Braňte své podnikání před chaosem

Inspirace

Úspěšný podnikatel nemá o práci nouzi a je výborně placený. Kromě odbornosti má totiž také pověst naprosto spolehlivého profesionála.

Jeho tajemství? Neponechává nic náhodě. Svůj byznys má velmi dobře zorganizovaný a pod kontrolou. Je efektivní. Nedělá zbytečné chyby. Co nemusí dělat sám, nechá dělat jiné. A s tím vším mu pomáhají procesy.

Procesy jsou klíčové

Podnikatelé si často myslí, že jejich podnikání je stále příliš malé, příliš specifické nebo že jsou ok tak, jak jsou, a procesy by pro ně byly jenom další svěrací kazajkou. Patříte mezi ně? Pak si ale zaděláváte na problémy. Problémy dodat perfektní služby klientovi, delegovat práci kolegům i zachovat si čistou hlavu.

Tenhle článek mám v hlavě už dlouho. Původně měl být o tom, jak díky procesům získáte víc času na placenou práci. Ale nedávno ke mně přišel na konzultaci podnikatel, který vinou jediné chyby přišel o zakázku za téměř 200 tisíc Kč. A já jsem si uvědomila, že je třeba mnohem víc mluvit o tom, že procesy jsou pro podnikání naprosto bazální. Žádné „nice to have“.

Draze zaplacená zkušenost

Proč můj klient přišel o zakázku?

Prostě neposlal svému klientovi slíbené termíny, kdy můžou se spoluprací začít. Myslel si totiž, že míček je na straně klienta, který má teprve spolupráci oficiálně potvrdit. A tak oba čekali. Nikoho asi nepřekvapí, že klient čekal o něco méně. Tahle zkušenost ho přiměla zamyslet se nad nutností procesů v podnikání a s tím za mnou také přišel. Sepsali jsme si postup krok za krokem tak, že dokončený krok ihned odškrtne. Vždy tak bude vědět, co už proběhlo a co má následovat.

Jednoduché? A děláte to?

Touhle zkušeností chci jenom říct, že nikdo není tak malý podnikatel nebo nemá tak specifický obor podnikání, aby svým důležitým činnostem nemohl dát řád a systém, který si bude pamatovat spoustu věcí za něj.

Je na každém podnikateli, zda své podnikání postaví na pevném základu, od kterého se dá odrazit a růst, a nebo se bude soustavně stresovat s tím, že je vše chaotické a neřízené.

Otázka volby

Všichni, kdo podnikáme, chceme co nejvíce svého pracovního času prodat. Protože vyděláme jen tolik, kolik práce a času prodáme. Jednoduchá rovnice.

Často ale čas, který bychom mohli prodat, zbytečně ztrácíme plácáním se v nestrukturovaných činnostech. Zbytečně mnoho času přemýšlíme, co udělat teď a co potom, vracíme se a přeskakujeme, opravujeme po sobě chyby.

Dodáváme pozdě, zapomínáme, předěláváme práci, kterou jsme se pokoušeli delegovat. O to víc jsme ve stresu a roztáčíme spirálu upadající reputace.

Dřív nebo později se každý z nás dostane na rozcestí, ze kterého se může vydat buď

  1. cestou profesionalizované a systematizované práce a maximálně tak využít přínosy procesů v podnikání a delegování práce, nebo
  2. cestou stresaře a chaotika, který postupně ztrácí kontrolu nad celým svým byznysem.

Nepředpokládám, že by se někdo chtěl dobrovolně vydat cestou druhou, ale ne každý je systematik od přírody. Někdo s tím potřebuje pomoci, někdo nad tím potřebuje více přemýšlet a vůbec s tím vědomě pracovat. Je to v pořádku. Důležité je začít a vytrvat.

Procesy pomáhají budovat byznys

Procesy nám vnášejí do práce systém. Systém v činnostech, které se v naší práci opakují. A že jich je! Uzavření i průběh zakázky, práce s klienty, organizace kurzů i různé administrativní úkoly.

Pokud máme jasně definované postupy

  • Vyhneme se zbytečným chybám a nepotřebujeme čas na opravy.
  • Netrávíme čas přemýšlením o tom, co má být další krok a jestli jsme na něco nezapomněli.
  • Vykonáváme dané činnosti mnohem rychleji a jistěji.
  • Jsme si ve svých postupech jistí i směrem ke klientům. Budujeme tak svou pověst naprosto spolehlivého profesionála.
  • Efektivně delegujeme práci na jiné lidi.
  • Držíme si čistou hlavu pro důležité myšlenky.

A kombinací výše uvedeného získáváme více času na práci a rozvoj podnikání.

Tenhle obrázek představuje nejčastější problém zavedení smysluplných procesů ve firmách – je to absence vůle začít.

„Procesy nejsou pro mě“

  • „Protože jsem úplně na začátku, na všechno stačím sám/sama a vše mám v hlavě.“
  • „Protože moje práce je natolik specifická, že není možné ji dát do vždy platného postupu.“
  • „Protože tvorba procesů by mi zabrala zbytečně hodně času.“
  • „Protože procesy by mě akorát svazovaly, já jsem kreativec.“

Možná bych vymyslela i víc námitek. Tyhle jsou ale nejčastější.Řeknu vám jednu věc. Vzpomínáte na to rozcestí, o kterém jsem mluvila o pár řádků výš? Kdy jedna cesta vede ke zmatku, chybám a zapomínání a druhá k systému, řádu a absolutní spolehlivosti?

Než dojdete na tohle rozcestí, tak ano, možná si vystačíte jenom se svou hlavou. Ale ten moment volby přijde dřív, než si myslíte.

Problémy se plíží potichu. A náznaky můžete pozorovat dřív, než se stane nějaká zásadní chyba. Pokud vnímáte ve své práci některé z těchto 4 signálů, věnujte jim prosím pozornost. Zamyslete se, zda není na místě některé činnosti zprocesovat:

  1. Máte tolik práce, že vůbec nestíháte vymýšlet novinky a zlepšovat své služby.
  2. Trávíte tolik času administrativou a operativou, že vám nezbývá čas na opravdovou práci.
  3. Informace si v týmu předáváte neúplně nebo vůbec, a pak vznikají chyby.
  4. Máte chaos v dokumentech a informacích na disku, neustálé hledání něčeho vás přivádí k šílenství.

Procesy pro každého

Dala jsem dohromady několik základních procesů, které by v práci žádného profesionála neměly chybět:

1) směrem ke klientům

  • on-boarding nových klientů,
  • postup zakázky,
  • postup u neplatících klientů,
  • organizace kurzů, pokud nějaké pořádáte,

2) směrem ke spolupracovníkům/zaměstnancům

  • výběr spolupracovníků a nábor zaměstnanců,
  • zadávání, průběžná kontrola a vyhodnocení úkolů,
  • pravidelná hodnocení zaměstnanců

3) vlastní práce

  • finanční vyhodnocení měsíční/čtvrtletní/roční a plánování,
  • vyhodnocení jednotlivých projektů,
  • psaní článků, pokud nějaké píšete,
  • příprava nových projektů.

Výčet určitě není kompletní a jistě v něm budou odlišnosti s ohledem na obor. Berte to ale jako takový základ, ze kterého můžete vycházet.

Co dalšího vám může usnadnit a urychlit práci?

  • Předpřipravené formuláře a dokumenty,
  • checklisty na různé činnosti, kontroly, postupy,
  • automatické texty v e-mailech,
  • šablony odpovědí pro nejčastější reakce,
  • prezentace s nabídkou služeb klientům,
  • šablony newsletterů s různým zaměřením,
  • „náhrada textu“ – textové zkratky, které se automaticky doplní na celý text,
  • různé aplikace (zapier, Flycut, drop zone…),
  • a další.
Delegování je o změně mindsetu, že všechno zvládnete nejlépe vy sami. Je to ale taky mnohdy jediná bariéra bránící růstu vašeho podnikání.

Procesy pro delegování práce

Pokud se vám začne dařit, budete mít brzy tolik práce, že sami vše nezvládnete. A budete muset delegovat. Ale delegovat bez jasně daných procesů je bláznovství. Své o tom ví i Honza Onesork, který v rozhovoru se mnou přiznal:

„Před pár lety jsem se začal snažit více delegovat některé činnosti, u kterých jsem byl přesvědčený, že bude snadné je někomu předat. Docela jsem s tím pohořel, protože mi to nešetřilo ani čas, ani peníze. Uvědomil jsem si, že delegování bez dobře nastavených procesů je nesmysl. Od toho momentu jsem se začal o procesy víc zajímat, ale pořád jsem někde na začátku.“

(Přčtěte si celý rozhovor s Honzou Onesorkem a dalšími 4 nezávislými profesionály.)

O delegování bez procesů napsal výborný článek Robert Vlach pro Forbes. Vše podepisuji do puntíku a nemá smysl to celé opakovat. Přečtěte si ho.

Ale aspoň ve zkratce:

Když předáváte důležitou, byť jasně danou práci, musíte mít jistotu, že bude splněna 100%. Jinak to ohrožuje vaši pověst.

Toho docílíte tím, že tyto činnosti budete mít popsané krok za krokem a budete vyžadovat, aby se váš spolupracovník tohoto postupu držel, ideálně splněné kroky odškrtával, abyste to mohli zkontrolovat. S každým dalším opakováním můžete proces vylepšovat a zbavovat ho chyb a nepřesností. A rázem máte v ruce nástroj, jak jednoduše předat, vykonat i zkontrolovat práci druhého.

Další důvody proč delegovat, najdete i v tomto článku. Tady považuji za skvělé hlavně sdílení zkušeností od známých a úspěšných lidí. V podstatě se shodují, že bez delegování by se nikdy v byznysu neposunuli tam, kde teď jsou.

Jak začít s nastavováním procesů?

Začněte sepsáním nejčastějších opakujících se činností ve své firmě/svém podnikání. Vyberte takové, které musejí šlapat rychle a bezchybně. Těmi začněte.

Popište činnost krok za krokem. Zaměřte se hlavně na místa, kde vznikají chyby.

A nezapomínejte na to, že každý proces by měl být komplexní, srozumitelně uchopený a v zásadě jednoduchý. Platí takové základní pravidlo, že proces by měl být natolik srozumitelný, aby danou činnost podle něj dokázal vykonat i člověk, který ji nikdy nedělal.

A víte co je ještě boží na procesech? Že je můžete tvořit úplně jednoduše v Excelu, Wordu, nebo i aplikacích, které už třeba ve firmě používáte. Tady si můžete přečíst jak na procesy ve Freelu.

K závěru tohoto textu se výborně hodí parafráze ze článku Pavla Mináře, který procesy sám žije (dovolím si ji použít):

Moc nad tím nepřemýšlejte a prostě začněte.

Pokud vás procesy zajímají, můžete nakouknout do dalších zajímavých zdrojů na toto téma:

Proč to má smysl

Něco pro kreativce

Víte o dalších zajímavých článcích, tipech, odkazech? Podělte se v diskuzi s odstatními.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním
Štítky:
Kategorie: Vše Inspirace

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Profilový obrázekRenata NovotnáPomáhám podnikatelům zorganizovat si práci a tým tak, aby se jim uvolnily ruce a vyčistila hlava. Na rozvoj byznysu, nové projekty, na vlastní život.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo