Freelo je online aplikace na řízení projektů. Pomáhá týmům organizovat a dokončovat práci s menším úsilím
InspiraceAkademie

Jak přesvědčit tým k nalodění do Freela aneb řízení změny v praxi

Na zákaznické podpoře Freela jsme denně v kontaktu s teamleadery a majiteli firem, kteří zavádějí nástroj na projektové řízení do týmu. Chtějí zpřehlednit práci nejen sobě, ale i všem zaměstnancům. Řízení změny není jednoduché a šéfové často naráží na neochotu týmu nový software používat. Za těch 5 let už víme, proč je změna nástroje pro organizaci práce tak těžká.

Lidský mozek zkrátka nemá rád změny – poradíme vám, jak tuto bariéru překonat. Připravili jsme pro vás 7 opravdu dobrých důvodů, díky kterým vaši lidé dají Freelu šanci. Nakonec se dozvíte 3 snadné kroky, jak změnu ve firmě úspěšně ukotvit.

Jak nezavádět Freelo aneb když změny neřídíte

Freelo budujeme od roku 2015 a za tu dobu jsme měli nespočet konzultací s opakujícími se scénáři:

Šéf dostane nápad, že by firmu nějak zefektivnil a lépe organizoval práci lidí. Začne na internetu hledat nějaký online nástroj. Narazí na Freelo. Chvíli si v něm kliká, a pak svůj tým bez dalšího vysvětlení pozve do projektů.

Tohle, prosím, nedělejte.

Pozor na tyto slepé uličky ☝️

Hodíte lidi do vody a očekávate, že se s tím nějak naučí.

Jak budete ve Freelu (ne)fungovat si (ne)ujasníte za pochodu.

Nevysvětlíte, proč se změna děje a jaké očekáváte přínosy.

Jak změny vnímají zaměstnanci

Co se bude honit hlavou lidem ve vašem týmu, když se Freelo (a nebo jiný nástroj) pokusíte zavést nahodile a bez vysvětlení?

Co si o změně myslí váš tým 🤓

„K čemu nám to bude?“

„Proč nám nestačí e-mail?“

„Jako bych práce neměl už tak dost!“

Chcete-li takovým myšlenkám předejít, je potřeba k onboardingu do nového softwaru přistoupit jinak. Než začnete s prvními společnými úkoly ve Freelu, je dobré pochopit hlouběji podstatu obav ze změn, které pro svůj tým chystáte.

Proč nemáme rádi změny

Ztrácíme kontrolu

Prvním důvodem je pocit ztráty kontroly nad něčím, co lidé znali a čemu rozuměli. Se změnou to vypadá, že tento ostrůvek jistoty zmizí. Lze tomu snadno předejít, když své kolegy do procesu výběru nového SW nebo zkoušení nové aplikace zapojíte. Sdílejte s nimi vaše poznatky z testování a důvody, které vás k Freelu dovedly.

Cítíme nejistotu

Do nejistoty svůj tým dostanete lehce. Třeba když změnu uděláte náhle, radikálně a bez předchozí diskuze. Raději začněte s pilotním projektem, ve kterém všichni dostanou „bezpečný prostor a čas“ si nový nástroj osahat a vyzkoušet. Díky tomu můžete lépe porovnat a vyhodnotit opravdový přínos nového řešení.

Jedeme na autopilota

S novou aplikací se pojí i jiné postupy a všechno se zdá být nové a složité. Lidský mozek většinu času jede na autopilota (Default Mode Network – DMN), díky kterému bez většího úsilí zvládáme rutinní činnosti jako čištění zubů, jízdu autem nebo čtení. Podobné to je i s některými činnostmi v práci.

Se změnou na obzoru se váš mozek přirozeně brání. Nechce plýtvat energií na vytváření nových návyků a přeprogramování autopilota.

Nástroj na řízení projektů a hlídání úkolů je snad nutností v každé moderní firmě. Freelo jsme začali používat ze dne na den a ihned se stalo součástí naší každodenní práce – každý nyní ví, co má dělat a nezapomíná.
Petr Hulec, CEO společnosti Bushman

Změny si vás najdou, ať chcete nebo ne

Dříve možná platilo, že člověk za život dělal jednu nebo dvě profese.

Dnešní svět se ale tak rychle mění.

Máte dvě možnosti, jak přistoupit k novinkám, které po vás šéf chce: 1) Buď změny přijmete jako součást vašeho pracovního života. 2) Nebo zůstanete bez zájmu o cokoliv inovativního v pohodlí zajetých kolejí.

V tom druhém případě je pravděpodobné, že vaší činnost brzy nahradí nějaký automat, algoritmus, umělá inteligence nebo angažovanější kolega. To pro vás ale tak jako tak bude znamenat změnu zaměstnaní nebo profese.

Přitom řešení je jednoduché.

Přestaňte se změnám bránit. Třeba ty nudné a nenáročné úkoly nahradí něco zajímavého a o poznání zábavnějšího. Osm hodin v práci pak uteče jako voda a šéf si vás bude pro váš proaktivní přístup více vážit a třeba to vyjádří i na výplatní pásce.

Jak změny opravdu řídit

Možností, jak úspěšně prosadit změnu (tzv. change management), existuje celá řada. Za naši praxi u menších firem (do 50 zaměstnanců) se nejvíce osvědčily tyto jednoduché kroky:

  1. Ujasněte si, proč změnu děláte a jak velkého je charakteru – Jedná se o změnu v týmu nebo celé firmy? Co bude výsledkem změny? Co očekáváte po změně a má to nějaký termín?
  2. Sdílejte důvody, postup a předpokládané výsledky dovnitř firmy (např. formou prezentace, firemním zpravodajem nebo telekonferencí) – Nečekejte, že se změna roznese sama a nějak probublá – taková změna nezapustí kořeny a jen dokáže nadělat pěknou paseku v hlavách vašich zaměstnanců.
  3. Dotáhněte změnu do konce – Ano, změny bolí. Ale vy jste šéf, lídr, vedoucí. Vy jste ten, kdo musí jít ve všem příkladem. Pokud se pro změnu rozhodnete, dobře to promyslete a nezastavujte se, dokud celý proces nedokončíte. Věřte, že změna je pro každého náročná. Přeji pevné nervy a trpělivost.

 

Jsme natolik zaneprázdnění plácáním do vody, že nechceme podat záchranný kruh. Řízení změny přesně takovým odporem týmu začíná.
Každá změna nebo vylepšení vám může pomoci dělat zajímavější práci a rutinní činnosti nechat na algoritmech.

7 dobrých důvodů, proč dát Freelu šanci

Přesvědčovací dokument zdarma ke stažení 👍

Google dokument si zkopírujte, doplňte a pošlete ho lidem ve firmě.

1. Každý ví, co a do kdy má udělat

Problémové situace ☝️

„Tohle jsem ale neměl řešit já!“

„Do kdy to má být odevzdané?“

Držte se pravidla Co není ve Freelu, to neexistuje a zakládejte úkoly na všechno. Úkolujte sebe i ostatní. Úkoly mají vždy řešitele a pokud možno termíny. Jsou to jednoduché zásady, díky kterým zapomínání a nedodržené termíny zmizí jednou pro vždy.

Domovská stránka Freela, kde každý najde v základním zobrazení na čem má dělat a do kdy to má být hotové.
Domovská stránka Freela, kde každý najde v základním zobrazení na čem má dělat a do kdy to má být hotové.

2. Vše na jednom místě

Roztříštěnost informací a souborů na různých místech jako jsou cloudové úložiště, e-mailové konverzace, messengery nebo telefonické „vzduchoprázdno“ je častým zdrojem frustrace týmu. Domluvte se, že všechny informace a soubory budete sdílet pouze ve Freelu – zjednodušíte organizaci úkolů, zpětné dohledávání, komunikaci s kolegy, sdílení dokumentů a nápadů i řešení problémů.

Díky Freelu máme větší přehled o tom, kdo co dělá a na kom co visí. Všichni si můžou snadno dohledat, v jakém stavu je daný úkol a případně, kdo ho řeší. Navíc díky mobilní aplikaci máme Freelo vždy u sebe.
Pavlína Broďáni,  Nikon

Ukázka rozběhnutého projektu s To-Do listy, úkoly a rozpočty.
Ukázka rozběhnutého projektu s To-Do listy, úkoly a rozpočty.

3. Zpřehlední komunikaci

Problémové situace ☝️

„Čtu to po třetí a stejně tomu nerozumím.“

„Jak si myslel XYZ a kde najdu ty podklady, o kterých píšeš?“

Strukturovaný úkol vytvořený ze šablony je mnohem lehčí zadat i zpracovat. Na e-mailové vlákno, kde musí příjemce zadání skládat jako puzzle, si už potom ani nevzpomenete.

Pro TIP 💪

Buďte struční, jednoznační a formátujte text. Více se tématu věnujeme v článku o zásadách online komunikace.

Co lepší komunikací získáte?

  • Sníží se množství odpovědí, které jsou „doptávací“.
  • Budete klidnější, protože zmizí stres z prohledávání přeposílaných a dlouhých e-mailů.
  • Najdete rychleji to podstatné.

 

Freelo umožňuje snadno reagovat na konkrétní části textu.
Freelo umožňuje snadno reagovat na konkrétní části textu.

Nástroj Freelo se pro nás stal skvělým pomocníkem. Mně i mým kolegům vyhovuje ve všech ohledech. Naše komunikace je díky Freelu přehlednější a všechny úkoly máme na jednom místě. Freelo nám šetří čas a tím pádem i peníze.“
Martina Vojtíšková, Online Marketing Specialistka Kärcher

Ukázka diskuze ve Freelu se soubory a obrázky

Ukázka diskuze ve Freelu se soubory a obrázky

4. Šablony pomůžou s kvalitou, uchováním know-how a delegováním

Problémové situace ☝️

„Vždyť volby jsou každé čtyři roky. Proč pokaždé na něco zapomeneme?“

„Ta dotace má vždy stejný postup, proč ho nedodržuješ?“

Díky procesním šablonám a checklistům na nic důležitého nezapomenete ani vy ani kdokoliv, komu úkol s předpřipraveným seznamem kroků zadáte. Šablony ve Freelu vám pomůžou zavést jednoduché procesní řízení, uchovat know-how a umožní rychlé a snadné delegování. Zaučení nováčka nebo zastoupení kolegy bude mnohem jednodušší. S procesy se v práci každý lépe a rychleji zorientuje. Vytvořit a používat procesní šablony je ve Freelu otázka pár kliknutí.

Máte ve firmě opakující se úkoly, ve kterých vznikají chyby? Zaveďte procesní checklisty, díky kterým snížíte chybovost a zvýšíte kvalitu bez ohledu na to, kdo úkol řeší.
radí, UX designér Honza Kvasnička

Veřejná databáze předpřipravených projektových šablon, procesů a checklistů od předních českých specialistů. Chcete-li řídit změnu, bez procesů to půjde velmi těžko.
Veřejná databáze předpřipravených projektových šablon, procesů a checklistů od předních českých specialistů.

Ukázka vzorového zadání úkolu, který snadno vyvoláte ze šablony. Díky tomu nikdo na nic podstatného nezapomene.

Šablona Zadání úkolu ke zkopírování 👍

Úkol: Zde bude stručný popis úkolu, co se má dělat.
Spolupracující: @jmeno @dalsijmeno a další lidé budou takto označení. Automaticky se přidají do Sledujících a budou o úkolu vědět.
Související úkoly a materiály: Pokud jsou, tak vložte odkazy.
Datum dokončení: Zde by měl(y) být termín(y).

5. Šetří čas a energii všem každý den

Problémové situace ☝️

„Už 30 minut hledám tu přílohu po mailech!“

„Nevíš, kdo řeší tuhle nabídku?“

„Tenhle dokument už je finální?“

Denně trávíte desítky minut dohledáváním informací, souborů a přeposíláním podkladů. Řešíte, co je a co není hotové a kdo na čem pracuje. To s Freelem zmizí za obzorem. Díky Dashboardu (domovská stránka aplikace) každý pracovník ví, co a do kdy má udělat. Informace a soubory jsou vždy ve správném kontextu součástí diskuze úkolů a snadno je dohledáte i přes sekci Soubory u každého projektu.

Výrazně se zefektivnila práce našeho týmu. Každý ví, co má dělat. Freelo je navíc velice přehledné a stále přichází s novými funkcionalitami, které ještě více šetří čas a zjednodušují procesy. Michal Švéda, online specialista Člověk v tísni

Souhrnný výpis souborů z diskuzí s možností řadit a full-textově hledat podle názvů či přípon.
Souhrnný výpis souborů z diskuzí s možností řadit a full-textově hledat podle názvů či přípon.

Pracujeme hodně s přílohami – fotky, videa, skeny dokumentů, atp. Potřebujeme si týmově věci ukazovat a diskutovat nad nimi. Freelo je intuitivní, rychlé na zadávání a velkou výhodou je, že má mobilní aplikaci. Po několika měsících mohu říct, že Freelo je vhodné pro jakékoliv podnikání a určitě bude skvělým přínosem.
Martina Pištěláková, interiérová designérka Jak se staví sen

6. Jasné odpovědnosti a snadná kontrola

Problémové situace ☝️

„Na čem jsi celý týden dělala?“

„Nemělo tohle být hotové už před týdnem?“

„Tohle jsi měl udělat ty, ne?“

Váš šéf i vy budete mít absolutní přehled o stavu a průběhu práce na úkolech. Odpadne nepříjemné dohadování o tom, co kdo říkal do telefonu, jak to mělo být nebo co se ztratilo v e-mailových odpovědích. Ve Freelu je všechno jednoznačné. Každá aktivita se zaznamenává a slouží pro případné budoucí ujasnění, co kdo udělal nebo měl udělat a neudělal.

Jak zjistím, kdo na čem kdy dělal a co už je hotové?

Více o možnostech tohoto reportu najdete v této nápovědě.

Report dokončených úkolů u vybraných uživatelů.
Report dokončených úkolů u vybraných uživatelů.

Používáme Freelo v týmu už půl roku a funguje nám to velmi dobře. Doporučuji pro všechny, kteří chtějí mít přehled o projektech, úkolech, času a odpovědnostech.
Lukáš Havlena, šéf marketingu OEZ

Jak zjistím, kdo má jaké úkoly a na čem dělá?

Více o možnostech tohoto reportu najdete v této nápovědě.

Karta uživatele pro jednoduchý přehled kolik úkolů na sobě má a jaké byly jeho nedávné aktivity.
Karta uživatele pro jednoduchý přehled kolik úkolů na sobě má a jaké byly jeho nedávné aktivity.

Jak zjistím, jaké aktivity se u úkolu staly?

Více o možnostech tohoto reportu najdete v této nápovědě.

Historie (changelog) všech aktivit, které se staly u úkolu.
Historie (changelog) všech aktivit, které se staly u úkolu.

Jak zjistím, kolik kdo odpracoval hodin za vybrané období?

Více o možnostech tohoto reportu najdete v této nápovědě.

Přehled výkazů uživatelů s možností uložit si pohledy pro snadnou kontrolu.
Přehled výkazů uživatelů s možností uložit si pohledy pro snadnou kontrolu.

Jak zjistím, kolik hodin (či peněz) a na čem odpracoval můj tým?

Více o možnostech tohoto reportu najdete v této nápovědě.

Manažerský přehled výkazů celého týmu s možností vytvářet a ukládat filtry a pohledy.
Manažerský přehled výkazů celého týmu s možností vytvářet a ukládat filtry a pohledy.

7. Připravte se na budoucnost

Ať jste příznivce nebo odpůrce home officů, jedno je jisté, práce na dálku bude čím dál častější. S koronakrizí práce z domu přestala být privilegiem a začala být nutností. Naskočte na tuhle vlnu brzy a mějte náskok. Změna už začala a je jen na vás, jako šéfovi, kdy otočíte kormidlem a stane se z vás remote-friendly firma. Faktem je, že nějakou formu home officu dnes uchazeči o práci považují za standard.

Mějte kvalitní nástroj, se kterým může kdokoliv pracovat odkudkoliv. Stačí připojení k internetu, počítač s prohlížečem nebo chytrý telefon s naší mobilní aplikací (iOS nebo Android).

Váš týmový online výkon budou brzdit nejslabší články systému:
1. nevhodně vybrané systémy,
2. nezkušení a nezaučení uživatelé,
3. nudící se děti, vyžadující při home office pozornost.
Mira Vlach, expert na projektové řízení

Vyzkoušejte Freelo
zdarma na 14 dní
Jdeme na to

3 kroky, jak zavést Freelo bezbolestně do týmu

Vysvětlete přínosy změny

Vysvětlete všem ve firmě důvod změny a představte jim výhody a benefity, kterých chcete dosáhnout. Zdůrazněte, jaké problémy nový software vyřeší a co přinese.

Jděte příkladem

Každá velká změna přichází shora, tedy od vedoucích pracovníků nebo šéfů. Pověřte jednoho člověka, který bude mít implementaci systému na starosti. Buďte na takové ambasadory (a na sebe jako šéfa) přísní. Vy jste světlo, za kterým vaši lidé půjdou. Sviťte jasně a zřetelně, ať se vám tým nezatoulá.

Zaveďte pravidla

Udělejte společné setkání – ať už online či offline – a s nástrojem všechny seznamte. Zaveďte jednoduchá pravidla, která budete všichni dodržovat. Bez pravidel pouze změníte loď, ale v podpalubí bude podobný nepořádek, jako na té předchozí.

Držíme vám palce, ať nalodění týmu s přehledem zvládnete. A pokud byste potřebovali hodit záchranný kruh, „stavte se“ na Online konzultaci zdarma.

P.S.: Udělá nám velkou radost, když článek nasdílíte. Děkujeme 🙏🏻

  • Líbilo? Pošlete vzkaz v lahvi ostatním

Newsletter odebírá 1000+ šéfů, kterým pomáhá zefektivňovat tým

Profilový obrázek
Honza KuldaAhoj, jsem jeden ze zakladatelů Freela. Mým cílem je, aby se ti Freelo dobře používalo a lahodilo tvému oku. Na volné noze skáču od UX přes kód až po webdesign. Sport a dobré jídlo mě provází na každém kroku.

Líbil se vám článek?

Nezmeškejte ten další!