Jak přejít na Freelo a mít pořádek v úkolech

Chceš zvýšit ve svém týmu pracovní efektivitu? Chceš, aby vás práce více bavila, úkoly neobtěžovaly, nezapadaly a měli jste kvalitnější výstupy? Začněte v tom mít systém. Není potřeba bát se složité metodiky, školení nebo dalších překážek. Pořádek v úkolech můžete mít jen pomocí selského rozumu a chvilce času.

Začínáme…

Sedněte si s kolegy a začnete sepisovat všechny své úkoly. Všichni zaznamenají všechno, co mají ve svých hlavách, e-mailech nebo nalepené na lístečku u monitoru. Sepište opravdu všechno a dejte si záležet. Vrátí se vám to.

Na tento bod myslete neustále. Pokaždé když ve firmě vznikne nový úkol. Vždy jej dejte do Freela. Už od začátku zkuste úkoly co nejlépe kategorizovat a seskupovat podobné. Důležité je samozřejmě i rozdělení na samotné projekty. Na to není univerzální návod, ale můžete se inspirovat v našem článku.

Zobrazení To-Do listů ve sloupcích.

Až budete mít všechny své úkoly ve Freelu, tak máte napůl vyhráno. Na žádný z nich se už nezapomene. Vše máte na jednom místě, a každý v týmu může mít čistou hlavu. A to se hodí na samotnou práci.

Zkuste docílit i toho, aby měl každý úkol svého řešitele. Ať je jasné, kdo je za co zodpovědný, ale také aby si mohl každý snadno vyfiltrovat své úkoly. Mimochodem každý má na úvodní stránce Freela své úkoly přehledně vypsané.

Tím že je vše v jednom systému, tak všichni vědí, kdo co dělá. A nejen to, celá firma najednou ví, kolik je práce a zda-li na všechno stačí. Dokonalý přehled o všech úkolech je tak kdykoliv po ruce.

Mějte jasno v prioritách

V okamžiku, kdy máte všechny úkoly v jednom systému, se můžete posunout dál. Můžete plánovat a prioritizovat. Je celkem běžné, že máte více úkolů, než dokážete vy nebo vaše firma v rozumném čase zvládnout. Na řadu přichází prioritizace.

To jde ve Freelu snadno a mnoha způsoby. Uživatelé si mohou dělat svůj krátký seznam priorit. Dobře funguje posouvání úkolů v seznamech, kde prioritu určuje pořadí nebo je priorita určená termínem úkolu. Termíny lze ve Freelu snadno měnit posunem přímo v kalendáři. Plánování a priority může nastavovat projektový manažer nebo každý uživatel sám popř. oba společně během porady. Do priorit by měli zasahovat spíš řídící pracovníci.

Ukázka řazení úkolů dle termínů na Dashboardu.

Automatizace & Procesy

Nyní už se v týmu úkolujete, prioritizujete, nezapomínáte. V dalším kroku se zaměříme se na efektivitu. Tu si můžete zvýšit Automatizací. Častokrát máte úkoly, které se opakují (např. měsíční report šéfovi, přiznání k DPH, upozornění na vystavení faktury atd.). Tyto úkoly stačí zadat jednou a nastavit jim opakování. Budou se pak automaticky vytvářet stejně, jako kdybyste je vytvářeli ručně. Ve Freelu jsme mysleli na všechny možné kombinace, takže si klidně nastavíte každou druhou poslední sobotu v měsíci.

Ukázka nastavení opakovaného úkolu.

Další cenné hodiny získáte díky předpřipraveným checklistům, šablon projektů a dalších úkolů, které vytvoříte jednou a poté již jen opakovaně aplikujete. Tyto šablony zvýší kvalitu výstupu, protože se na dílčí části už nebude zapomínat.

Ukázka jednoduchého plochého procesu marketingu na Facebooku.

Freelo zařídí celou řadu další automatizace. Blíží se termín? Nemusíš psát e-mail, protože Freelo pracovníka upozorní. Chceš aby se někdo k něčemu vyjádřil? Stačí ho zmínit a Freelo zařídí notifikaci atd.

Pokud už vytváříte projekty ze šablon nebo kopírujete úkoly a checklisty, tak vám gratuluju. To už je totiž v podstatě jednodušší procesní řízení. A tvůj tým se dokáže obejít bez neustálého dohledu. Doporučuji se pravidelně k šablonám vracet a pilovat je k dokonalosti.

Vyhodnocujte a iterujte…

Mějte pravidelné schůzky o stavu úkolů. Např. týdenní porady, kde s kolegy projdete jejich úkoly. Na schůzce si ve Freelu projděte úkoly třeba pracovník po pracovníku nebo projekt po projektu. Zde úkoly kontrolujte, rozhodujte o prioritě i přiřazených pracovnících. Přímo na poradách ideálně rovnou zakládejte nové úkoly. Nedělejte žádné jiné zápisy.

Ve Freelu máme To-Do list Probrat příště, do kterého dáváme všechny nápady, které projdeme při následující poradě.

Nedovolte, aby se úkoly zasekly. Domluvte se v týmu, že jakmile stojí cokoliv v cestě k dokončení úkolu, ať to ihned napíší do komentáře. Takový komentář je ihned zaslán zadavateli úkolu a všem dalším, kdo úkol sledují. Díky tomu mohou potřebné informace doplnit nebo překážku odstranit. Hlavně o problému při vykonávání úkolu ihned víte a také máte veškerou relevantní komunikaci týkající se úkolu na jednom místě (přímo v úkolu samotném), takže nebudete mít informace různě roztroušené po e-mailech.

Zastupitelnost

Každá rozrůstající se firma řeší zastupitelnost. Díky přehledné diskuzi úkolu si ve Freelu kdokoliv dohledá, jak se co řeší, jaké jsou k tomu procesy nebo checklisty a kdo to řeší. Onemocní kolega? Není nic snadnějšího než si vypsat jeho úkoly a přehodit je na někoho jiného. Termín, podklady a další věci jsou vždy v kontextu úkolu a není nutné cokoliv dohledávat a zjišťovat u ostatních.

Komunikujte s týmem i klienty zároveň

Pozvěte do Freela všechny lidi, se kterými spolupracujete. Čím více vás bude v konkrétních projektech, tím lépe se vám všem bude pracovat. O to méně budete řešit e-mailů a telefonátů. Navíc už nikdy neuslyšíte Mně to nepřišlo! Já o tom nevěděl! V jakém to je stavu? Víte o tom? Spolupráce bude transparentní a pružná.

Ukázka notifikací z Freela.

Potřebujete některé informace klientům skrýt? Žádný problém. Freelo umí nastavovat v rámci projektů práva nad To-Do listy. Jednoduše určíte, které To-Do listy klient uvidí a které ne.

Snažte se zahodit e-mail na předávání informací a pracovní komunikaci. Je to brzda, která vás neustále rozptyluje a často i spamuje. V e-mailech se často řeší několik věcí naráz – ve Freelu to dokážete rozpadnout na jednotlivé úkoly a snadno se dobrat výsledku.

Freelo s e-maily umí dobře pracovat. Pokud vy nebo váš klient odpoví na notifikační e-mail z Freela, jeho znění se automaticky propíše do komentáře k tomu správnému úkolu včetně souborů a příloh. Není nutné se do aplikace vždy přepínat, když chcete jen rychle odpovědět. Tohle je ideální pro klienty, kteří se nechtějí účit novou aplikaci, ale vy je ve Freelu zároveň potřebujete mít.

Dále si ve Freelu můžete vygenerovat tajnou e-mailovou adresu To-Do listu, na kterou když zašlete e-mail, tak se z něho založí nový úkol. Tímto způsobem si můžete do Freela přeposílat e-maily v kterých máte nějaké úkoly nebo podklady od klientů. Nebo může třeba přímo klient zakládat úkoly posláním e-mailu na adresu kterou mu k tomu zřídíte.

Vytvořte si e-mailovou adresu k To-Do listu a posílejte si úkoly / inforamce / zadání do Freela přímo z e-mailového klienta.

Další tipy pro rychlé zaučení týmu

Nezapomeň při zavádění Freela řešit i spokojenost týmu. Udělej úvodní školení, stanov pravidla, ptej se a dělej krátké retrospektivy. O to lepší bude odezva týmu na nový nástroj. Celý proces adaptace nového nástroje do týmu jsme popsali v tomto článku.

A je tu ještě jedna věc. Stanovte si pravidla. Každý v týmu by měl jasně vědět, jaký je postup práce s nástrojem. Kdo vytváří projekty, kdo označuje úkoly za hotové, jak nastavovat termíny nebo je měnit atd. Zkrátka jde o to, aby všichni pracovali stejným způsobem a mohli se spolehnout na stejné chování od všech lidí z týmu. Tady najdeš vzor takových pravidel

Jaké bylo zavádění Freela (nebo jiného nástroje) u vás ve firmě? S čím jste se potýkali, co vás překvapilo, co se (ne)povedlo? Pochlub se v komentářích!

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Karel DytrychJsem zakladatel Freelo.cz a Váš Hosting. Snažím se zjednodušovat podnikání druhým. Jinak milovník sportu a zdravého životního stylu.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Kapitáni firem si oblíbili Freelo pro týmovou komunikaci nad úkoly. Vyzkoušej ho taky!

Více informací