5 praktických tipů, jak měřit čas ve Freelu

Tipy
Honza KuldaČlánky autora

V práci existuje celá řada činností, kde je nutné měřit odpracovaný čas. Ať už jsi volnonožec a fakturuješ klientovi podle odpracovaného času nebo se na úkolech podílíš v týmu, kde jsou časové výkazy důležité. Proto jsme před několika měsíci úspěšně přidali do Freela funkci Timetracking. Zmíním několik praktických tipů, jak v něm trackovat svůj pracovní čas efektivně a jednoduše.

Budu vycházet z typických situací, které se v práci dějí a ukážu, jak k nim v rámci trackování času přistupovat. Tak pojďme na to:

1. Je ráno a ještě nevím, na čem budu dělat

Samozřejmě je lepší mít práci připravenou už od předešlého dne, ale všichni dobře víme, že ne vždy se to podaří. Když začínám řešit pracovní frontu až ráno, tak můj postup je přibližně následující:

  1. Jdu do Freela a hned zapínám v horní liště trackovat čas bez určení úkolu.
  2. Až se trošku rozkoukám, tak už přibližně vím, na jakém úkolu začnu.
  3. Klikám na trackování u vybraného úkolu (ikonka PLAY vlevo na řádku úkolu).
  4. Pracuji postupně na úkolech a vždy jen začínám trackovat na dalších, dokud chci ještě pracovat.
Klikni na PLAY a stopky začnou měřit čas nad úkolem.

Všimni si, že jsem při tomhle způsobu vůbec nedával žádné STOP. Freelo v jeden čas trackuje pouze jeden úkol, takže při přepínání se vždy ten předchozí čas uloží a nevznikají žádné prodlevy či mezery.

Výkaz u 1. bodu pak přiřazuji k úkolu, který mám nazvaný jako Administrativa. K tomuhle se ještě dostaneme.

TIP: Používej klávesovou zkratku ALT +Shift + S nebo pokud nefunguje, zkus CTRL + ALT + Shift + S. Ta odstartuje nebo ukončí měření. Pokud jsi na detailu úkolu, tak začne trackovat přímo na něm.

TIP2: Nepodceňuj trackování i těch nejkratších úkolů – s přepínáním přes ikonku mezi úkoly je to velice snadné. Pětiminutovky totiž můžou na konci měsíce dělat i tisíce 🙂

2. Když zapomeneš zapnout stopky…

Tak je to sice nemilé, ale snadno řešitelné. Stačí alespoň přibližně vědět, kdy jsi přišel do práce / začal pracovat. Stačí začít trackovat a upravit čas spuštění – běžící čas se automaticky přepočítá.

Snadno změníš čas začátku stopování.

3. Pracuji, běží mi stopky a někdo zavolá

Jednoduchá pomoc, stačí v horní liště kliknout na STOP a okamžitě dát zase PLAY.  V tu chvíli se uloží předchozí výkaz a začne se měřit nový. Pokud se jedná o klientský hovor, pak jednoduše přiřadíš později hovor k úkolu. Takový úkol může být v projektu klienta třeba pod názvem Komunikace.

Stačí se takhle domluvit v celém týmu a mít u klientského projektu To-Do list s podobnou strukturou:

Ukázka Vykazovacího To-Do listu

4. Dělám celý den a potřebuji zpětně vykázat čas

Není to sice ideální workflow, jak vykazovat čas, ale je mi jasné, že hodně lidí to tak má 🙂 V tomhle případě doporučuji jít na stránku Timetrackingu a postupně zadávat výkazy. Pomoct by v tomhle případě měl seznam Naposledy navštívené úkoly – předpokládá se, že jsi pracoval/a na úkolech, které jsi ten den navštívil/a 🙂

Seznam naposledy navštívených úkolů.

5. Chci zadávat výkazy / náklady ručně

I tuhle původní možnost vykazování jsme ve Freelu zachovali. Stačí kliknout v pravé části řádku úkolu buď na známou ikonku hodin nebo na sumy času / peněz. Otevře se formulář pro vykazování:

Okno ručního vykazování u úkolu.

A jak vykazuješ ty? Máš nějaké finty nebo návyky, které se výrazně liší od těch výše popsaných? Nebuď škrt a poděl se s námi v komentářích 🙂

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Honza KuldaAhoj, jsem jeden ze zakladatelů Freela. Mým cílem je, aby se ti Freelo dobře používalo a lahodilo tvému oku. Na volné noze skáču od UX přes kód až po webdesign. Sport a dobré jídlo mě provází na každém kroku.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo