Jak do Freela nalodit dvaasedmdesátiletou dámu, horolezce nebo řemeslníka s rukama od malty?

Inspirace

Řídit komunikaci nad zakázkami, mít všechny údaje na jednom místě, nepřehlédnout požadavek a zadání od klienta, správně měřit čas nad úkoly. K tomu všemu v našem webovém studiu Webklient používáme Freelo.

Dříve jsme občas naráželi na problém, že pokud zákazník neměl dobrý vztah k počítačům a moderním technologiím, byl problém ho provést procesem práce v Freelu. Zatímco některým zákazníkům stačilo poslat jen pozvánku a oni se okamžitě zorientovali, jiní mívali problém.

Zkuste nalodit do Freela třeba dvaasedmdesátiletou paní, která se rozhodla provozovat webové stránky pro svůj neziskový projekt, zedníka, který má na rukou ještě zbytky malty nebo horolezce, který dává před počítačem a technologiemi přednost výstupu na majestátní osmitisícovku?

Michal Kubíček o komunikaci s klienty skrz aplikaci Freelo
Michal Kubíček radí, jak klientům usnadnit nalodění do Freela.

A tak jsme připravili následující šablonu e-mailu, který nyní posíláme všem klientům při zahájení spolupráce. Využili jsme při něm dvě z šablon, které jsme si upravili z veřejné Freelo šablony projektu Zaučení nového kolegy do Freela. Třeba se vám podobný nápad hodí… Úspěšnou plavbu přeje Michal Kubíček.

Jak takový e-mailový průvodce u nás vypadá?

Pěkný den,

pro práci nad projekty a zakázkami používáme ve firmě český úkolníček/ticketovací systém/hlídač času/projektový software FREELO.

Jak to funguje? Na začátku vám nechávám poslat na váš email přihlašovací údaje do systému. Je to jednoduché, jen kliknete a vytvoříte si své heslo a případně provedete další nastavení profilu.

Následně do našeho společného projektu (zakázky) přidám dva ukázkové tzv. To-Do listy. Jde o seznamy úkolů, které si můžete na zkoušku projít, abyste lépe pochopili práci ve Freelo.

Jeden se bude jmenovat Základy ve Freelo a další Vyzkoušej pokročilejší funkce.

Projděte si je, jakmile je pochopíte a vyzkoušíte, ukončete. Pokud budete mít jakýkoli dotaz, můžete napsat v komentáři pod daným úkolem a chcete-li abych na něj odpověděl nebo jej řešil s vámi, přiřaďte mě – je to snadné…

Krátký slovníček pro pochopení:

  • Projektem se označuje nejnadřazenější jednotka. Je to jakási složka na To-Do listy, úkoly a podúkoly. Je to vlastně název celé zakázky. Můžete mu vytvořit poznámku, připnout soubory a informace, lze mu nastavit termín, budget, štítek pro snadnější hledání nebo snadno přizvat uživatele.
  • To-Do list je soubor několika úkolů, které jsou potřeba řešit v rámci části projektu. Můžete jich v projektu mít, kolik jen chcete. Klasicky jde o jednotlivé dílčí oblasti – třeba „Úprava úvodní stránky“, „Programování formuláře“, „PPC reklama“, „Placené články na Placla.eu“, „Oprava chyb zobrazování“, „Přesun webu“ a podobně.
  • Úkol je už konkrétní krok k řešení. Může být přiřazen uživateli, úkolu se dá nastavit priorita, přidat popis, nahrát soubory, nastavit termín a dá se trackovat – měřit čas, který nad úkolem strávíte. Úkol umožňuje i snadnou a přehlednou diskusi. Úkoly jsou zkrátka vše, co je potřeba udělat v rámci To-Do listu. Části komentářů lze označit a odpovídat jen na ně, reagovat na dílčí otázky. Vždy pokud chcete, aby si ho druhá osoba všimla a nejde jen o příspěvek do diskuse, ale o konkrétní zadání, nezapomeňte úkol přiřadit před uložením danému řešiteli. To je důležité.
  • Podúkol je podrobněji rozepsaná struktura úkolu do jednotlivých bodů – podúkolů. Zkrátka to, co je potřeba v rámci úkolu splnit. Takový checklist, aby se na nic nezapomnělo. Podúkoly můžete taky přiřazovat řešitelům.

3 + 1 tipů na práci s Freelo: 

  1. To-Do listy, úkoly a podúkoly lze uzavírat, je to fajn, jednak je vidět, že práce postupuje a také je jasné, čemu je třeba se ještě věnovat a čemu ne. 
  2. Jakmile vám přijde notifikační email z Freela, můžete na něj klidně hned odpovědět ve vašem oblíbeném mailovém programu, odešlete mail a ten se přiřadí k úkolu v rozhraní Freelo. 
  3. Nezapomeňte vždy nastavit řešitele úkolu nebo termíny pro lepší plánování, ne na každý úkol je třeba skočit hned nebo naopak některý fakt hodně spěchá.
  4. Nemixujte víc úkolů a požadavků do jednoho úkolu. Lépe raději pro každý požadavek založte nový 🙂

Freelo má také mobilní aplikaci, pracuje se v ní moc dobře, odkaz na ni najdete dole v patičce webu https://www.freelo.cz/cs.

A nebojte, v průběhu práce si u nás ve firmě zapínáme trackování času, takže pokud jsme dohodnuti na hodinovou sazbu, máte v průběhu času přesný přehled, kolik času jsme nad řešením jednotlivých To-do listů strávili.   

Nápověda k systému, kterou ale po projití předchozích kroků možná nebude ani třeba, je na této adrese:

Michal Kubíček

Chcete, aby klienti měli Freelo vždy po ruce? Doporučte jim naší mobilní aplikaci pro iOS nebo Android.

Mohlo by se hodit 🔥

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním
Štítky:
Kategorie: Vše Inspirace

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Profilový obrázekMichal KubíčekJsem autorem knih o SEO a online marketingu, eshop mentor, majitel několika firem a provozovatel eshopů, z nichž nejznámější je www.svetcukraru.cz.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo