Dotykačka: Organizovat smečku instalačních techniků ve vrcholné fázi EET by byla noční můra, nebýt Freela

Méně času s čísly, více s hosty. To je motto Rychlé Pokladny alias Dotykačky. Díky Freelu, které používají při řízení úkolů, je nasnadě dodat: Méně času stráveného krocením sedmihlavé saně, více času na inovaci. Přečtete si, jak to ve firmě vypadalo předtím, než nastoupili na jednotný systém řízení projektů.

Za dvacet let v gastronomii poznáš obor skrz naskrz

A nejinak to bylo v případě zakladatelů Pavla Friedricha a Aleše Vaňka. Tihle matadoři českého pohostinství pracovali pro společnosti jako Stock, kde také nahlédli pod pokličku vedení restaurací. Při každodenním kontaktu se zákazníky jim došlo, že dělají inventuru příliš zdlouhavě a neefektivně. Přišli s variantou tzv. vážení lahví, vypráví projektový manažer Filip Novák. „Z té vyšel náš první produkt, Rychlá Inventura. Umožňuje zákazníkovi ušetřit až 2 hodiny času na inventuře. Více než 50 000 běžných produktů máme navážených, a tak stačí zákazníkovi vzít lahev, položit ji na váhu a aplikace mu přímo napíše, kolik litrů alkoholu se v lahvi nachází. Žádné přelévání a ničení drahocenného alkoholu ředěním.”

Pánové Vaněk a Friedrich založili společnost ONE PUB, jejíž produktové portfolio se záhy rozšířilo o Rychlou Pokladnu – technologii, která dokáže majiteli restaurace zefektivnit práci na place, hlídat pokladnu i personál, skrz mobilního číšníka urychlit systém objednávek a tak dále. Dnes pracuje pro ONE PUB padesát kmenových lidí včetně vývojářů, techniků, zákaznické podpory, logistiky, účetního oddělení a managementu. O tom, jak tuhle tlupu úspěšné manažují, jsme si povídali s projektovým manažerem Filipem Novákem.

Klientem společnosti jsou velké městské provozy, ale i rodinné podniky či horské chaty.

Timeline firmy aneb Čtyři roky, čtyři milníky:

  • Základní stavební kámen společnosti ONE PUB byl postaven roku 2014 v podobě nástroje Rychlá Inventura.
  • Rychlá Pokladna vznikla v roce 2015. Původně byla ambiciózním, avšak vedlejším projektem k vizi CEO Pavla Friedricha „Gastronomie 2.0.“ Cílem projektu bylo dovést české pohostinství do 21. století prostřednictvím nových technologií.
  • Nařízená evidence tržeb EET znamenala obrovskou příležitost. V první vlně se společnosti podařilo nainstalovat přes 800 pokladen. Společnost se účastnila také druhé vlny, takže i některé maloobchody tisknou účtenky z Rychlé Pokladny.
  • K 1. září 2017 došlo k fúzi Rychlá Pokladna (ONE PUB) a Dotykačka. Celkový počet provozoven, které využívají Dotykačku, je dnes okolo 12 000.
Filip Novák je jako projektový manažer povolanou osobou k rozhovoru, jakým způsobem spolu tým funguje.

Filipe, své řešení poskytujete širokému spektru zákazníků. Jak velké provozy to jsou?

Našimi zákazníky jsou restaurace, hospody, pivnice, bary, kavárny, kluby, atd. Velikost je různorodá, máme malé vesnické hospůdky, které fungují jen o víkendech, rodinné podniky fungující po několik generací, ale i velké áčkové provozovny, které jsou zaplněné od rána do noci a pobíhá tam 15 číšníků.

V první vlně EET se vám podařilo včas a kvalitně nainstalovat více než 800 pokladen. Jak jste to zvládli logisticky?

Zvládli jsme to se zapojením vhodných nástrojů. Dříve jsem si úkoly buď pamatoval, nebo je měl na papíře a v Google kalendáři. Předání probíhalo e-mailem, SMS či hovorem. Nyní jsem měl na starost přes 70 techniků, kteří registrační kasy instalovali, a organizovat takovou tlupu hladových vlků nebylo jednoduché. Potřeboval jsem nástroj, díky kterému bych dohlížel na plynulý chod instalací u zákazníka. Po dlouhém vybírání jsem dospěl k Freelu.

Dovedeš si představit, že byste v té době fungovali bez Freela?

Dovedu. 🙂 Vždy se najde nějaký nástroj, který ti umožní dělat, co potřebuješ. Buď je to nástroj, kterému se budeš muset přizpůsobit méně, nebo více. Freelo pro mě znamenalo, že se nemusím ohýbat a mám volnou ruku vést si práci, jak potřebuji. Mohl jsem fungovat na jiných programech, které by mi umožňovaly organizovat lidi, Freelo bylo nicméně nejvíc efektivní pro mé potřeby. Tudíž jsem vše stihl, jak jsem měl, což by se například pomocí jiného nástroje nedalo tak snadno a já bych v práci trávil víc času.

Dnes má Dotykačka 50 kmenových lidí včetně vývojářů, techniků, zákaznické podpory, logistiky, účetního oddělení a managementu. Jen na zákaznické podpoře pracuje 15 zaměstnanců.

Kontroloval jsi tedy správnou instalaci ze strany techniků. Co další fáze projektu? Když u klienta pokladnu nainstalujete, končí tím pro vás veškerá starost?

Instalací to rozhodně nekončí. Zákazník má v rámci tarifu zákaznickou i technickou podporu až 24/7. Staráme se takto o všechny pokladny a všechny zákazníky. Pokladnu ti nabídne kde kdo, ale podporu už nehledej. Kolikrát si zákazník rozházel nastavení EET a měl zrovna přítomnou kontrolu, což je chvíle, kdy pomoc potřebuješ. Nám stačilo zavolat, zákazníkovi jsme pomohli a případně si promluvili s kontrolou z finančního úřadu.

Jak velký tým se na technické podpoře a zákaznické péči podílí? Co je podle tebe v péči o zákazníka nejdůležitější?

Trpělivost! Trpělivost ovoce přináší. Kolikrát si musíš uvědomit, že mluvíš s někým, kdo vidí dotykovou plochu poprvé. Doteď znal jen pípu, flek a keg (pivní žargon). Na technické a zákaznické péči je momentálně 15 lidí, kteří jsou k dispozici ve dne i v noci.

Kromě Freela používají GitLab pro programátory a pro vnitřní komunikaci a zadávání úkolů používáme CRM systém vTiger. V bezprostředním kontaktu si v téhle firmě vystačí s mluvou, jak nám žertem řekl Filip Novák.

Proč jste zvolili Freelo a jaké bylo jeho zavádění do firmy?

Freelo jsme si zvolili, protože to byl v tu chvíli dobře dostupný produkt, který splňoval všechny požadované funkce. Navíc si ho člověk mohl vyzkoušet zadarmo. Zavádění bylo jednoduché. Naši lidé dostali přístupy a prostě pracovali. Výhoda Freela je v tom, že je velmi jednoduché a přitom tak rozmanité. Během krátké chvíle se s ním naučil pracovat každý. A nadále učíme na Freelo nově příchozí členy týmu.

Které funkce Freela jsou pro vás nejužitečnější a proč?

Možnost oddělit jednotlivé to-do listy tak, aby je viděli jen určití uživatelé. Barevné označení termínů. Zlatá, když se blíží termín, a červená, když termín prošvihneme. Možnost připnutí souboru pod jednotlivé úkoly, ale především ta komunikace, která se dá vést pod úkolem. Také možnost odesílání různých druhů aktivit nad vlastními projekty do e-mailu v různých časových intervalech.

Tak takhle pracuje s Freelem Dotykačka. A co se osvědčilo vám? Pochlubte se v komentářích.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Pavla LokajováNovinářka se srdcem v Praze a očima upřenýma do světa. Psaním se živím přes 10 let, od copywritingu přes reklamu až po spoluvytvoření a vedení magazínu BusinessAnimals.cz (2014-2018). Ve Freelu se zaměřuji na témata vedení lidí, budoucnosti práce a zdravé osobní produktivity.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Kapitáni firem si oblíbili Freelo pro týmovou komunikaci nad úkoly. Vyzkoušej ho taky!

Více informací