31 tipů a triků, které usnadní každodenní fungování ve Freelu

Tipy
Honza KuldaČlánky autora

Freelo působí jednoduše. Jednomu by se mohlo zdát, že toho zas tolik neumí. Jenže zdání klame a v tomto článku vám ukážu drobné (i větší) vychytávky, které vaše každodenní fungování ve Freelu značně zefektivní a zpříjemní. Tak hurá do toho:

Seznam všech tipů

  1. 🔥 Naposledy navštívené úkoly
  2. 🔥 Hledání v názvu úkolu
  3. 🔥 Zobrazení podúkolů na detailu projektu
  4. Používání ikonek / smajlíků v názvech
  5. Vkládání výřezů obrazovky přímo do textu
  6. Hromadné stahování souborů
  7. Dejte obrázku název / popis
  8. Okomentování, vykázání a dokončení úkolu v jednom kroku
  9. Historie změn (changelog) u úkolu
  10. E-mail pro zasílání komentářů do diskuze
  11. E-mail pro vytváření úkolů do To-Do listu
  12. Jednorázová zmínka uživatelů v komentáři @jmeno @project
  13. Veřejné sdílení Úkolu / To-Do listu / To-Do listů
  14. Omezení přístupu k poznámce
  15. Plánování úkolů přetažením do kalendáře
  16. Zobrazení úkolů ve sloupcích (kanban board)
  17. Přidat úkol odkudkoliv
  18. Opakovaný rozpočet
  19. Opakovaný úkol
  20. Používání checklistů pro procesní řízení
  21. Oddělovač úkolů v To-Do listu
  22. Klávesové zkratky
  23. Dvoufaktorové přihlášení (2FA)
  24. Export úkolů do Google / Outlook kalendáře
  25. Vlastní pohledy na úkoly na Dashboardu
  26. Přidání více úkolů / podúkolů naráz
  27. Moje priority úkolů
  28. Připnuté informace
  29. Nastavení zobrazení detailu projektu
  30. Natáčení videa přes LOOM a vložení do komentáře
  31. 🔥 Vytváření fotogalerií v komentáři

nahoru ↑

1. Naposledy navštívené úkoly

[Novinka 🔥] Pokud kliknete do políčka hledání a nic nenapíšete, tak se objeví seznam naposledy navštívených úkolů. Super věc pro snadné přecházení mezi aktuálními úkoly, které řešíte.

Ukázka naposledy navštívených úkolů u pole hledání.

nahoru ↑

2. Hledání v názvu úkolu

[Novinka 🔥] Do pole hledání můžete zadat i část názvu úkolu a v našeptávači se objeví odpovídající úkoly. Našeptávání funguje i pro název projektu nebo jméno uživatele.

Ukázka vyhledávání v úkolech.

nahoru ↑

3. Zobrazení podúkolů na detailu projektu

[Novinka 🔥] Přímo na detailu projektu můžete plnohodnotně pracovat s podúkoly.

Ukázka zobrazení checklistu (podúkolů) z detailu projektu.

nahoru ↑

4. Používání ikonek / smajlíků v názvech

Emotikony snadno poslouží pro rozlišení vašich projektů, úkolů nebo To-Do listů. Tady najdete návod, jak na Windows nebo OSx smajlíky snadno psát bez nutnosti instalovat další aplikace. Vizuální označení zrychlí orientaci v úkolech a projektech.

Ukázka psaní Emoji ikon ve windows.
Ukázka emoji u názvů projektů.
Emoji v názvech úkolů můžou mít taky funkci „označení“ např. pro lehký úkol (kafíčko), kriticky důležitý úkol (vykřičník), atp.

nahoru ↑

5. Vkládání výřezů obrazovky přímo do textu

Tuhle funkci používám každý den několikrát, takže věřím, že dobře poslouží i vám. Stačí označit oblast, zkopírovat výřez do schránky a přes CTRL (CMD) + V vložit do oblasti textového editoru. Tady je bližší návod, jak dělat výřezy obrazovky efektivně na Windows a OSx.

Ukázka kopírování výřezu obrazovky na Macu a vložení do textu komentáře.

nahoru ↑

6. Hromadné stahování souborů

Kolega vám pošle v komentáři deset souborů a vám se prostě nechce klikat na každý a stahovat ho zvlášť. Vůbec se nedivím. Máte dvě možnosti:

  1. Stáhnout všechny soubory v komentáři.
  2. Stáhnout všechny komentáře v celé diskuzi (ze všech komentářů) v pravém sloupci diskuze.
1) Stáhnout všechny soubory komentáře. Odkaz najdete ve spodní části komentáře.
2) Stáhnout všechny soubory v diskuzi. Odkaz najdete v pravém sloupci na detailu úkolu.

nahoru ↑

7. Dejte obrázku název / popis

U každého nahraného obrázku je možné změnit jeho název. Můžete to pojmout i jako popis, který úzce s obrázkem souvisí.

Ukázka jak změnit název / popis obrázku v textovém editoru při psaní (editace) komentáře.

nahoru ↑

8. Okomentování, vykázání a dokončení úkolu v jednom kroku

Máte poslední slovo u úkolu a jste ten, kdo řekne, že už je hotovo? Chcete přidat komentář, rovnou vykázat čas (náklady) strávené nad úkolem a úkol dokončit? Pak doporučuji používat funkci Uložit a dokončit úkol. Tři mouchy jednou ranou.

Ukázka jak okomentovat, vykázat a dokončit úkol v jednom kroku.

nahoru ↑

9. Historie změn (changelog) u úkolu

Přes trojtečkové menu (vlevo od názvu úkolu) nebo v pravém sloupci na detailu úkolu najdete odkaz Historie změn, kde zjistíte, co všechno se nad úkolem událo.

Ukázka historie změn nad úkolem.

nahoru ↑

10. E-mail pro zasílání komentářů do diskuze

V každé diskuzi (úkolu) si můžete vygenerovat unikátní e-mailovou adresu, na kterou lze zaslat e-mail. Takový e-mail se pak zobrazí jako komentář i s přílohami. E-mailovou adresu vygenerujete v pravém menu na detailu úkolu nebo přes trojtečkové menu vlevo od názvu úkolu. Hodí se například když vám přijde e-mail s více soubory, které nechcete ukládat jako mezikrok do počítače.

Jak vygenerovat e-mail pro zasílání do diskuze / úkolu.

nahoru ↑

11. E-mail pro vytváření úkolů do To-Do listu

U každého To-Do listu si můžete vygenerovat unikátní e-mailovou adresu, na kterou lze zaslat e-mail. Takový e-mail se pak uloží jako nový úkol do To-Do listu. Název úkolu bude předmět e-mailu a text e-mailu se objeví jako první komentář úkolu. Lze zaslat i e-mail s přílohami. E-mailovou adresu vygenerujete přes trojtečkové menu vlevo od názvu To-Do listu.

Můžete tak mít INBOX pro úkoly od klientů, můžete přeposílat požadavky z emailu (např. nahlášené chyby, změny) atp.

Jak vygenerovat e-mail pro zasílání nových úkolů do To-Do listu.

nahoru ↑

12. Jednorázová zmínka uživatelů v komentáři @jmeno @project

Potřebujete v textu jednorázově upozornit konkrétního uživatele nebo všechny uživatele projektu? Nejjednodušším způsobem jsou zmínky @jmeno (upozorní uživatele notifikací + e-mailem v závislosti na jeho nastavení) nebo @project (upozorní všechny uživatele projektu s přístupem k danému To-Do listu):

Ukázka zmínky uživatele v komentáři.

nahoru ↑

13. Veřejné sdílení Úkolu / To-Do listu / To-Do listů

Freelo umožňuje vygenerovat unikátní odkaz, přes který lze nasdílet část projektu (Úkol a jeho diskuzi, To-Do list, Všechny To-Do listy). Veřejně sdílený obsah lze taky snadno vložit přes vygenerovaný iframe třeba na vašem webu. Každý takto vygenerovaný veřejný odkaz lze i zrušit. Máte tak vždy pod kontrolou co se sdílí a co ne.

  1. Sdílení Úkolu / Diskuze – Zobrazí celou diskuzi i se soubory. Ukázka
  2. Sdílení To-Do listu – Zobrazí všechny úkoly To-Do listu. Ukázka
  3. Sdílení všech To-Do listů – Zobrazí všechny To-Do listy projektu se všemi úkoly. Ukázka
Jak vygenerovat veřejný odkaz na To-Do list. Obdobně lze vygenerovat odkaz i pro jednotlivé úkoly.
Jak vygenerovat veřejný odkaz na všechny To-Do listy projektu.
Okno s vygenerovaným odkazem, předpřipraveným iframem pro vložení na web a s možností odkaz zrušit.
Ukázka zrušeného vygenerovaného odkazu.

nahoru ↑

14. Omezení přístupu k poznámce

Do poznámek u projektu můžete dávat ledacos. Ne vždy je nutné, aby všechny poznámky viděli všichni uživatelé přizvaní k projektu. Např. něco chcete sdílet s týmem a něco naopak jen s klientem. Stačí u poznámky vybrat uživatele, kteří k ní mají mít přístup. Pokud přístup neomezíte, pak poznámku vidí všichni uživatelé přizvaní k projektu.


nahoru ↑

15. Plánování úkolů přetažením do kalendáře

V levém sloupci kalendáře se zobrazují úkoly, které nemají přiřazený termín. Stačí je přetáhnout do kalendáře na konkrétní den a je naplánováno.

Tipy:

  1. Chcete-li nastavit takovému úkolu rovnou i čas od-do, přepněte si zobrazení kalendáře na zobrazení Týden s ikonou hodin nebo den. Pak stačí úkoly přetáhnout směrem dolů na konkrétní hodinu.
  2. Další možností je nastavení rozsahů dnů / hodin – stačí najet na kraj úkolu v kalendáři a zobrazí se malý tmavý obdélníček a kurzor se změní na šipku. Potom lze táhnout požadovaným směrem a rozsahem.
  3. Další tipy a ukázky najdete v naší nápovědě.
Ukázka plánování úkolů bez termínu tažením na konkrétní dny v kalendáři.

nahoru ↑

16. Zobrazení úkolů ve sloupcích (kanban board)

To-Do listy u projektů si můžete snadno přepnout do sloupcového zobrazení podobně jako to má třeba Trello. Stačí jít v projektu do sekce To-Do listy a vpravo kliknout na ikonku tří sloupců.

Jak zapnout sloupcové zobrazení úkolů (kanban board) ve Freelu.

nahoru ↑

17. Přidat úkol odkudkoliv

Vlevo nahoře v modrém menu je ikonka plus, přes kterou snadno a rychle přidáte nový úkol, uživatele či projekt. Díky tomu nemusíte opouštět aktuální kontext nebo rozepsaný komentář atd. Formulář na přidání úkolu odkudkoliv si pamatuje naposledy použitý To-Do list, kde můžete mít předvolený globální INBOX na rychlé založení úkolu.

Tip: okno lze vyvolat klávesovou zkratkou Alt + Shift + N.

Přidej nový úkol snadno a rychle.

nahoru ↑

18. Opakovaný rozpočet

Ve Freelu lze velice snadno sledovat finance nad úkoly. Uživatelé můžou trackovat čas a jím násobit nastavenou hodinovku. Nebo jen vkládat finanční náklady bez času. Takové náklady se sčítají nad To-Do listy a nad Projekty. U dlouhodobých projektů je fajn nastavit opakovaný rozpočet, který se po vámi zvoleném období vynuluje (třeba budget, který vám platí klient za odvedenou práci) a sledovat, jak se z rozpočtu ukrajují reálné náklady vašich kolegů / zaměstnanců / a nebo jen vaše, pokud jste Freelancer. Na první pohled vám tak Freelo odpoví na otázky: Kolik času jsem věnoval projektu tento měsíc? Kolik času bych se měl / mohu věnovat projektu? Jaký je ještě nevyčerpaný budget? a další…

Historie všech výkazů a všech „nulování“ je stále dostupná, takže se není čeho obávat. Každý výkaz bez problémů zpětně dohledáte.

nahoru ↑

19. Opakovaný úkol

Rutinní činnosti, na které ale nechcete zapomenout, s přehledem obstará opakovaný úkol. Stačí jej nastavit a pak už jen dokončovat. Nové úkoly se budou samy vytvářet podle vámi zvolených kritérií. Typicky se to hodí třeba jako připomínka na tvorbu měsíčních reportů nebo na plánování strategických úkolů, dělání retrospektiv apod.

Ukázka opakovaného úkolu i se zadáním.

nahoru ↑

20. Používání checklistů pro procesní řízení

Ve Freelu je velice snadné připravit šablony, ze kterých už jen budete brát předpřipravené postupy a vaši kolegové podle nich budou vařit tak, jak si přejete. Více o tom, jak ve Freelu fungují procesy, zjistíte v tomto videu:

nahoru ↑

21. Oddělovač úkolů v To-Do listu

Občas se hodí větší To-Do list rozdělit do několika pomyslných částí. Na tenhle trik jsme šli od lesa – prostě jsme vytvořili další úkol, který vytváří vizuální oddělení dalších úkolů. Podobně lze postupovat i u checklistů s podúkoly.

Ukázka oddělení úkolů v To-Do listu.

nahoru ↑

22. Klávesové zkratky

Nejefektivnější způsob, jak používat nejčastější akce ve Freelu, jsou klávesové zkratky.

Seznam klávesových zkratek.
Seznam klávesových zkratek.

nahoru ↑

23. Dvoufaktorové přihlášení (2FA)

Bezpečnost je u nás na prvním místě. Nejen proto doporučujeme vám i celému týmu zapnout dvoufaktorové přihlášení do Freela. Není to nic složitého a vaše informace ve Freelu budou pod vyšší ochranou.
nahoru ↑

24. Export úkolů do Google / Outlook kalendáře

Termíny úkolů můžete snadno zobrazit ve vašem Google / Outlook kalendáři. Díky tomu máte na první pohled všechny úkoly, schůzky a závazky vizualizované na jednom místě. Příští meeting se tak bude lépe plánovat.

Jak nasdílet termíny úkolů z Freela do Google kalendáře.

nahoru ↑

25. Vlastní pohledy na úkoly na Dashboardu

Na Dashboardu si můžete vyfiltrovat úkoly, uložit si hledání a pak už jen mezi nimi přepínat. Jeden z oblíbených pohledů je výběr:
Několika projektů + Úkoly týkající se někoho + Dokončené úkoly + Přiřadil jsem ostatním
Takový filtr mi pak umožní zkontrolovat ty úkoly, které se nedávno dokončili a řešili je kolegové.

Doporučuju si vyzkoušet filtry a poukládat si ty filtry, které často používáte. Pak už jen stačí přepínat mezi nimi a kontrola úkolů je mnohem efektivnější.

Ukázka uloženého filtru na Dashboardu.

nahoru ↑

26. Přidání více úkolů / podúkolů naráz

Není nutné vytvářet úkol jeden po druhém. Je možné zkopírovat třeba několik úkolů např. z e-mailu a vložit je pod sebe (co úkol, to řádek). Takové úkoly se pak vloží do To-Do listu (checklistu) najednou. Stejné to je i u podúkolů.

nahoru ↑

27. Moje priority úkolů

Sekce Moje priority úkolů na Dashboardu je takový shortlist, do kterého si můžete pomocí hvězdičky uložit jakýkoliv úkol ve Freelu. Úkoly si sem ukládám, abych si např. naplánoval práci na další den nebo když chci na něco konkrétního dohlédnout.

Výhodou je, že i když se úkoly dokončí, změní se termín nebo se několikrát změní řešitel, tak je stále v tomhle seznamu mám a můžu je zkontrolovat, znovu otevřít atp.

Ukázka seznamu Moje priority úkolů na Dashboardu.

nahoru ↑

28. Připnuté informace

U každého projektu si můžete připnout buď jakýkoliv externí odkaz, nebo úkol či poznámku přímo z Freela. Hodí se to pro doplňující informace a materiály. Dost často takhle připínáme třeba odkazy na Google dokumenty nebo Dropbox úložiště.

Ukázka připnutých informací / odkazů na detailu projektu.

nahoru ↑

29. Nastavení zobrazení detailu projektu

Ne každému vyhovuje základní nastavení zobrazení bloků na detailu projektu. Právě proto jsme udělali možnost jednoduše si zobrazení a pořadí přizpůsobit. Takové nastavení se pak projeví na všech projektech. Každý uživatel si může informace nastavit a neovlivňuje nastavení zobrazení ostatním uživatelů. Častou změnou je vypnutí posledních aktivit nad projektem a posunutí To-Do listů co nejvýše.

nahoru ↑

30. Zadání úkolu pomocí videa

Víte, že můžete do Freela vkládat odkazy na youtube videa nebo nahrávky z aplikace LOOM? Video se pak zobrazí přímo pod odkazem v komentáři. Říká se, že obrázek vydá za 1000 slov. Díky videoukázce, na které nahrajete svou obrazovku počítače a doprovodíte ji slovním komentářem, předejdete jakémukoliv nedorozumění a ještě ušetříte spoustu času (svého i kolegů).

Mrkněte na krátké ukázkové video. Chrome rozšíření LOOM získáte tady.

nahoru ↑

31. Vytváření fotogalerií v komentáři

[Novinka 🔥] Do komentáře můžete vkládat fotografie (až 3) vedle sebe do galerií.

 

Máte nějaké další vychytávky, které by se mohli hodit ostatním? Podělte se do komentářů.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Honza KuldaAhoj, jsem jeden ze zakladatelů Freela. Mým cílem je, aby se ti Freelo dobře používalo a lahodilo tvému oku. Na volné noze skáču od UX přes kód až po webdesign. Sport a dobré jídlo mě provází na každém kroku.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo