Efektivní práce na dálku: Aby váš tým kopal ligu mistrů i na home-office

Akademie

V článku naservírujeme praktické tipy a postupy, jak vytrénovat váš mančaft, aby podával výkony jako Barcelona, a to i když bude každý hráč na jiném hřišti. Jinými slovy, naučíme váš tým pracovat na dálku tzv. na home-office. Co udělat jako první, než se všichni rozejdou s laptopy do svých domovů? Základem jsou pravidla a správné nástroje. Výsledkem bude větší disciplína, efektivita, lepší komunikace a nakonec i celková spokojenost týmu.

Prostředí doma, pracovní doba

Začátek, poločas, konec a bacha na prodloužení

Práce z domu úplně vybízí k tomu, aby si každý začal tak nějak po jeho a skončil dost podobně jen o 8 hodin později. Pak ale může scházet společný čas na diskuze a odpovědi. Nastavte si časy, kdy jsou členové týmu dostupní pro ostatní. Když si každý dělá, kdy se mu zachce, tak chybí časové překryvy a členové v týmu snadno sklouznou k podezřívání kolegů, že se někdo fláká. Obzvláště u delších úkolů, kde nejsou vidět okamžité výstupy.

Nastavená pracovní doba je důležitá i pro lidi, kteří mají tendenci nechat se prací pohltit. Ráno vstanou, celý den pracují, a protože jsou vlastně neustále v práci, tak pracují než jdou zase spát. Časté to je u volnonožců bez dalších závazků. Nastavte si hranice, v kolik práce končí a ideálně to spojte s nějakým rituálem. Třeba podcastem, meditací nebo procházkou. Pro mozek je důležité, odpojit se od práce.

A víte co? Přetrénovaný Neymar taky nepodá ten nejlepší výkon.

Sledovat za vás pracovní hodiny a jejich efektivitu umí třeba RescueTime.

Vylaďte si domácí hřiště

Jaký výkon by asi podával Messi, kdyby měl místo kopaček papuče? No asi by to nebylo na hattrick. Takže se snažte docílit toho, aby pracovní prostředí každého člena týmu mělo pořádné kopačky.

Rychlý internet je úplný základ. Budou se otevírat vzdálené soubory, realizovat videokonference, na kterých nechcete žádné sekání a zdržování. Myslete i na židle a stůl na doma. Žádné krčení v obýváku nad konferenčním stolkem. Dlouhodobě je skvělý také zvedací stůl, který vám umožní během dne měnit sezení za stání. Nezanedbávejte ani velký monitor, myš a klávesnici. Práce s nimi je produktivnější a pro tělo ergonomičtější.

Z hlediska produktivity hraje zásadní roli kvalitní technika. Ve Freelu má každý člen posádky:

  1. relativně nový macbook (důležitý je výkon a bezpečnost),
  2. šifrovaný disk (s počítačem v terénu/doma se může stát cokoliv),
  3. nastavenou VPN (všechny interní systémy jsou chráněné).

A nezapomeňte jít do drezu i když zrovna kopete doma. Žádná práce v pyžamu! Buďte hezcí i pro svou kočku nebo fíkus. Celkově je důležité udržovat rutiny jako při cestě do práce. Sprcha, čas na snídani, cvičení, …

Pracovní techniky, soustředění, vyrušení

Když vás začne soupeř faulovat

A teď to nejdůležitější: ať vás u práce nikdo neruší. Zlatan by taky určitě netrefil šibenici, kdyby u toho flirtoval s přítelkyní. Vyrušení doma může číhat mnohem více. Pes, kočka, Netflix nebo i lednička. Pokud jde o rodinu/spolubydlící, domluvte se jasně, ať na vás nemluví náhodně a kdykoliv. Soustředění zlepší technika Pomodoro. 25 minut hluboké práce, následované krátkým odpočinkem. Soustředění je alfa a omega práce z domu.

Když už jsme u toho rušení, tak si vypněte notifikace, zvuky a další rozptylující blbosti na počítači i telefonu. Není potřeba vědět o každém e-mailu nebo zprávě ihned. Také je dobré skrýt badge s červeným kolečkem, který indikuje počet notifikací v dané aplikaci. Je to drobnost, ale bere hodně pozornosti. Operační systémy nabízí i módy nerušit.

Ke štěstí a produktivitě notifikace nepotřebujete, věřte mi.

Komunikace, Synchronní vs. Asynchronní

Abyste si nedali vlastňáka

Víte co je na práci na dálku nejsložitější? Obyčejná komunikace. Ač se to nezdá, je to velká výzva. Tady se toho dá opravdu hodně zkazit a hned na několika hřištích. Co tedy dělat pro dobrou komunikaci?

V první řadě zvolte pro každý druh komunikace správný nástroj. Kopačky taky nebudete nosit do posilovny.

Synchronní komunikace

Neboli chat, slack, whatsup, messenger a další. Tyto nástroje nutí tým pracovat stylem: Teď se ptám a teď potřebuju odpověď. A taky: Teď se tě ptám a teď přeruš svou práci a flow.

Zamyslete se. Je to nutné?

Pokud nepotřebuji odpověď hned, tak je dobré zvážit, jestli se nezeptám jindy nebo jiným způsobem – asynchronně (viz níže). Třeba okolo oběda, později odpoledne apod. A nebo jestli to nezvládnu snadným dotazem do Googlu vyřešit svépomocí.

Dobře uděláte, když si nastavíte tzv. konzultační hodiny. To doporučují i v knize V práci nemusí být blázinec. Připravte si své dotazy a v těchto časových oknech se pak můžete radit a je to oboustranně ohleduplné a očekávané.

Asynchronní komunikace

Asynchronní komunikace je z mého pohledu zdravější. Nevyvíjí tlak na okamžitou odpověď, a reakce může být více promyšlená. Určitě to ve svém týmu preferujte.

Komunikace probíhá následovně: Teď posílám zprávu a někdy – až se to bude adresované osobě hodit – mi přijde odpověď. Na to je vhodné Freelo, a další nástroje podobného typu.

Asynchronní komunikace klade větší nároky na svou formu.

Tady jsou naše doporučení:

  1. Myslete za příjemce. Co o dané problematice ví? Řešil už takovou věc? Hodí se na řešení opravdu nejlépe on? Dejte mu v zadání maximum podkladů. Jinak se stane, že vám za pár dní místo hotové práce přijde plno otázek.
  2. Doplňte kontext. Přidejte Proč je daný úkol potřeba vyřešit. Díky tomu se nad úkolem řešitel zamyslí a dojdete k lepšímu výsledku.
  3. Myslete o krok napřed. Navrhněte scénáře, co dělat, když…
    • …bude zpracování úkolu složitější, než se plánuje, tak…
    • …klient bude reagovat nějakým způsobem, tak…
    • …se to nebude stíhat, tak…
      Pozn.: Díky tomu se váš kolega dostane s úkolem dále, než vás bude zase potřebovat.
  4. Stručně a jasně. Na čtení románů nemá nikdo čas. Napište toho proto k dané problematice tak akorát, aby zadání bylo jasné, úplné a bylo možné ho rovnou vyřešit.
  5. Pište pozitivně. Klidnou a milou atmosféru chce mít v práci každý. Smajlík nebo správně zvolené slovo pomáhá.
  6. Navrhujte varianty řešení místo pouhého hlášení problémů. Ideálně v bodech 1, 2, 3, na které lze snadno reagovat.
  7. Přečtěte si to po sobě. A pak ještě jednou. Špatné zadání je nejčastější příčina zpackaných úkolů a projektů.

Zkuste se také zamyslet, jestli danou věc musíte komunikovat někomu dalšímu:

  • Potřebuju názor kolegy?
  • Co Google, opravdu mlčí?
  • Neřešili jsme už podobný úkol někde?

Když jsou úkoly složitější, tak se domluvte na videokonferenci. Je to názornější a další informace předáte už jen tím, jak se tváříte nebo jakým tónem mluvíte. V konečném důsledku si ušetříte i plno psaní.

Když celý tým naskočí do remote módu, tak bacha na sólisty. Mohou sice proběhnout celé hřiště, krásně si kličkovat a završit to parádním gólem, ale také může jít několikadenní práce do autu. Takže radši komunikujte, co děláte a proč to děláte, častěji než dvakrát za týden. Ve Freelu se nám osvědčily každodenní statusy, kde krátce shrneme, co jsme ten den dělali (pozn.: viz ukázky níže v článku – Revize práce a synchronizace/sbližování týmu).

Komunikace v projektovém nástroji

Abyste mohli pálit góly do šibenice rovnou z voleje

Tak na to potřebujete dokonalou přihrávku. Ideálně do běhu. To je v tomhle případě dobře a jasně specifikovaný úkol, který nemusíte hledat, ale máte ho naservírovaný hned jak otevřete svůj projektový nástroj. Ve Freelu je vstupní stránka koncipována tak, že vypisuje seznam úkolů, které má uživatel řešit napříč různými projekty, seřazené dle priorit. Je to taková paralela s klasickým e-mailovým inboxem, na který jsme všichni zvyklí.

Seznam úkolů napříč 3 projekty.

Co dál by měl nástroj na úkoly v týmu zvládat? Měl by odpovědět lidem na tyto otázky:

  1. Co mám dnes dělat?
  2. Kdo na čem dělal?
  3. S čím je potřeba pohnout?

Mělo by se v něm samozřejmě snadno komunikovat, kontrolovat hotovou práci a také by ho lidi z týmu měli mít rádi.

Když jsem u toho úkolování, tak mám pro vás jednu takovou finesu. Guardiola by byl pyšný. Je to úkolování pomocí videa. Služba loom.com umožňuje nahrávat dění na obrazovce, přičemž nahrává to, co říkáte a jak jste u toho krásní.

Video okamžitě nahraje do cloudu a do schránky zkopíruje jeho URL adresu, kterou vložíte do komentáře Freela. Po odeslání se zobrazí video player pro snadné přehrání bez nutnosti kamkoliv odcházet.

Jak to funguje zjistíte v následující videoukázce:

Posíláte si úkoly pořád ještě e-mailem?

Je na čase se posunout z okresního přeboru pracovní efektivity do vyšší soutěže. Inspirujte se e-shopem Alkohol.cz. Když v něm zavedl projektové řízení Honza Kvasnička, tak to mělo velmi zajímavé výsledky:

Zdroj: Prezentace Honzy Kvasničky.

Práce s procesy

Aby se vaše přihrávky dobře zpracovávaly

Na dálku se vám bude dobře delegovat, když budete mít definované procesy a budete s nimi aktivně pracovat.

Trocha teorie: Proces je analyzovaný a optimalizovaný postup nějaké činnosti, kterou může snadno dělat i méně zkušený kolega se zachováním kvality. Když delegujete proces, tak si navíc šetříte velké množství režie s vypisováním zadání k úkolu.

Takhle může vypadat zadání úkolu pokud používáte procesy:

Ukázka procesního úkolu s podúkoly, na které se v rámci realizace newsletteru nesmí zapomenout.

A takhle to může vypadat, když je nemáte:

Úkol s nedostatečným zadáním a bez podúkolů.

Přijde vám něco na první pohled lepší?

Proces jde v dobrém nástroji delegovat na dvě kliknutí. Kromě úspory času zajistí určitou kvalitu práce na výstupu, a tým se bez vás obejde. Celou paletu optimalizovaných procesů najdete v naší databázi šablon a procesů. Přispěli do ní digitální špílmachři jako:

Chcete s procesy trochu píchnout? Mrkněte na článek Roberta Vlacha nebo napište děvčatům ze Smart Shortcuts.

Revize práce a synchronizace/sbližování týmu

Taktická porada, elektronická tužka

Dobře sehraný fotbalový tým tráví spoustu času u videa. Řeší taktiku a strategie. A vy byste měli na dálku dělat něco podobného. Ostatní potřebují vědět, co se dělo, děje a co teprve plánujete.

Ptejte se kolegů, na čem plánují ten den nebo následující den pracovat popř. na čem pracovali a jak to šlo. Jestli je něco neblokuje. Udržíte tím tým na stejné vlně. Včas si předáte nápady nebo zabráníte nějakému průšvihu. Navíc to vybídne tým ke komunikaci.

U nás jsme si na toto vycvičili Slackbota. Každý pracovní den se zeptá, kdo na čem pracoval. Následně se rozjede krátká, ale důležitá diskuze:

Ukázka každodenního statusu našeho Freelo týmu v aplikaci Slack.

Vhodné je zařadit i společné video (např. Google Hangouts).  Může být na začátku nebo na konci týdne.

  • Na začátku týdne můžete řešit plánování a domlouvání práce.
  • Na konci týdne naopak můžete tým vybídnout ke sdílení i nepracovních věcí. Třeba plánů na víkend. Takový to co si v kanclu všichni jinak řeknou v kuchyňce. Pomáhá to budovat vztahy a důvěru. Doporučuji tyto hovory nějak časově limitovat.
Praktická ukázka „online setkání“ Freelo týmu přes aplikaci Google Hangouts.

Další praktické tipy jak mančaft na dálku „sbližovat“

Ve Freelu máme na Slacku třeba kanál #egobooster, kde sdílíme samé pracovní radosti. Kdo a kde nás pochválil nebo co pozitivního přišlo na zákaznickou péči. Ať o tom celý tým ví. Do dalšího kanálu #hyperloop nám pro změnu chodí notifikace na získané nového uživatele – dopamin do týmu.

Ukázka oslavného kanálu #egobooster v aplikaci Slack.

Ten Zlatan toho na hřišti dnes moc nenaběhal

Setkávám se poměrně často s dotazy typu:

  • Jak kolegy uhlídat?
  • Jak zjistím, jestli makají?
  • Jaké špehovátko jim mám nainstalovat do počítače?
  • Najdu někde, jestli si četl ten komentář?

Podle mě to není správná cesta.

Při práci na dálku se vyplatí držet těchto pravidel:

  • Jsem pro kolegy dostupný v určitý čas.
  • Reaguji do nějaké doby.
  • Spolupráci stavím spíš na výsledné práci než na výkazu hodin.
    Myslím tím: Je ta práce přínosná a odpovídá přibližně vynaložené energii / nákladům / času / peněz řešitele? (dosaďte si dle vašeho uvážení)

Pokud je váš spoluhráč problémový, tak bude problémový vždy bez ohledu na šmírovací technologie.

Pokud je to borec – a vy přece máte (nebo chcete) v týmu samé borce – ,tak nic takového nepotřebujete.

Využijte benefitů práce z domu

Děláte z domu? Nepálíte čas dojížděním? Tak toho zkuste využít.

Zařaďte do svého dne nějaké to cvičení. Pusťte si třeba FITFAB od Andy Pavelcové a dejte si pár minut do těla, které u počítače každý den trpí.

Taky je to skvělá příležitost ke zdravější stravě. Můžete si vařit. Nemusíte u plotny stát hodinu abyste si udělali dobrý oběd z čerstvých surovin. Inspirujte se třeba u Margit Slimákové. Pro mě osobně je vaření oběda taková meditace a práce, která vám dodá rychlý feedback. Naštěstí většinou pozitivní.

Přečtěte si více o tématu work-life balanc v našem článku, kde se dozvíte skvělé tipy a triky, jak skloubit práci se zdravým životním stylem.

Tipy na další čtení

Bez tréninku to nepůjde

I borci jako Ronaldo chodí na tréninky. Takže i vy zkuste svou práci na dálku pilovat. Stačí se o kvalitě výstupů a spolupráce pravidelně bavit. Brainstormovat, inspirovat se. Řešit cokoliv vás trápí.

Zkoušejte nové postupy. Nic není špatně. Pokud jste ještě nečetli, tak hned teď dejte do košíku tyhle tituly:

Všechny jsou výborné. Pokud pracujete na dálku opravdu dlouhodobě, tak zařaďte do svých kalendářů i pravidelné setkávání. Třeba dvakrát do roka na nějaké chatě na pár dnů. My jezdíme na Freelo hackathony.

Tipy na nástroje

Abyste si zahráli tu ligu mistrů z pohodlí domova, tak ještě potřebujete to správné vybavení. Něco jsem pro vás vytipoval:

Konference, volání a meetingy

Skvělá je služba Zoom.us nebo Whereby. V obou případech nemusíte nic instalovat, jen se sejdete na domluveném odkaze. Alternativou může být známý Google Hangouts.

Až si budete chtít meeting domluvit, tak můžete využít Doodle. Nebo si nechte svůj čas rezervovat pomocí služby Calendly. Tam si nastavíte svou dostupnost, která zohledňuje i všechny události z vašeho běžného kalendáře.

Instantní/synchronní komunikace, chaty apod.

Dnešní lídr je určitě Slack následovaný Teamsy od Microsoftu. Nekorporátním týmům bych doporučil spíše Slack. Jeho bezplatná varianta bohužel limituje historii, takže komu se nechce platit za tlachání, doporučím open source alternativy MattermostRocket chat.

Úkoly a projekty

Nástrojů podobného typu je spoustu, ale víte proč zvolit Freelo? Tady je pár dobrých důvodů:

  • Je to jedna z nejoblíbenějších českých aplikací,
  • je kompletně v češtině (s možností přepnout do angličtiny a slovenštiny),
  • tým se s ní rychle skamarádí,
  • má mobilní aplikace (iOS/Android),
  • má jednoduché ovládání i pro méně zkušené kolegy,
  • má celou řadu užitečných funkcí,
  • podporuje procesní řízení a práci se šablonami,
  • a má českou podporu, která vždy ochotně pomůže a poradí.

Procesy

Pokud hledáte nástroj primárně orientovaný na procesy, tak by měla být první zastávka v Ostravě na nástupišti jménem Processoid. Snaží se o nejsnazší nástroj na procesy na světě. Pokud je jednoduchý až moc, tak mrkněte na Process.st.

Kreativita

Chcete s týmem tvořit realtime? Třeba na online nástěnce? Zkuste nástroj Miro nebo Dropbox paper. Jako flipchart v zasedačce to není, ale co byste chtěli při práci z domova. Skvělým týmovým grafickým editorem je Figma.

Data a informace

Jestli ještě nemáte firemní úložiště, tak včera bylo pozdě. Nejsnazší je naskočit na vlnu G-Suite a nechat se vyškolit u Pavla Mináře. Na disku si samozřejmě udržujte křišťálový pořádek ať každý kolega ví kde co hledat. Alternativou může být Nextcloud, který spustíte třeba jen v rámci vaší firemní VPN.

Další šikovný nástroj pro vaše data může být Airtable, což je takový onlinový Excel na steroidech. Pro spolupráci nad myšlenkovými mapami využijte Coggle.it nebo Mindmup.

Ostatní

Na sledování toho, co na počítači opravdu děláte, je tu Rescuetime. Běží na pozadí a vyhodnocuje kolik času jste strávili s jakou aplikací a jak jste byli produktivní. Můžete si naordinovat také Focustime. Ten zařídí, že po určitou dobu nemůžete na Messenger, e-maily nebo konkrétní aplikace. Pokud nalodíte celou firmu, tak vám to může dát zajímavé informace.

Zkuste Pomodoro, skvělou techniku na zvýšení soustředění. Aplikací je spousta, začít můžete webovým tomato.es.

Závěrem

Přeju vám, ať se vám hraje na home-office dobře a ať váš tým šlape jako Barcelona. Tato nouzová situace může být i dobrou příležitostí práci na dálku do vaší firmy zavést – kdy jindy, když ne teď.

Opravdu jste dočetli až sem? Děkuji za vaší pozornost a zároveň gratuluji ke slibnému výkopu v zápase o nejlepší remote tým.

Kam dál? Pokračujte na checklist jak zavést práci na dálku – ten obsahuje akční kroky, které vám pomůžou začít.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Profilový obrázekKarel DytrychJsem zakladatel Freelo.cz a Váš Hosting. Snažím se zjednodušovat podnikání druhým. Jinak milovník sportu a zdravého životního stylu.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo