3 návyky, kterými jsem dostal čas pod kontrolu

Plánování času je boj, který svádíme každý den všichni. Už dávno neplatí, že s hromadou různých úkolů bojují jen manažeři a výše postavení, ale návaly úkolů potkávají každého bez rozdílu. Svůj time management piluji již několik let a vím, že tahle cesta nikdy nekončí. Tyto 3 návyky jsou ale mou každodenní oporou a mohou pomoci každému.

Proč bych měl řešit osobní produktivitu a plánování času?

Desítky úkolů po datu splnění, kalendář nenabídne ani skulinku volného místa a všude po kanceláři spousta nevyřízených dokumentů, papírků na monitoru nebo přetékající e-mailová schránka. Vidíte se v tom? Tak totiž vypadá pracoviště a situace mnoha z nás. Není přitom důležité, na jaké pozici pracujete.

Objem práce se oproti minulosti rapidně zvýšil.Je dnes téměř nemyslitelné, abychom se snažili všechny události a záležitosti držet jen v hlavě. Každý si tak tvoří svůj vlastní systém, který mu v tomto ohledu pomáhá. Ne vždy se ale plánování času daří dobře a výsledkem je často frustrace z nesplněných úkolů a bídná vidina zlepšení. Lidé často rezignují. Jsem ale názoru, že správný systém a sebeřízení je klíčem k úspěchu.

Návyk 1: Vše si zapisovat. A na jedno místo

Kdo již narazil na známou time managementovou metodu GTD, tak asi ví, co prví návyk znamená. Lidský mozek spotřebuje opravdu mnoho energii, aby si zapamatoval všechny naše záležitosti. Pokud se o to budeme neustále snažit, výsledkem bude nejen pomalejší práce, ale kolikrát na něco samozřejmě i zapomeneme. A to může přinést větší problémy. Osobně si zapisuji vše, co se na mě valí – úkoly, nápady, myšlenky, vize, prosby kolegů a další. Dokážu se díky tomu lépe soustředit a mám také jistotu, že se na nic nezapomene.

Zde 2 důležitá pravidla. Je nutné si informaci zapsat ihned, protože kolikrát hodiny, natož dny mohou znamenat, že se myšlenka z hlavy vypaří.Ještě možná důležitější věc je podoba vaší schránky pro zápis (tedy tzv. Inboxu). Není ani tak důležité, jestli to bude papírový diář nebo moderní aplikace do smartphonu, ale důležitý je počet takových schránek. Mějte nejlépe jenom jednu! Pokud budete zapisovat věci na různá místa, bude prakticky nemožné informace snadno dohledat. Zapsané věci pak stačí každé ráno projít a naložit s nimi – rovnou udělat, nebo naplánovat (kalendář, ToDo list).

Návyk 2: Systém pro úkoly, kterému důvěřuji

Úkoly, které vzejdou z Inboxu, je dobré si někam třídit a plánovat. Jedním z míst je samozřejmě kalendář, který ale vždy připisuje úkoly k danému termínu. To se hodí pro schůzky, ale úkoly, které mají daný jen termín dokončení (ale můžu je udělat kdykoliv předtím), není dobré „cpát“ do kalendáře. K tomu slouží ToDo listy.

Do kalendáře si ale mohu alokovat nějaký delší časový blok, který budu úkolům věnovat (aby třeba i kolegové věděli, že v tento čas nejsem k dispozici).Zde platí něco podobného jako v případě Inboxu. Není znovu důležité, zda použijete moderní aplikace (které ale doporučuji) nebo papírový diář. Důležité je však vytvořit si systém, který slouží vám a ne vy jemu. A hlavně takový, kterému budete důvěřovat. Inspirací pro vás může být znovu GTD metoda a řazení úkolů na:

• Projekty – větší úkoly, které se skládají z více dílčích záležitostí (měsíční kampaň, zpracovat faktury zaměstnanců…)
• Úkoly – drobné úkoly, které můžeme rovnou udělat (zavolat, napsat e-mail…)
• Delegováno – záležitosti, které jsme delegovali někomu dalšímu. Slouží jako naše připomenutí, že nám někdo něco dluží
• Někdy/možná – místo pro naše budoucí plány a vize, které ještě nelze realizovat a musí nějaký čas dozrát.

Návyk 3: Poctivé plánování a priority

První návyk nám pomůže záležitosti z hlavy dostat „na papír“, návyk číslo 2 pak do přehledného ToDo listu a úkolem posledního návyku je realizace. Tedy postarat se o to, abych úkoly plnil s ohledem na jejich prioritu. Spousta lidí přijde do práce a napodobuje hasiče – nedělají úkoly, které by měly, ale které si žádají jejich pozornost. Prohlíží a reagují několik hodin na e-maily, řeší snadné záležitosti na očích apod. Hasí.

Osobně jsem si oblíbil tvorbu týdenního a denního plánu. Na začátku týdne se zamyslím a stanovím si 3-4 nejdůležitější projekty (větší úkoly), které bych chtěl v daný týden zvládnout. Následně si tvořím plán úkolů pro každý den, kde si vytipuji 5-10 nejdůležitějších věcí, které chci zvládnout v daný den. Měly by samozřejmě vždy souviset s týdenními projekty.

Denní plán tvořím nejčastěji ráno jako první věc v práci.Rozhodně doporučuji takový seznam úkolů oddělit od zbytku úkolů, což vám pomůže udržet pozornost opravdu jen na tuto množinu úkolů. A protože jste si na začátku dne určili, že jsou to ty nejdůležitější úkoly, je jejich realizace alfou a omegou. Stále experimentuji s tím, zda je lepší mít úkoly na daný den v aplikaci (třeba v sekci Priority úkolů ve Freelo) nebo na kusu papíru. Klidně to může vypadat takhle:

Co teď? Vyberte si jeden návyk a začněte

Perfektní ovládání svého času nepřijde ze dne na den. Stejně tak vám nepomůže ani žádná zázračná metoda nebo aplikace. Je to naopak soustava více dílků, které do sebe začnou pomalu zapadat. Důležité je nehnat se zběsile kupředu a nesnažit se problém vyřešit jedním tahem. Zázračná pilulka, která vás promění v mistra osobní produktivity, prostě neexistuje.

Proto moje rada zní – vyberte si jeden z návyků výše, přizpůsobte si jej po svém a začněte jej používat. Po nějaké době – klidně po měsíci i více – až si na něj zvyknete a budete cítit pozitivní změnu, se vrhněte na další. Dobrou strategií je začít s Inboxem –  vhodně si zvolit jeho podobu, pravidelně jej plnit a hlavně zpracovávat. Postupně pak navázat systémem pro úkoly a vhodnou prací s prioritami.

Používáte některý z návyků? Jaký krok k lepšímu plánování času pomohl vám?

Jan Dolejš 18. 7. 2018