Freelo má štítky a priority úkolu

Akademie

Usilovně pracujeme na tom, aby Freelo zůstalo jednoduché. Trošku proti tomu jde snaha mít ve Freelu co nejužitečnější a používané funkce, o které si často říkáte. Díky mnoha vaším hlasům představujeme ve Freelu velkou novinku, která práci s Freelem v mnoha ohledech zjednoduší, zpřehlední a zefektivní. Tou očekávanou novinkou jsou štítky a priorita úkolu.

Nyní máte možnost značkovat a seskupovat úkoly přes vyhledatelné štítky napříč projekty. Tato zdánlivě jednoduchá funkce s sebou přináší celou řadu nových přístupů a způsobů, jak si ogranizovat práci ve vašem týmu. Rozhodli jsme se, že štítky i priority budou dostupné ve všech tarifech i ve Free účtech bez jakéhokoliv omezení.

Příklady použití štítků

V případě tvorby štítků se snažte, aby byly co možná nejkratší a samovysvětlující – díky tomu bude tým správně přiřazovat štítky k úkolům. Pokud se stane, že štítek budete potřebovat přejmenovat, sloučit nebo smazat, tak od toho tady je Správce štítků, kterého najdete v nastavení vašeho profilu.

Štítek jako Status

Vytvořte štítky: Začínáme (Started), V realizaci (In-Progress), Čeká na schválení (Waiting for Approval), …

Takové štítky pak přiřazujte dle stavu příslušným úkolům. Díky filtraci si můžete pak zobrazit jen ty úkoly, které Čekají na schválení atp.

Ukázka nastavených statusů u úkolů ve Freelu.

Štítek pro Sprinty

Ve Freelu pracujeme v tzn. Týdenních sprintech. Co to velmi zjednodušeně znamená? V pondělí si řekneme, co chceme v tomto Sprintu zvládnout dokončit. Bavíme se o tom, kdo který úkol udělá, kolik mu asi zabere času a kdo komu s čím pomůže. Ideální stav je, že jsou všechny úkoly v pátek hotové.

Pro Sprinty využijeme štítky: #1 Sprint, #2 Sprint, … Výhodou je, že takhle můžeme oštítkovat jakýkoliv úkol napříč projekty a všichni si můžou na Dashboardu zobrazit sobě přiřazené úkoly v aktuálním sprintu.
TIP: Doporučujeme si pro takto vyfiltrované úkoly na Dashboardu uložit filtr a s každým týdnem si jen měnit štítek pro aktuální sprint.

Semaforový systém štítků

V principu jde o jednoduchý systém, který znáte ze silnic:

  • Zelený štítek: Probíhá
  • Oranžový štítek: Čeká
  • Červený štítek: Odložen
Ukázka semaforového systému štítků pro přehledné projektové řízení ve Freelu.

Štítek „Ke kontrole“

Často se stává, že v týmu potřebujete některé úkoly schválit od šéfa, potvrdit od klienta nebo jen zkontrolovat méně zkušeného kolegu. Pro takové případy se hodí vytvořit štítek Ke kontrole, který pak zodpovědná osoba v pravidelných intervalech kontroluje a posouvá do dalšího stavu – třeba jen tím, že úkol dokončí.

Jak štítky používat

Vytvoření štítku

Změna štítku

Správa štítků

Určitě nastane situace, kdy budete chtít štítky Sloučit, Upravit nebo Smazat. Přesně pro takové případy jsme připravili tzv. Správce štítků, kde můžete spravovat ty štítky u projektů, kde jste Správce. To znamená u všech vlastních projektů a u projektů jiných Kapitánů (vlastníků), kde máte roli Správce.

  • Sloučit štítky – hodí se u štítků s podobným významem, které potřebujete sjednotit do jednoho. U takových úkolů se vybrané štítky nahradí za jiný.
  • Upravit štítek – umožní upravit název a barvu štítku.
  • Smazat štítek – zruší štítek a všechna přiřazení na úkolech.

Filtrování úkolů dle štítků

Štítky lze filtrovat na Dashboardu nebo na detailu projektu v sekci To-Do listy. Rychlého filtru konkrétního štítku docílíte kliknutím na štítek kdekoliv ve Freelu. Na Dashboardu pak doporučujeme vytvořit uživatelské filtry, které můžete v čase sledovat.

Ukázka hledání úkolů se stejným štítkem prokliknutím na štítek:

Ukázka filtrování štítků na Dashboardu:

Další inspirace

  • Otevřené – Pracuje se na tom.
  • Dokončeno – Pokud z nějakého důvodu nechcete úkol zavírat, třeba aby nemizel z výpisu.
  • Čeká na Feedback – V případě, že potřebujete více informací. Je dobré mít v týmu domluvené, kdo je ta osoba, která úkoly z tohoto stavu „vysvobodí“.
  • Nerealizovat – Když už jste se rozhodli, že tento úkol nechcete/nebudete realizovat.
  • Název reklamní kampaně – Pro přehled všech úkolů napříč projekty a odděleními (Vývoj, Marketing, Design, Print).
  • Název eventu – Když jich pořádáte více najednou.

Priorita úkolu

Už nyní je ve Freelu několik způsobů, jak prioritizovat úkoly. Nyní představujeme trošku přímočařejší způsob, jak o úkolu ostatním sdělit jeho důležitost/prioritu. Tu symbolizují barevné ikony vykřičníku se stavy:

  • Žádná priorita (nezobrazuje se)
  • Nízká priorita (zelená)
  • Střední priorita (oranžová)
  • Vysoká priorita (červená)

Dle priority lze také filtrovat úkoly na Dashboardu nebo na stránce To-Do list na detailu projektu.

Závěr

Jsme moc rádi, že jeden velký zářez z naší roadmapy, který jsme si na tento rok předsevzali, si můžeme odškrtnout. Dejte nám prosím vědět, zda jsou pro vás štítky přínosné a jak se vám líbí.

Chcete-li nám pomoct, nasdílejte článek svým známým a kolegům, kteří Freelo kůli absenci štítků v minulosti zavrhli. Děkujeme!

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním
Štítky:
Kategorie: Vše Akademie

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Profilový obrázekHonza KuldaAhoj, jsem jeden ze zakladatelů Freela. Mým cílem je, aby se ti Freelo dobře používalo a lahodilo tvému oku. Na volné noze skáču od UX přes kód až po webdesign. Sport a dobré jídlo mě provází na každém kroku.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo