6 principů digitálního úklidu

Máte telefon plný cool aplikací? Super rychlý internet? Našlapaný počítač? Přesto zapomínáte odpovědět na emaily, nemůžete v počítači najít důležitou informaci, marně z hlavy dolujete důležité heslo nebo zapomenete dojít k zubaři? Místo, aby vám technologie pomáhaly, máte pocit, že vás zahlcují a pocit chaosu jen umocňují? Možná by vám pomohl digitální úklid. Pěkně krok za krokem.

Méně je více. ✔️

1) Méně je více

Každý den na nás virtuální svět vychrlí desítky nových mobilních a webových aplikací, které vyřeší každý náš problém. Stahujeme si apky, registrujeme se na webech a necháváme se vtáhnout do barevného světa číselek, notifikací a chatbotů.

Ale přes všechny sexy názvy a demovidea s jednorožci zapomínáme na to, že to nejdůležitější je vybrat si pro každou svou virtuální činnost jeden nebo dva nástroje a ty se naučit používat. Já tomu říkám digitální minimalismus. Ale jak si vybrat? A s čím začít?

Více e-mailových schránek = více starostí.

2) Opravdu stačí jen jedna

Řeč je o emailové schránce. Komunikace je nejčastější činností, kterou na počítači nebo na mobilu děláme. Proto se vyplatí vybrat si emailovou službu, která vám komunikaci co nejvíce ulehčí, zpříjemní a třeba i automatizuje.

Za mě je emailovou službou číslo jedna Gmail. Proč? Právě proto, že dokáže být uzlem veškeré vaší emailové komunikace. Pokud si Gmail správně nastavíte, můžete do vaší schránky dostávat zprávy z vašich dalších emailových adres, ale také odesílat zprávy jménem jiných emailových adres.

Gmail svými funkcemi velmi podporuje systém ZERO inbox. Nová verze Gmailu tyto funkcionality ještě více akcentuje. V Gmailu proto najdete tlačítko „odeslat a archivovat“, můžete doručenou poštu odložit na jiný konkrétní termín nebo si nastavit štítky a filtry, které automaticky „čtou“ poštu za vás.

ZERO inbox také velmi podporuje další funkce Gmailu, které vás jedním klikem odhlásí z  odběru obchodních sdělení a zpravodajů? Stačí když po otevření emailu kliknete na tlačítko odhlásit odběr a je to. A pokud to chcete vzít opravdu od podlahy a odhlásit se najednou z co nejvíce zpravodajů, zkuste aplikaci Unroll.me.

Aplikace Gmailu je otevřená k propojení s dalšími službami. Můžete si proto nainstalovat tzv. doplňky, které vám práci s poštou ještě více ulehčí. Za vyzkoušení rozhodně patří Boomerang, Streak nebo Trello.

Čím více komunikujeme online, tím méně máme klidu na opravdovou práci.

3) Pořád online?

Komunikace neprobíhá pouze přes emaily. Stále více se s kamarády i kolegy bavíme přes další komunikační kanály. Facebook Messenger, Skype, WhatsApp, Viber, Slack, Discort to jsou jen některé z nich. Pořád na nás něco bliká, pípá, drnčí, vibruje. Naše pozornost těká, naše soustředění je na úrovni akvarijní rybičky.

Jak z toho ven?

Krok číslo 1: Vybrat si co nejmenší počet komunikačních kanálů a určit účel komunikace. Například Messenger pro komunikaci s kamarády, WhatsApp pro komunikaci s rodinou, Slack pro komunikaci s kolegy.

Krok číslo 2: Smazat si ostatní komunikační aplikace z PC i mobilu.

Krok číslo 3: Vypnout si notifikace.

Nechcete notifikace vypínat úplně, ale potřebujete se soustředit na práci? Mám pro vás tip. Během hluboké práce mobil uveďte do režimu letadlo a na počítači si do Chromu nainstalujte například rozšíření Strict Workflow, které vám zablokuje sociální sítě a komunikační kanály.

Udělejte si digitální archiv informací, které chcete v budoucnu snadno a rychle nalézt či použít.

4) Osobní digiarchiv

Další nejčastější online činností je hledání informací a inspirace. Že už znáte tipy a triky jak hledat na Google? A co sociální sítě? Napadlo vás hledat informace tam? Chcete si koupit první barefoot boty? Zeptejte se přátel na Facebooku nebo na Instagramu, přidejte se do tematických Facebook skupin, inspiraci nasajte na Pinterestu.

Ale jak se v těch informacích vyznat a hlavně znovu najít, co už jsem jednou našla? Vytvořte si svůj soukromý digiarchiv. Opět platí, že méně je více. Vyberte si proto dvě maximálně tři místa, kam informace budete ukládat.

Potřebujete informace opakovaně? Nejlépe vám poslouží záložky/oblíbené v prohlížeči. Pro informace, které budete potřebovat v dohledné době, vám skvěle poslouží například služba Google Keep. Já jí miluju pro její jednoduchost, přehlednost (systém štítků), propojenost webové a mobilní verze. V Keepu se dají dělat poznámky (v mobilní verzi i diktovat hlasem), check-listy, náčrty, ukládat obrázky, webové stránky, poznámky se dají sdílet s dalšími lidmi. Můžete si v Keepu udělat třeba vlastní noviny. Jak? Ukládáním zajímavých novinových článků se štítkem „Noviny“. Pokud si nainstalujete Chrome rozšíření, půjde vám ukládání raz dva. Nebo si články můžete ukládat do Pocket a přečíst si je po cestě z práce v autobuse. Pokud milujete řád a chcete si vytvořit opravdu archiv se vším všudy, je pro vás ideální aplikace Evernote.

Udějte si seznam úkolů a mějte přehled co vás ještě čeká a co už máte hotové. Uleví se vám.

5) Udělejte To-doooo

Ne, tady se nebudeme bavit o troubících autech. Budeme se bavit o úkolech a o sebeorganizaci. I tady je to o minimalismu. Základem je funkční organizér času neboli kalendář a systém na správu úkolů.

Můžete milovat svůj kožený diář a užívat si čas s ním. Pokud ale pracujete v týmu nebo jen potřebujete koordinovat čas se svou rodinou, je pro vás ideální elektronický kalendář s možnosti sdílení. Důvodů je hned několik. Diář máte ho neustále u sebe – ideálně ve formě widgetu přímo na ploše mobilu. Vaše schůzky a události vidí lidé, kteří jsou pro vás důležití nebo máte možnost kalendář publikovat veřejně a klienti budou mít přehled o vašich časových možnostech. Naopak vy můžete plánovat své aktivity s ohledem na možnosti kolegů nebo rodiny. Kalendář můžete používat i jako úkolovník a organizovat si tak svou práci.

Pracujete sami na více projektech najednou? Pak je dobré využít některou z aplikací na správu úkolů. Zkuste Todoist, Wunderlist nebo úkoly v Gmailu, které v nové verzi dostali mnohem atraktivnější kabát.

Sebelepší úkolovník vám ale nepomůže, pokud úkolovník přetéká úkoly, které nikdy nesplníte. Navíc vás takový nekonečný seznam nedokončených úkolů jen stresuje. Proto nemilosrdně proškrtat staré věci a úkoly a nechat jen to nejdůležitější. Co takhle si na každý den naplánovat maximálně tři úkoly a ten nejdůležitější (ten který mě nejvíce posune k cíli nebo vydělá nejvíc peněz atd.) udělat jako první? Uvidíte, že budeme mít z práce hned lepší pocit.

Pokud vás na projektu pracuje více, osvojte si některé z aplikací na projektové řízení. Nesnažte se řídit projekt pouze přes e-mail a telefon.

6) Na projekty chytře

Máte více projektů, na kterých pracujete s dalšími lidmi? Vyplatí se vám online aplikace na řízení projektů. Můžete vyzkoušet Trello nebo sympatický český projekt Freelo. Ve Freelu můžete pracovat na více projektech, vytvářet projektové týmy a měřit si čas, který na jednotlivých úkolech trávíte. Můžete také vytvářet reporty nebo ho propojit s Google kalendářem. Navíc má skvělou nápovědu a funkční zákaznickou podporu.

Kromě projektů často řešíme i opakující se činnosti neboli procesy. Dobře vám může posloužit Google Tabulka, ale pokud hledáte opravdu profesionální řešení, je tady nedávno spuštěný český projekt Procesoid. Na jednodušší ploché procesy v rámci projektů mysleli také ve Freelu. Tady je krátká videoukázka, jak pracovat s procesními šablonami.

Cesta je cíl – otřepané klišé? Nemyslím si. Cíle jsou důležité, ale mnohem důležitější je, jak jich dosáhnete.

Cesta je cíl

A je to 🙂 Máte uklizeno v oblasti komunikace, práce s informacemi, ve schůzkách i úkolech. Ještě pomůže promazat aplikace na mobilu, které stejně nepoužíváte.

Dobrý pocit, že? Udělejte si jednou za čas digitální úklid a pohlídejte si, aby byl na principu minimalismu, budete mít mnohem více „uklizeno“ i v sobě. Budete klidnější, budete mít více času na soustředěnou práci a více volného času.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Markéta UbíkováProstřednictvím projektu Smart žena pomáhám ženám orientovat se v online a digitálním světě. Moje heslo: Technologie prakticky a jazykem vašeho kmene.
www.ubikova.cz

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Kapitáni firem si oblíbili Freelo pro týmovou komunikaci nad úkoly. Vyzkoušej ho taky!

Více informací