8 funkcí, které ušetří váš čas, nervy a peníze

Strojovna
Karel DytrychČlánky autora

E-mail, Google kalendář, Wunderlist, Toggle. Jasně, s touhle výzbrojí se už dá řídit projekt, ale skáčete od jednoho k druhému a tříštíte tak svou pozornost. Freelo je all-in-one nástroj, který vám pomůže řídit projekty lépe. Podívejte se jak…

1. To-do listy, úkoly a diskuze

To-do listy obsahují úkoly – to jistě každý z vás zná. U Freela je navíc každý úkol diskuzí, ve které se odehrává vše podstatné od zadání přes komunikaci a korektury, až po nahrávání souborů.

Úkoly a To-do listy můžete řadit a přesouvat – tím určíte jejich prioritu a důležitost, kterou uvidí všichni uživatelé projektu.

freelo-gif-to-do-listy-presouvani

2. Kontext projektů, projektu a uživatele

Dashboard

  • Úkoly, které jsou přidělené vám, nebo které jste přidělili vy ostatním napříč všemi projekty.
  • Stav financí a úkolů u všech nebo u jednotlivých projektů.
  • Dokončené úkoly u všech projektů.
  • Aktivity u všech projektů – detailní přehled.
  • Nejnovější diskuze napříč projekty.

Projekt

Dokumenty

  • Textové záznamy související s projektem.
  • Typicky: zadání, informace ze schůzek, přístupové údaje.
  • Dokumenty vidí všichni uživatelé projektu, dokud jako vlastník projektu nevyberete některé konkrétní – můžete tak snadno určovat práva, kdo dokument uvidí.

Screenshot 2015-11-21 16.22.34

Soubory

  • Výpis všech souborů, které přidáte vy nebo další uživatelé k jednotlivým úkolům.
  • Soubor zatím nelze přidat k projektu samostatně – musí být přidán k úkolu. Zvažujeme možnost přidávat soubory k projektu bez nutnosti přiřazení k úkolu – uvítali byste tuto funkci? Napište nám do komentářů.
  • Na stránce Soubory lze fulltextově hledat a výpis řadit dle potřeby.

To-do listy

  • Je seznam všech To-do listů a úkolů daného projektu.
  • Na stránce To-do listy lze filtrovat dle osob a blížících termínů úkolů.

Uživatelé

  • K projektu můžete přidat uživatele, se kterými chcete spolupracovat.
  • Zvažujeme přidání uživatele typu Klient, který by viděl pouze některé části projektu – uvítali byste tuto funkci? Napište nám do komentářů.

Kalendář úkolů

  • Zobrazuje úkoly s přiřazeným termínem v kontextu projektu.
  • S termíny úkolů lze v kalendáři hýbat pomocí myši.

Screenshot 2015-11-21 16.17.11

Výkazy

  • Seznam všech vykázaných hodin a financí nad úkoly.
  • Seznam lze filtrovat dle datumu přidání výkazů a dle uživatele.

Screenshot 2015-11-21 16.26.34

Uživatel

Na profilu uživatele uvidíte všechny aktivity, které uživatel vykonal na vašich společných projektech.

Konkrétně uvidíte

  • Aktivity nad projekty.
  • Soubory, které přidal.
  • Dokončené úkoly.

3. Fulltextové vyhledávání

O hledání se stará technologie Elastisearch, kterou používá např. Facebook, Ebay, Heureka. Našeptávač pomůže při přepínání mezi projekty nebo uživateli.

freelo-gif-hledani

4. Výkazy práce nad úkoly

Hlavní myšlenkou je možnost vykázat čas nebo peníze nad úkolem.

Dlouho jsme přemýšleli nad tím, jestli integrovat „stopky“, které zapnete a vypnete alá Toggl. Nakonec jsme se rozhodli pro méně stresující variantu vyplňování dle vlastního svědomí.

Screenshot 2015-11-21 14.47.10

Jak s výkazy pracovat

  • Výkazy se vyplňují pomocí ikonky hodin vedle názvu úkolu.
  • Můžete vyplnit:
    • hodiny a minuty – samostatně,
    • hodiny a minuty × hodinová sazba = suma,
    • celkovou částku (budget) bez vyplňování hodin.
  • Jako vlastník projektu uvidíte všechny výkazy všech uživatelů a můžete kterýkoliv výkaz smazat.
  • Přizvaný uživatel uvidí pouze svoje vlastní výkazy, které může mazat.
  • Připravujeme možnost připsat k výkazu poznámku a nastavit jiný datum výkazu.
  • Výkazy jsou propojené s rozpočty To-do listů a projektů – vykázané částky se od rozpočtů odečítají.

5. Rozpočty projektů a To-do listů

Screenshot 2015-11-21 15.36.49

Jak s rozpočty pracovat

Rozpočet projektu

  • Uživatelé by měli vykazovat práci u úkolů, aby rozpočet fungoval správně.
  • Od rozpočtu se potom ukrajují částky strávené nad úkoly.
  • Rozpočet projektu vidí pouze vlastník projektu – nikoliv přizvaní uživatelé.

Rozpočet To-do listu

  • Slouží k jemnějšímu sledování dílčích částí projektu.
  • Typicky: Vím, že To-do list „Copywriting“ je domluvený na částku 20 000 Kč – mohu potom sledovat, jak Copywriter nastavený rozpočet dodržuje.
  • Rozpočet To-do listu vidí pouze vlastník projektu – nikoliv přizvaní uživatelé.

6. Copy&Paste screenu přes WYSIWYG

Tato funkce se stává standardem v komunikaci. Obrázek vidá za několik řádků textu.

Pokud chcete někomu něco vysvětlit, či jen poukázat na nějakou chybu, nejjednodušší možností je vyfotit kousek obrazovky do schránky a vložit přímo do diskuze s komentářem.

Jak efektivně dělat screeny obrazovky

Pro příznivce Macu stačí přejít do Předvolby systému > Klávesnice > Zkratky a nastavit si vyhovující zkratku nebo používat přednastavené.

Screenshot 2015-11-21 17.41.48

U Windows můžete využít nástroj Výstřižkyvíce o nástroji zde.

Přímo v diskuzi potom můžete takto zkopírovaný snímek do schránky vložit pomocí klávesových zkratek CMD (CTRL) + V.

freelo-gif-nahravam-screen-v3

Nutno říci, že ne každý prohlížeč takové vkládání podporuje. Naštěstí ty nejrozšířenější ano. V současné době máme otestovanou podporu prohlížečů ChromeEdge.

7. Kalendář projektů a úkolů

Freelo má dva kalendáře – jeden pro termíny projektů a druhý kontextový pro každý projekt, který hlídá termíny úkolů daného projektu.

Kalendář termínů projektů najdete v hlavním menu nahoře.

Kalendář termínů úkolů najdete v menu každého projektu.

8. Notifikace

Freelo má notifikace v aplikaci podobné těm, co jsou na Facebooku.

Screenshot 2015-11-21 15.55.34

V nastavení aplikace si můžete detailně zvolit, jaké emailové notifikace chcete zasílat.

Screenshot 2015-11-21 15.59.03

A teď to nejlepší – Freelo je zdarma

Pokud si vystačíte s 2 projekty a 2 přizvanými uživateli (s vámi celkem 3 aktivní uživatelé) a 222 MB dat, tak můžete Freelo používat úplně zdarma.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním
Kategorie: Vše Strojovna

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Karel DytrychJsem zakladatel Freelo.cz a Váš Hosting. Snažím se zjednodušovat podnikání druhým. Jinak milovník sportu a zdravého životního stylu.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo