Hledáme více času, i když jej nepotřebujeme

Tipy
Daniel GamrotČlánky autora

Když lidem řeknu, že píši a přednáším o efektivitě a time managementu, hádejte, co je napadne jako první. Jasná asociace. Všude chodíš včas (ale to není pravda), stíháš termíny a nikdy je neprošvihneš (až se to jednou stane skutečností, určitě si to dám na LinkedIn, bude-li ještě existovat), máš dokonalou rovnováhu mezi osobním a pracovním životem (už dlouho se o rovnováhu nesnažím, je tak náročná a bez zásadnějšího dopadu, že raději investuji energii jiným směrem).

Nechodím všude včas, ne vždy plním termíny, což by mohl potvrdit i Karel, kterému tento článek dlužím už tři týdny a žiji v nerovnováze. Přesto si o sobě dovolím tvrdit, že jsem efektivní v tom, co dělám. A že mám time management zmáknutý.

Daniel Gamrot – lektor osobní produktivity a time managementu. Zdroj: Danův osobní archiv

Až moc nasáváme informace z inspirativních zdrojů, které na nás chrlí stále stejné poučky. Já mám vlastně také několik z nich na starost. Možná i tento článek bude něčím podobným. Pokud tedy přežije. Ne jako těch pět pokusů, které mu předcházely. „Každý má plán, dokud mu nedám ránu mezi oči,“ prohlásil kdysi M. Tyson. Tou ránou mezi oči byl nedostatek energie na to, aby mě napadala správná slova. Ta, která teď čtete.

Ale zpátky k původní myšlence. V životě často hledáme cesty, které nám seberou nejméně energie. Představte si, že v sobě máte baterii, která má přirozenou schopnost se vybít tak, že na jejím ukazateli svítí 0 %. Neexistuje nic jako touha po naprostém vyčerpání, nic, co by ve vás probouzelo nutkání se na těch 0 % dostat. Pokud není odměna výraznější. Rád si dávám do těla, běhám delší tratě, cvičím, pracuji poměrně intenzivně. Ale snažím se to dělat vždy s vidinou benefitu, kterým je navýšení kapacity mé baterie. Ano, vaše vnitřní baterie má schopnost zvyšovat svou kapacitu, jen k tomu potřebuje odpovídající činnosti.

Mnoho textů nabádá k tomu, abychom energií šetřili. Nabízí jakýsi úsporný režim. Různé strategie vytváření to-do listů, práce s kalendářem nebo informacemi. To vše jsou strategie, které by měly vést k tomu, abyste z vaší vnitřní baterie neodsávali tolik. Často i fungují, osobně z nich těžím maximum, nicméně mají své hranice. Mnoho lidí se soustředí až moc na co nejlepší zavedení úsporného režimu na úkor zvyšování kapacity. A ta není konstantní, pokud nejde nahoru, jde dolů.

Na školeních a konzultacích pracujeme na obou případech – jak zvyšování kapacity, tak úsporný režim. Za ty roky jsme dali dohromady ve firmách řadu strategií, které podporují účastníky v dosahování smysluplných výsledků. Začínáme vždy u sebe, jak mnoho lidí doporučuje. A jednu ze strategií zvyšování kapacity, jednoduchý systém práce na prioritách, bych vám chtěl představit v tomto článku.

Naučte se zaměřit pozornost správným směrem

Na co se soustředíte právě teď? Je to čtení této věty? Odskakujete myšlenkami i někam jinam? Ne? Pak je právě toto stav, který chcete. Ano? Pak na tom pojďme zapracovat. Právě zaměření pozornosti je jedním ze slabých míst, které máme všichni. Mozek má geniální schopnost rušit vás, když se vám to nejméně hodí. Generuje asociace, které vás během několika vteřin dostanou od původního záměru do úplně jiného světa.

Pozornost je to, co nám v dnešní roztěkané době žalostně chybí.

Asi ho nikdy úplně nepředěláme, nicméně můžeme s ním spolupracovat. Vytvořit vnitřní dohodu o tom, jak udržet pozornost u těch nejdůležitějších aktivit. Ale proto, abyste se pod to jak vy, tak váš mozek dokázali podepsat, potřebujete vědět, co stojí za udržení pozornosti. Smlouvu s dodavatelem libovolného produktu také nepodepíšete bez toho, aniž byste znali podmínky. Podobně to funguje tady.

Mnoho lidí mi říká:„Nemůžu se soustředit.“ Ale na co se chcete soustředit? Kde chcete být efektivní? Není tím důvodem právě to, že nemáte jasně určený záměr? Jasně, ještě to nemusí být onen pověstný hřebíček, který zatloukáte, ale pojďme se v tom ujistit.

Když chceme zkrotit to-do listy, začínáme z nadhledu. Co do nich dáváte? Jaké tam jsou úkoly? Co je jejich výsledek? A dává vám smysl? Zkuste si někdy udělat jednoduchý průzkum, který vám ukáže, jak na tom jste. Není to nic složitého.

  1. Otevřete svůj to-do list nebo kalendář s událostmi
  2. Ke každé položce si poznamenejte, jestli je pro vás (ano, pro vás, ne pro okolí) důležitá či nikoliv
  3. A teď sečtěte ty důležité a nedůležité

Pozor, důležité není totéž, co urgentní. Zkuste si představit, že by položky neměly termín. Prostě byste je mohli udělat, kdy chcete. Mimochodem každou z nich můžete skutečně udělat, kdy chcete, záleží na tom, jaké to ponese následky. Vyšlo vám 80 % důležitých úkolů? Pak jste na správné cestě. Pokud je to méně, je tady prostor pro změnu.

Spokojenost přichází ve chvíli, kdy pracujete na tom pro vás důležitém. Ano, můžete namítnout: „Pro mě to důležité není, ale stojí na tom fungování firmy.“ Má otázka zní – je pro vás důležité pracovat na věcech, které jsou důležité i pro firmu, kde děláte? Pak jsou pravděpodobně důležité i pro vás. Jen je jejich „proč“ zakořeněné trošku hlouběji.

Abychom jen neplácali naprázdno, doporučuji druhé jednoduché cvičení.

  1. Sepište si role, ve kterých se přes den nacházíte. Nejde jen o role pracovní, ale skutečně ty, které hrajete po celých 24 hodin. Berte to dlouhodobě, ne za jeden den, ale vezměte v potaz například poslední tři měsíce. Role si popište dle libosti, například já mám ve svém přehledu role Podnikání, Rodina, Zdraví, Finance, Cestování, Osobní rozvoj a Obnova.
  2. U každé z rolí si sepište klíčové aktivity, které v nich provádíte. V roli Podnikání jsou to u mě Školení, Obchod a Propagace. V roli Finance je to zase Finanční rezerva a Dlouhodobé investice.
  3. U každé aktivity mějte alespoň jeden záměr. Aktivita Finanční rezerva s sebou nese záměr „Vytvoření finanční rezervy v objemu šestinásobku průměrných měsíčních výdajů do konce roku 2018.“

Nakonec udělejte jeden důležitý krok – stanovte první úkol, který vás k záměru přiblíží. Může to být třeba „Nastavit opakovaný úkol, který zahrnuje platbu pro odeslání 20 % měsíčního příjmu na spořící účet.“ Že je to prosté? Výborně! Udělejte to u všech svých rolí a aktivit. A nezapomeňte si dát tento úkol do svého to-do listu, pokud tam není. Úkoly v hlavě často převálcují ty, které máte někde na papíře nebo v aplikaci. Přirozeně je vnímáme jako důležitější. Nicméně právě fyzická podoba do nich vnáší spíš urgenci, čímž nás nabádá k tomu, abychom si jich všímali dříve a přednostněji, než těch, na které myslíme.

Ve chvíli, kdy svůj to-do list založený na záměrech dokončíte, máte první důležitý krok za sebou. Víte, co je pro vás klíčové a na co zaměřit pozornost. To náročnější ale teprve přijde. Je potřeba na tom začít pracovat.

Dostaňte prioritní práci do návyku

Pokud máte hodně silnou motivaci, žádný bič nepotřebujete, prostě konáte. Pokud jste spokojení, chcete v tom stavu zůstat. A práce na důležitých neurgentních věcech je o rozhodování o tom, zda se pustíte do něčeho, co počká. To vyžaduje energii a soustředění. A spotřebovává to baterii, což tělo nemá rádo, protože chce energií šetřit. To, že je ve finále tato práce i cestou k navýšení kapacity, je věc druhá a jednoduše to tělu nevysvětlíme. A proto volím cestu dostat to všechno do návyku. Když se naučíte pracovat na prioritách automaticky, nebude vás to stát na začátku žádnou startovací energii a výsledná spotřeba nebude tak velká. Vaše baterie vám bude vděčná.

V budování návyků často selháváme. Důvody se často opakují a je jich mnoho. Dám vám pár tipů, jak pravděpodobnost selhání hned na začátku minimalizovat.

Slovíčko „Proč“ nás nutí přemýšlet a jít k podstatě našich činů a aktivit.

Začněte se slovíčkem „Proč“. Opravdu. I když vám to může na začátku dávat sakra smysl, to hluboké Proč může být ukryto. Zkuste jej najít. Slouží nejen jako nakopnutí, ale také jako stimulant ve chvíli, kdy vám hromada operativy bourá vaše priority. Operativa za to nemůže, vy rozhodujete o tom, co budete dělat, nikdo jiný. Proč chcete dělat na tom nejdůležitějším? Jaký vám to dává smysl? Chcete se zlepšit v přednostní práci na prioritách? Dobře. A proč to chcete?

Osobně mám hodně rád techniku pěti Proč, která mi umožní prozkoumat můj záměr hodně hluboko. Jednoduše se na každou odpověď ptám znova stejnou otázkou.

Proč chci pracovat na prioritách? Abych se věnoval tomu nejdůležitějšímu, co v životě mám. Proč to chci dělat? Protože jsem si ověřil, že jsem díky tomu spokojenější. Proč chci být spokojenější? Protože mi to pomáhá udržovat vztahy v dlouhodobé harmonii… A tak dál.

Vytvořte si vlastní otázky a odpovědi. Není to nic objevného, ale funguje mi to už řadu let. Často mi všechny ty odpovědi ukáží něco, co jsem na první pohled přehlížel.

Jakmile si uděláte hloubkovou analýzu a máte své Proč, představte si ideální výsledek ve chvíli, kdy vaše práce s prioritami bude naprosto skvostná. Ano, přesně tak, zapomeňte na potenciální nezdary, nemyslete na neúspěchy, nasaďte si sluníčkovou masku a pojďte hledat vše, co se povedlo, jak se cítíte, jak to vnímá vaše okolí…

Chcete příklad? Pojďme to udělat opět na práci s prioritami. Jednoduchá formulace může vypadat takto:
„Budu se věnovat prioritním záležitostem v 80 % času, díky čemuž budu spokojenější. Každé ráno vyskočím z postele po prvním zazvonění budíku a po ranní rutině se vrhnu na nejdůležitější úkol dne, který je dalším krokem k nastavenému záměru. Za den stihnu 1-3 prioritní úkoly a nenechám se utlačovat operativou. Vyrušení se pokusím odsunout na pozdější fázi dne, pokud nebudou skutečně velmi urgentní a snesou odklad.“

Díky tomu si představíte vaše budoucí já, ke kterému chcete směřovat. Ale pozor, žádný plán nevyjde na 100 %.

Když víte, proč to děláte a jaký očekáváte výsledek, připravte si podmínky a prostředí. Jen obtížně se dostanete k prioritám, když budete většinu svého času trávit kontrolou novinek a e-mailů, které se nahodile objevují. Pokud to zásadně neovlivní vaše fungování, nechte telefon stranou, vypněte e-mailového klienta a ponořte se do hluboké práce (viz kniha C. Newporta nazvaná Deep Work / Hluboká práce). Neodskakujte ke zprávám do té doby, dokud nedokončíte naplánovanou aktivitu. No tak, nepotrvá to tak dlouho a těch neodkladných záležitostí určitě nebude tolik. A pravděpodobně nebudou tak důležité, jako vaše priority.

Vyzkoušeli jste všechny tři tipy a pořád ne a ne se chytnout? Pak mám ještě čtvrtý – snižte si laťku. Možná jste si ukrojili moc velké sousto. Možná je to překážka, kterou není ve vašich silách překonat. Ale právě vy můžete obtížnost překážky snížit. Trošku si to na začátku zjednodušit. Často máme velké oči a chceme hned na začátku urvat co nejvíce. Vyčerpáme se však rychleji, než si nabití motivací myslíme. Zkuste menší krůček. Místo tří prioritních úkolů na den si naplánujte jeden (ty ostatní si určitě v případě úspěchu najdete dodatečně), místo tří hodin soustředěné práce naplánujte jednu. A až v tom budete dobří, laťku si zvedněte, ale jen o kousek, ať nevyplašíte své emotivní Já.

Jednou přijde nový objev

O čem to tady píši? Jaký objev? Pokud vydržíte, brzy se dostanete do situace, kdy všechny své kroky cíleně nebo nevědomky zhodnotíte. Na chvíli se zastavíte a uvědomíte si, jaký kus cesty jste urazili. Ohlédnete se za splněnými úkoly a narazíte na jednu drobnou změnu – splněné prioritní úkoly válcují ty urgentní a nahodilé. Tím, že si vyhradíte čím dál tím více času na to, co je pro vás nejpodstatnější, upozadíte to, co klíčové není. A co víc – zjistíte, že toho zvládnete více. Vaše baterie se podivuhodně zvětšila. Udrží mnohem více energie, kterou můžete později vhodně investovat.

A to vám dodá motivaci pokračovat dál. Protože spokojenost není jen o benefitech, které vám nabízí firma, pro kterou pracujete, ale primárně o tom, jak dokážete realizovat to pro vás nejdůležitější během 24 hodin, které máte k dispozici. Více času nepotřebujete. A to, jak s ním naložíte, je skutečně jen na vás. Naučte se během něj zaměřit pozornost pro vás správným směrem.

Líbil se ti článek? Poslechni si podcast s Danem

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo