Braňte své podnikání před chaosem
Úspěšný podnikatel nemá o práci nouzi a je výborně placený. Kromě odbornosti má totiž také pověst naprosto spolehlivého profesionála.
Jeho tajemství? Neponechává nic náhodě. Svůj byznys má velmi dobře zorganizovaný a pod kontrolou. Je efektivní. Nedělá zbytečné chyby. Co nemusí dělat sám, nechá dělat jiné. A s tím vším mu pomáhají procesy.
Procesy jsou klíčové
Podnikatelé si často myslí, že jejich podnikání je stále příliš malé, příliš specifické nebo že jsou ok tak, jak jsou, a procesy by pro ně byly jenom další svěrací kazajkou. Patříte mezi ně? Pak si ale zaděláváte na problémy. Problémy dodat perfektní služby klientovi, delegovat práci kolegům i zachovat si čistou hlavu.
Tenhle článek mám v hlavě už dlouho. Původně měl být o tom, jak díky procesům získáte víc času na placenou práci. Ale nedávno ke mně přišel na konzultaci podnikatel, který vinou jediné chyby přišel o zakázku za téměř 200 tisíc Kč. A já jsem si uvědomila, že je třeba mnohem víc mluvit o tom, že procesy jsou pro podnikání naprosto bazální. Žádné „nice to have“.
Draze zaplacená zkušenost
Proč můj klient přišel o zakázku?
Prostě neposlal svému klientovi slíbené termíny, kdy můžou se spoluprací začít. Myslel si totiž, že míček je na straně klienta, který má teprve spolupráci oficiálně potvrdit. A tak oba čekali. Nikoho asi nepřekvapí, že klient čekal o něco méně. Tahle zkušenost ho přiměla zamyslet se nad nutností procesů v podnikání a s tím za mnou také přišel. Sepsali jsme si postup krok za krokem tak, že dokončený krok ihned odškrtne. Vždy tak bude vědět, co už proběhlo a co má následovat.
Jednoduché? A děláte to?
Touhle zkušeností chci jenom říct, že nikdo není tak malý podnikatel nebo nemá tak specifický obor podnikání, aby svým důležitým činnostem nemohl dát řád a systém, který si bude pamatovat spoustu věcí za něj.
Otázka volby
Všichni, kdo podnikáme, chceme co nejvíce svého pracovního času prodat. Protože vyděláme jen tolik, kolik práce a času prodáme. Jednoduchá rovnice.
Často ale čas, který bychom mohli prodat, zbytečně ztrácíme plácáním se v nestrukturovaných činnostech. Zbytečně mnoho času přemýšlíme, co udělat teď a co potom, vracíme se a přeskakujeme, opravujeme po sobě chyby.
Dodáváme pozdě, zapomínáme, předěláváme práci, kterou jsme se pokoušeli delegovat. O to víc jsme ve stresu a roztáčíme spirálu upadající reputace.
Dřív nebo později se každý z nás dostane na rozcestí, ze kterého se může vydat buď
- cestou profesionalizované a systematizované práce a maximálně tak využít přínosy procesů v podnikání a delegování práce, nebo
- cestou stresaře a chaotika, který postupně ztrácí kontrolu nad celým svým byznysem.
Nepředpokládám, že by se někdo chtěl dobrovolně vydat cestou druhou, ale ne každý je systematik od přírody. Někdo s tím potřebuje pomoci, někdo nad tím potřebuje více přemýšlet a vůbec s tím vědomě pracovat. Je to v pořádku. Důležité je začít a vytrvat.
Procesy pomáhají budovat byznys
Procesy nám vnášejí do práce systém. Systém v činnostech, které se v naší práci opakují. A že jich je! Uzavření i průběh zakázky, práce s klienty, organizace kurzů i různé administrativní úkoly.
Pokud máme jasně definované postupy
- Vyhneme se zbytečným chybám a nepotřebujeme čas na opravy.
- Netrávíme čas přemýšlením o tom, co má být další krok a jestli jsme na něco nezapomněli.
- Vykonáváme dané činnosti mnohem rychleji a jistěji.
- Jsme si ve svých postupech jistí i směrem ke klientům. Budujeme tak svou pověst naprosto spolehlivého profesionála.
- Efektivně delegujeme práci na jiné lidi.
- Držíme si čistou hlavu pro důležité myšlenky.
A kombinací výše uvedeného získáváme více času na práci a rozvoj podnikání.
„Procesy nejsou pro mě“
- „Protože jsem úplně na začátku, na všechno stačím sám/sama a vše mám v hlavě.“
- „Protože moje práce je natolik specifická, že není možné ji dát do vždy platného postupu.“
- „Protože tvorba procesů by mi zabrala zbytečně hodně času.“
- „Protože procesy by mě akorát svazovaly, já jsem kreativec.“
Možná bych vymyslela i víc námitek. Tyhle jsou ale nejčastější.Řeknu vám jednu věc. Vzpomínáte na to rozcestí, o kterém jsem mluvila o pár řádků výš? Kdy jedna cesta vede ke zmatku, chybám a zapomínání a druhá k systému, řádu a absolutní spolehlivosti?
Než dojdete na tohle rozcestí, tak ano, možná si vystačíte jenom se svou hlavou. Ale ten moment volby přijde dřív, než si myslíte.
Problémy se plíží potichu. A náznaky můžete pozorovat dřív, než se stane nějaká zásadní chyba. Pokud vnímáte ve své práci některé z těchto 4 signálů, věnujte jim prosím pozornost. Zamyslete se, zda není na místě některé činnosti zprocesovat:
- Máte tolik práce, že vůbec nestíháte vymýšlet novinky a zlepšovat své služby.
- Trávíte tolik času administrativou a operativou, že vám nezbývá čas na opravdovou práci.
- Informace si v týmu předáváte neúplně nebo vůbec, a pak vznikají chyby.
- Máte chaos v dokumentech a informacích na disku, neustálé hledání něčeho vás přivádí k šílenství.
Procesy pro každého
Dala jsem dohromady několik základních procesů, které by v práci žádného profesionála neměly chybět:
1) směrem ke klientům
- on-boarding nových klientů,
- postup zakázky,
- postup u neplatících klientů,
- organizace kurzů, pokud nějaké pořádáte,
2) směrem ke spolupracovníkům/zaměstnancům
- výběr spolupracovníků a nábor zaměstnanců,
- zadávání, průběžná kontrola a vyhodnocení úkolů,
- pravidelná hodnocení zaměstnanců
3) vlastní práce
- finanční vyhodnocení měsíční/čtvrtletní/roční a plánování,
- vyhodnocení jednotlivých projektů,
- psaní článků, pokud nějaké píšete,
- příprava nových projektů.
Výčet určitě není kompletní a jistě v něm budou odlišnosti s ohledem na obor. Berte to ale jako takový základ, ze kterého můžete vycházet.
Co dalšího vám může usnadnit a urychlit práci?
- Předpřipravené formuláře a dokumenty,
- checklisty na různé činnosti, kontroly, postupy,
- automatické texty v e-mailech,
- šablony odpovědí pro nejčastější reakce,
- prezentace s nabídkou služeb klientům,
- šablony newsletterů s různým zaměřením,
- „náhrada textu“ – textové zkratky, které se automaticky doplní na celý text,
- různé aplikace (zapier, Flycut, drop zone…),
- a další.
Procesy pro delegování práce
Pokud se vám začne dařit, budete mít brzy tolik práce, že sami vše nezvládnete. A budete muset delegovat. Ale delegovat bez jasně daných procesů je bláznovství. Své o tom ví i Honza Onesork, který v rozhovoru se mnou přiznal:
„Před pár lety jsem se začal snažit více delegovat některé činnosti, u kterých jsem byl přesvědčený, že bude snadné je někomu předat. Docela jsem s tím pohořel, protože mi to nešetřilo ani čas, ani peníze. Uvědomil jsem si, že delegování bez dobře nastavených procesů je nesmysl. Od toho momentu jsem se začal o procesy víc zajímat, ale pořád jsem někde na začátku.“
O delegování bez procesů napsal výborný článek Robert Vlach pro Forbes. Vše podepisuji do puntíku a nemá smysl to celé opakovat. Přečtěte si ho.
Ale aspoň ve zkratce:
Když předáváte důležitou, byť jasně danou práci, musíte mít jistotu, že bude splněna 100%. Jinak to ohrožuje vaši pověst.
Toho docílíte tím, že tyto činnosti budete mít popsané krok za krokem a budete vyžadovat, aby se váš spolupracovník tohoto postupu držel, ideálně splněné kroky odškrtával, abyste to mohli zkontrolovat. S každým dalším opakováním můžete proces vylepšovat a zbavovat ho chyb a nepřesností. A rázem máte v ruce nástroj, jak jednoduše předat, vykonat i zkontrolovat práci druhého.
Další důvody proč delegovat, najdete i v tomto článku. Tady považuji za skvělé hlavně sdílení zkušeností od známých a úspěšných lidí. V podstatě se shodují, že bez delegování by se nikdy v byznysu neposunuli tam, kde teď jsou.
Jak začít s nastavováním procesů?
Začněte sepsáním nejčastějších opakujících se činností ve své firmě/svém podnikání. Vyberte takové, které musejí šlapat rychle a bezchybně. Těmi začněte.
Popište činnost krok za krokem. Zaměřte se hlavně na místa, kde vznikají chyby.
A nezapomínejte na to, že každý proces by měl být komplexní, srozumitelně uchopený a v zásadě jednoduchý. Platí takové základní pravidlo, že proces by měl být natolik srozumitelný, aby danou činnost podle něj dokázal vykonat i člověk, který ji nikdy nedělal.
A víte co je ještě boží na procesech? Že je můžete tvořit úplně jednoduše v Excelu, Wordu, nebo i aplikacích, které už třeba ve firmě používáte. Tady si můžete přečíst jak na procesy ve Freelu.
K závěru tohoto textu se výborně hodí parafráze ze článku Pavla Mináře, který procesy sám žije (dovolím si ji použít):
Moc nad tím nepřemýšlejte a prostě začněte.
Pokud vás procesy zajímají, můžete nakouknout do dalších zajímavých zdrojů na toto téma:
Proč to má smysl
- Co jsou procesy a co přínášejí v podnikání
- Pravidlo 100 % – Jak díky procesům a delegování práce získat víc času na placenou práci
- Více o procesním řízení obecně
- O tom, že procesy je třeba neustále aktualizovat (House of Řezáč)
- Procesy v on-boardingu zaměstnanců
- Celý blog věnovaný praktické stránce procesů
Něco pro kreativce
- Kreativní checklist Tomáše Vachudy
- Jak se zbavit kreativního bloku pomocí procesu (Michael Petrus a Tomáš Sobel)
Víte o dalších zajímavých článcích, tipech, odkazech? Podělte se v diskuzi s odstatními.
