, kde jsou i podúkoly a diskuze se souborem.

Opakované činnosti

Taky používáte připomenutí v kalendáři na opakující se události jako:

  • fakturace klientovi za pravidelné služby (hosting, údržba, hlášení),
  • narozeniny kolegů (zakoupení dárku, blahopřání),
  • revize PPC,
  • týmová retrospektiva,
  • 1-to-1 retrospektiva.

Nevýhodou kalendářového řešení je, že to není úkol. Nemá stav (ne)splněno, nedá se delegovat a taky nemá diskuzi, ve které byste se mohli poradit s kolegy.

Níže najdete ukázku, kterou používáme u nás ve Freelu pro 1-to-1 retrospektivy v týmu, které děláme každý měsíc. Pomáhá nám

  • zjistit (ne)spokojenost,
  • zhodnotit situaci za poslední měsíc,
  • dát si vzájemnou zpětnou vazbu, která nás posune dál.

Používáme na to Opakovaný úkol, který se po dokončení v posledním týdnu měsíce zase otevře. Necháme otevřít původní úkol a do komentářů zaznamenáváme v bodech, co jsme probírali minule – je pak velmi jednoduché navázat na předchozí období a probrat to, co jsme si řekli, že probereme/zhodnotíme příště. Do podúkolů pak dáváme body, na kterých se shodneme, že vylepšíme či zpracujeme.

Ukázka opakovaného úkolu 1-to-1 retrospektivy i s nastavením opakování každý měsíc.

Evidence času a nákladů

Freelo má jednoduchý a snadno použitelný time tracking nad existujícími úkoly. Stačí jen kliknat na ikonku play postupně tak, jak nad úkoly přepínáte a pracujete na nich. Jednotlivé výkazy se automaticky vytvoří.

Hlavní výhody trackování ve Freelu:

  • Není nutné znovu zařazovat výkazy, jsou vždy u projektů > To-Do listů > úkolů.
  • Při nevyplnění času lze zadat jen finanční výkaz (částku).
  • Při vyplnění částky a času se výkaz bere jako hodinový a vypočítá se z něho hodnota ČAS × HODINOVÁ SAZBA.
  • Výkazy lze fakturovat (Freelancer firmě) i přefakturovávat (Firma klientovy) buď přes Fakturační integrace nebo jen označovat ve Freelu výkazy jako vyfakturované a fakturovat kteroukoliv jinou cestou.

Více o Timetrackingu se dozvíte v tomto záznamu webináře nebo v tomto článku či stránce nápovědy.

Okno ručního vykazování u úkolu.

„Co už můžeme vyfakturovat?“

Tohle se bude hodit jak firmě, tak Freelancerovi. Zajímá vás, které úkoly už jsou hotové a ještě jste je nefakturovali klientovi? Tento přehled najdete v sekci Reporty > Výkazy k fakturaci.

Ukázka přehledů výkazů, které můžete a chcete fakturovat klientovi, protože už jsou hotové.

Práce s hodinovou sazbou

Tu nastavíte vždy u konkrétního projektu v sekci Uživatelé.

  • Externistům nastavte hodinovou sazbu, za kterou pro vás pracují.
  • Kolegům a interním pracovníkům nastavte vaší nákladovou hodinovou sazbu.
  • V případě, že máte transparentnější firmu, nastavte hodinovou sazbu, kterou platí klient.
  • Možností je vykazovat pouze čas a hodinovou sazbu vůbec nepoužívat.
  • Při vyplnění částky a času se výkaz bere jako hodinový a vypočítá se z něho hodnota ČAS × HODINOVÁ SAZBA.

Kompletní informace najdete v nápovědě.

Hlídání rozpočtů

Freelo umí Opakované rozpočty. Ty se hodí, když máte dlouhodobější spolupráce s klienty, pro které pracujete např. za 30 tisíc Kč / měsíc nebo 80 člověko-hodin / měsíc. Natrackovaný čas a náklady se pak od rozpočtů ukrajují.

Ukázka rozpočtů To-Do listů a opakovaných rozpočtů u projektu.

Možnosti rozpočtů jsou následující:

  1. Nastavit rozpočet u To-Do listu.
  2. Nastavit rozpočet u projektu.
  3. Nulování rozpočtu u projektu za vybrané období.
  4. Nastavit finanční rozpočet (bez nutnosti nastavovat časový fond).
  5. Nastavit časový fond (bez nutnosti nastavovat finanční).
  6. Historie výkazů z předchozích období (po opakování nebo ručním vynulování).
  7. Možnost ručně vynulovat ukrojené náklady z rozpočtu a začít sledovat nové období.

TIP: Běžní uživatelé na projektu vidí jen svoje výkazy. Všechny výkazy vidí jen Správci a Kapitáni projektů.

Firemní wiki a znalostní báze

Vytvořte projekt, který vám poslouží jako jednoduchá firemní wiki nebo chcete-li zdroj informací/znalostí, které by měli lidé ve firmě znát. Nezapomeňte ale, že na firemní postupy tu jsou procesní šablony.

To-Do listy můžete využít jako kategorie a jednotlivé poznámky jako články. Připnuté poznámky poslouží třeba i jako obecné diskuze.

Doteď jste pro založení diskuze u To-Do listu museli založit speciální úkol. Co úkol, to téma. Nyní to můžete řešit poznámkou, která je přehlednější, slouží více k uchování informací a není to úkol, který po dokončení mohl zapadnout.

Ukázka firemní wiki (knowledge base) vytvořené přes připnuté poznámky.

Poznámky doznaly nedávno zajímavých změn, o kterých jsme se rozepsali v tomto článku.

Sdílení firemních postupů a procesů

O důležitosti řízení firmy přes procesy jsme už psali, ale není na škodu si připomenout, v čem vaší firmě nejvíce pomůžou:

  • Vytvoříte si pracovní recepty, podle kterých může kdokoliv v týmu (a nebo externisti/brigádníci) vařit delikátní a chutné úkoly přesně podle vašeho gusta a ve kvalitě, kterou vyžadujete.
  • Typové úkoly půjdou velmi snadno zakládat, delegovat a neutrpí kvalita.
  • Uchováte know-how, které by dost možná uteklo s nejzkušenějším pracantem, který se rozhodne změnit váš dres za jiný.

Ve Freelu je vytvoření procesní šablony snadné a použití ještě snadnější.

  1. Založíte procesní projekt.
  2. Do něj přidáte To-Do listy, úkoly, podúkoly – neboli pracovní recepty.
  3. Nastavíte řešitele (pokud víte, že grafiku vždy dělá Franta a analytiku Eliška apod.) a termíny (např. +X dní od použití šablony).
  4. No a pak už šablonu a její jednotlivé části využíváte tam, kde je potřeba. Tu u klienta v rozjetém projektu přidáte úkol s podúkoly, Tady založíte prázdný SEO projekt, do kterého vložíte celé To-Do listy obsahující know-how.

TIP 1: Inspirujte se od profíků v databázi rychle importovatelných šablon do Freela.
TIP 2: Přizvěte kolegy do šablonových projektů. Díky tomu budou moci všechno know-how využívat při zakládání nových projektů a úkolů.

Podívejte se, jak to funguje:

Sbírání nápadů

  1. Založte úkol s názvem „Brainstorm o nápadu XY“.
  2. Označte v něm lidi, které chcete do vymýšlení zapojit.
  3. Napište zadání a vysvětlete Proč; Co; K čemu; Do kdy chcete.
  4. Nastavte termín úkolu a do podúkolů přidejte výzvu pro každého pracovníka (díky tomu se tento úkol vypíše i v seznamu úkolů každého pracovníka).
  5. Počkejte na odpovědi.
  6. Vyhodnoťte a napište závěr.
Ukázka brainstorm úkolu ve Freelu.

Ankety a hlasování o nápadech

I přesto, že Freelo ankety nemá, lze to jednoduše nahradit komentáři a „hlasováním“ pomocí lajků:

Ukázka hlasování pomocí komentářů a palců nahoru.

Evidence OKR

OKR je framework pro definování a sledování cílů a jejich výsledků. Ve Freelu se může jednat o poznámku, kterou připnete buď přímo k projektu nebo k To-Do listu – aby byla stále na očích – a může vypadat třeba takhle:

Ukázka OKRs v poznámce ve Freelu.

Další možností je využít To-Do list. Třeba následovně:

Firemní INBOX

Znáte takovou tu fyzickou schránku ve firmě, do které se sypou nápady na vylepšení? 🙂 Tak něco takového si můžete udělat i ve Freelu.

  1. Založte nový To-Do list Firma Inbox třeba v rámci vašeho režijního/operativního projektu. U nás ve Freelu máme projekt Freelo nápady.
  2. Vytvořte a připněte k němu poznámku, která vysvětlí jeho význam.
  3. Označte v diskuzi poznámky lidi, kteří by o existenci inboxu měli vědět.
  4. Pravidelně inbox procházejte (nebo určete zodpovědnou osobu) a zařazujte/přesouvejte úkoly do tematických projektů a To-Do listů k řešení.

TIP: Vygenerujte si unikátní e-mailovou adresu To-Do listu, na kterou když pošlete e-mail, z předmětu e-mailu (název úkolu) a těla e-mailu (první komentář diskuze) se vytvoří nový úkol. Funguje to i s e-maily, které mají přílohu.

Ukázka našeho inboxu ve Freelu.

„Na čem kdo pracoval?“

Potřebujete velmi rychle zkouknout, kdo na čem dělal? Máte několik možností, jak na to:

Zajímá mě, kdo co dělal napříč projekty

Na Dashboardu (ikonka domečku v hlavním menu) najdete ve spodní části aktivity lidí napříč projekty. Pro delší časový pohled stačí jednotlivé sekce rozkliknout.

TIP: Stejně tak se můžete na tento pohled aktivit podívat i v konkrétním projektu.

Zajímá mě, jak pracoval konkrétní člověk

Ukázka profilu uživatele, na který se dostanete buď proklikem menu Uživatele nebo přes hledání. Najdete zde úkoly, které má uživatel přiřazené, a také jeho poslední aktivity nebo nahrané soubory.

„Na čem mám dnes dělat?“

Na tuhle otázku odpoví každému ve vaší firmě Dashboard (ikonka domečku v hlavním menu). Jeho základní zobrazení ukazuje úkoly napříč projekty, které má uživatel přiřazené.

Dashboard je jedno místo, kde najdete úkoly napříč projekty. Lze si vytvořit vlastní pohledy pomocí filtrů v pravé části.

Schvalování úkolů klientem

Nejjednodušší a nejpřehlednější způsob, jak efektivně spolu-pracovat s klientem, je přizvat ho k jednomu stolu. V online prostředí to může být třeba Freelo.

  1. Vytvořte projekt s pochopitelným názvem – např.: doména webu.
  2. Vytvořte si strukturu To-Do listů kategorií: Ty, které uvidí váš tým (často to bývají všechny); Ty, které má vidět klient; Někdy se hodí mít i poznámkový To-Do list, který chcete vidět jen vy sami.
  3. Přizvěte tým a klienty a určete, kdo do kterých To-Do listů uvidí (viz obr. níže).
  4. Všechny informace, soubory a diskuze probíhají nad úkoly. Takže vždy máte jistotu, že každý uvidí jen to, co vy chcete.
  5. Vytvořte si štítky (např. jako na obr. níže).
  6. Sepište poznámku s návodem, jak má ve Freelu fungovat a tu připněte k jednomu z klientských To-Do listů.
  7. Domluvte se v úkolech, které vám klient přidá do inboxu a jakmile budete mít jasno, přiřaďte štítek Schváleno klientem.
  8. Pravidelně inbox To-Do list kontrolujte. Úkoly přesouvejte do tematických To-Do listů určených k realizaci.
Nastavení práv uživatelů k To-Do listům.

TIP 1: Dbejte na to, aby úkol s delší diskuzí měl jako jeden z posledních komentářů souhrn všeho, na čem jste se s klientem domluvili. Prostě vyberte jen to podstatné a naservírujte to řešiteli. Važte si času svých kolegů. Nechcete přeci, aby dlouhou diskuzi četli znova a snažili se pochopit, co je a co není domluvené.

TIP 2: Pokud je diskuze opravdu dlouhá, klidně vytvořte úkol nový, ten s původním vzájemně prolinkujte přes komentář a do nového vyberte jen ty podstatné informace. Takový úkol už bude radost řešit pro kohokoliv u vás v týmu.

Ukázka To-Do listů v klientském projektu.

Úkolování externistů

Freelo je jak stvořené pro práci s externisty. Stačí vytvořit projekt, pozvat do něj svůj tým, klienta a externisty. Pomocí práv na To-Do listy si jednoduše určíte, kdo kam ne/má vidět.

Ukázka nastavení práv nad To-Do listy.

V jednotlivých To-Do listech jsou pak úkoly, které s lidmi řešíte v diskuzích. Všechny soubory a informace podléhají vždy úkolům, takže se nemůže stát, že by někdo viděl něco, co nemá.

To-Do listy v projektu. Jednotliví lidé vidí jen svůj To-Do list a vy – jako kapitán projektu – vidíte všechny a máte přehled o všem podstatném.

Další výhodou je trackování času a nákladů nad jednotlivými úkoly a následná fakturace. Více o tom najdete v dalším bodu článku…

Fakturace nákladů

Výkazy ve Freelu můžete fakturovat pomocí napojených fakturačních nástrojů nebo si je ve Freelu označit jako vyfakturované a fakturovat tak, jak jste zvyklí.

Záznam webináře: Jak používat timetracking, vykazovat náklady a fakturovat


Více informací o fakturaci a vykazování najdete v nápovědě.

Rychlé rozplánování projektu nebo úkolů

Máte představu o projektu a chcete si rychle rozvrhnout strukturu? Freelo má jednoduchý značkovací jazyk, přes který vysázíte jednoduše strukturu To-Do listy, úkoly a podúkoly. Vedle tlačítka plus pro přidávání To-Do listů najdete šipku dolů, ve které vyberte volbu Přidat více provků…

Ukázka rychlého rozvržení struktury projektu přes značkovací jazyk: = To-Do list; Úkol bez žádného počátečního znaku; – Podúkol s pomlčkou

Veřejná Roadmapa projektu

Chcete-li svým uživatelům nebo zákazníkům dát vědět o tom co a kdy chystáte, Freelo vám může pomoci.

Ukázka vytvoření a nasdílení projektu jako veřejné roadmapy.
  1. Vytvořte si projekt vaší roadmapy nebo chcete-li plánu či výhledu na delší období.
  2. Tento projekt pak nasdílejte přes To-Do listy > Trojtečkové menu vpravo nahoře > Sdílet.
  3. Umístěte vygenerovaný iframe kdekoliv, třeba na vašem webu nebo vašem interním systému.
  4. Ve Freelu v tomto projektu pak budete dokončovat (nebo přidávat) úkoly a změny se v iframu projeví a všichni je uvidí.

Zasílání podkladů e-mailem

Potřebujete do Freela dostat informace a soubory, které vám někdo poslal na e-mail? Máme pro vás jednoduché řešení. Freelo umí vygenerovat e-mailovou adresu To-Do listu. Na tu pak stačí poslat (nebo přeposlat) e-mail a ten se ve tvaru Předmět > Název úkolu; Tělo e-mailu > Obsah prvního komentáře objeví ve Freelu.

Příklady využití:

  1. Přeposlání podkladů od klienta. TIP: Můžete si vytvořit adresu klient@vasedomena.cz a z ní přeposílat obsah na vygenerovanou Freelo/To-Do list adresu. Klient tak bude posílat podklady na hezčí a snadno zapamatovatelnou adresu.
  2. Hlášení chyb od uživatelů. Postupujte podobně jako v bodu 1 a vygenerujte si e-mail chyby@vasedomena.cz. Takové úkoly už pak lze snadno přiřazovat lidem, přesouvat do projektů a příp. dávat i vědět odesílatelům, že je problém vyřešen. Pro pohodlnější support doporučujeme vyzkoušet kombinaci Supportboxu a Freela, kde jsou aplikace vzájemně integrované.
  3. Propojení s kontaktním formulářem, který máte na webu.
Ukázka vygenerování e-mailové adresy u To-Do listu.

Řídit firmu „z mobilu“

Mobilní aplikaci můžete zdarma stahovat na App Storu nebo v Google Play.

TIP: Máme pro vás návod, jak si Desktop aplikaci Freela vytvořit přes zástupce v prohlížeči Chrome. Bude vypadat takto:

Zápis z porady/schůzky

Zadání zapisujeme už při meetingu/videohovoru s klientem. Po učesání informací ho přizveme. Příp. v komentářích pod poznámkou doladíme podrobnosti. Může to vypadat třeba takto:

Ukázka poznámky, která slouží jako zadání a harmonogram prací na projektu.

Publikační kalendář

Kalendář ve Freelu má spoustu možností využití. Jednou z nich může být Publikační kalendář, který vám pomůže při plánování a sdílení vašeho obsahu.

Ukázka kalendáře a jeho hlavních funkcí: Plánování úkolů bez termínu, změny termínů, různé pohledy, zobrazení detailu úkolu, …

Pro další ukázky využití kalendáře pokračujte do nápovědy.

Rychlá kontrola práce (napříč všemi projekty)

Na Dashboardu (ikonka domečku v hlavním menu) najdete několik pohledů, které vám ukážou úkoly napříč všemi projekty, do kterých jste přizvaní a které máte právo vidět. Díky filtrům si můžete vytvořit své vlastní pohledy a kontrolovat tak např.:

  1. Úkoly s prošvihnutým termínem.
  2. Tým Tomáše, Evy a Martina a dokončenost kampaně, která má být tento týden hotová.
  3. Úkoly se štítky. Např.: Rozpracováno, Schváleno klientem, Hoří, Hotovo, Čeká na, …
  4. Úkoly s blížícím se termínem.
  5. Úkoly přiřazené mně se štítkem. Např.: Spěchá, Změna, …
  6. Úkoly, které jsem já přiřadil někomu dalšímu a chci si zkontrolovat, zda se s nimi něco děje.
Ukázka Dashboardu a jeho možnosti filtrování a vytváření uživatelských pohledů.

Začněte projekt šablonou od profíků zdarma

Inspirujte se při zakládání projektu od profíků v naší databance chytrých šablon.

Delegujte komplexní úkoly na pár kliknutí

Díky procesním šablonám je Freelo opravdu mocným nástrojem tam, kde se tvoří typové projekty, kampaně nebo úkoly. Stačí při vytváření a delegování úkolů šáhnout do předpřipravených šablon a projekt se může dát do pohybu.

Ukázka vkládání celého To-Do listu z šablony do rozběhlého projektu. 

Pracujte s klientem u „jednoho stolu“

Do projektu můžete klidně přizvat klienta a určit, kterou část uvidí a kterou už ne. Uděláte to v sekci Uživatelé v konkrétním projektu.

  1. Vytvořte projekt s pochopitelným názvem – např.: doména webu.
  2. Vytvořte si strukturu To-Do listů kategorií: Ty, které uvidí váš tým (často to bývají všechny); Ty, které má vidět klient; Někdy se hodí mít i poznámkový To-Do list, který chcete vidět jen vy sami.
  3. Přizvěte tým a klienty a určete, kdo do kterých To-Do listů uvidí (viz obr. níže).
  4. Všechny informace, soubory a diskuze probíhají nad úkoly. Takže vždy máte jistotu, že každý uvidí jen to, co vy chcete.
Nastavení práv uživatelů k To-Do listům.

Koordinujte zákaznickou péči

Obsluhuje váš zákaznický servis hodně úkolů, které musí řešit další oddělení? Pak se vám určitě se vám bude hodit další online nástroj Supportbox, který je s Freelem propojený a tento problém dokáže velmi efektivně řešit.

.

Co propojení Freelo+Supportbox řeší:

  • Supportbox pomáhá obsluhovat větším počtem lidí jednu či více e-mailových schránek.
  • Propojení s Freelem umožní požadavky, které přiletí e-mailem, snadno delegovat na členy v jiných týmech – typicky třeba programátoři, vedení nebo sklad apod.
  • Zákaznická podpora vidí v Supportboxu vazbu na úkol ve Freelu, kdo na něm pracuje a zda už je hotový. Ihned tak zjistí, že je možné zákazníkovi komunikovat vyřešení problému.

Líbil se vám článek?

Udělejte nám radost a pošlete ho dál 🙏
Díky!

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním
Kategorie: Vše Inspirace Akademie

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Profilový obrázekHonza KuldaAhoj, jsem jeden ze zakladatelů Freela. Mým cílem je, aby se ti Freelo dobře používalo a lahodilo tvému oku. Na volné noze skáču od UX přes kód až po webdesign. Sport a dobré jídlo mě provází na každém kroku.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo