Jak mít úspěšné projekty a k tomu skvělý tým

Vedeš tým lidí? Nebo zakládáš start-up? Pak určitě víš, jak je důležité, aby tvůj tým od samého začátku táhl za jeden provaz a tys nemusel proplouvat rozbouřenými vodami projektů s partou nespokojených a demotivovaných kolegů.

I když nazýváme tým týmem, nutně to neznamená, že také jako tým opravdu funguje a pracuje. Pokoušíme se tím jen jednoduše popsat jakousi pracovní rodinu a vztahy v ní. Aby byla funkční, snažíme se budovat interní důvěru, otevřenou komunikaci, vzájemně se podporujeme a dodržujeme pravidla. Jsou ale chvíle a situace, kdy z nějakého důvodu začne spolupráce skřípat, kolegové brblají, přestávají se plnit termíny, cíl je v nedohlednu a aby toho nebylo málo, tvůj tým se začíná bouřit. Jenže proč vlastně?

Špatná komunikace nad projektem je cestou do pekel

Při práci v týmu je častým problémem špatné, nebo naprosto chybějící rozdělení rolí. Členové týmu neví, kdo nese zodpovědnost za ten nebo onen úkol, dochází díky tomu k přehazování nedotažených projektů z jednoho kolegy na druhého, k časovým prostojům a mnohdy i ke zbytečným konfliktům. Spolupracovníci nemají potřebné informace a vzájemně se nechápou. Známe to všichni.

Nebudeme objevovat Ameriku, když teď řekneme, že si musíte hned na začátku vyjasnit všechny náležitosti, které k pohodové a smysluplné práci v týmu potřebujete. Když budeš mluvit otevřeně, zafunguje to podobně, jako v partnerském vztahu. Vyčistí se vzduch, pochopíš jak to ten druhý myslel a pevné základy týmu jsou na světě.

V případě kolegů, kteří pracující na dálku, pečlivě zvaž i formu nebo konkrétní nástroje, které budete společně používat. Ušetří všem čas a dost pravděpodobně i spoustu pošramocených nervů.

„Náš tým působí ve 4 městech a dobrá komunikace je tak pro nás nepostradatelná. Abychom udrželi efektivitu celého týmu, snažíme se výrazně omezit e-mailovou komunikaci a maximum věcí řešit na jednom místě, ve Freelu, “

říká vedoucí oddělení IT e-shopu Sanasport.cz – Jaromír Krpálek.

“Priority nastavujeme na pravidelných poradách, na kterých jsme všichni pohromadě a případné nejasnosti si tak můžeme hned vysvětlit,” dodává.

 

Když to teď v několika bodech shrneme:

  • Zvol vhodné komunikační prostředky (např. Freelo, Slack, Skype, pravidelné porady, sdílení v cloudu), ale počítej s tím, že i přesto ti nemusí všichni na 100% rozumět.
  • Sděluj své myšlenky jednoznačně a jasně.
  • Urči zodpovědné členy týmu.
  • Nastav priority.

Šéfe, jak jste to vlastně myslel?

Hlavní priority rozjetého projektu určitě nosíš v hlavě a jsou ti naprosto jasné. Jak jsou na tom ale tví kolegové, nebo podřízení, to už je jiná věc. Znají je? Rozumí jim a akceptují je? Každý z nás vstřebává informace jinak, má jiné zkušenosti, jiný způsob práce. A s tím je potřeba počítat.

Zacházej do detailů při poradách a interních jednáních, ale přesto vždy zdůrazni to, co je nejdůležitější. Odděl (jak se lidově říká) “zrno od plev” – všechny důležité informace od těch méně zásadních a vysvětli, proč tomu tak je.

Ověř si na poradách, že odsouhlasené priority kolegové opravdu chápou. Můžeš zavést pravidelná sezení s celým týmem např. 1x za měsíc, nebo s jednotlivými členy zvlášť. A pokud mají kolegové pracovat co nejlépe, měli by v nastavené priority také věřit.

Od jasného vysvětlení priorit už je jen krůček k motivaci a schopnosti lidi vést (k tzv. leadershipu – zkus si přečíst např. něco od F. Coveyho, pokud už jsi to neudělal). Jeden z průzkumů spol. Gallup dokonce uvádí, že špatně vedené týmy jsou v průměru o 50% méně produktivní a o 44% méně výdělečné, než ty vedené správně.

To na jednoho klade hodně velké nároky.

Ptej se kolegů a naslouchej

Vysvětlil jsi týmu to nejdůležitější na celém projektu a vše šlape, jak má. Skvěle. Na řadu přichází feedback, neboli zpětná vazba – pro jednoho samozřejmost, pro druhého doslova nutné zlo. Zvlášť pro ty introvertnější z nás je to náročný úkol. Ať to máte jakkoliv, rozhodně se nevyplácí zpětnou vazbu podceňovat.

Ne, vážně není potřeba každý druhý den někomu samou chválou poklepávat po rameni, ale vyslovit spokojenost s prací druhého dokáže v mnoha případech motivovat víc, než příslib peněz nebo firemních benefitů.

Neboj se konstruktivně zhodnotit a ocenit práci kolegů, upozorni je na odchylky od stanovených cílů a pokud je to na místě, jednoduše je pochval. A když už jsme u motivace, dost možná by se teď hodilo dodat ono okřídlené:

Když chceš zapalovat, musíš sám hořet.

Chtěj pravidelný feedback od svých týmových kolegů. Může se stát, že díky jediné připomínce společně vyřešíte zásadní problém.

V Sanasportu řeší feedback poměrně klasickou cestou: “Zpětnou vazbu dáváme většinou v průběhu společných porad celého týmu a pokud se jedná o individuální nebo dokonce negativní záležitosti, pak samozřejmě v menším kruhu, nebo jen konkrétnímu kolegovi v kanceláři,” popisuje Jaromír Krpálek.

Tohle v termínu nezvládneš. Nejsi superman.

Máš skvěle promyšlený plán i strategii. Zaopatřil jsi projekt technicky i finančně. Máš k dispozici kompetentní lidi, kteří tvému oboru dostatečně rozumí a sedíte si i lidsky. Pokud sis udělal checklist, všechny kolonky máš teď odškrtané. Ne vždy ale to, co jsme právě vyjmenovali, zajistí zároveň úspěšnost tvého projektu.

Jen si to zkus představit. Nadšeně se s kolegy pouštíte do prvních plánů. Zvolil jsi i termín uzávěrky. Pravda, zdá se trochu nereálný, ale ty věříš, že to zvládnete. Jste přece dobří, zkušení, nadšení! Jenomže.. Deadliny začínají blikat červeně, dodavatelé nedodržují ambiciozní termíny, nestíhá se. Kolegové jsou ve stresu. Přežívají na energy drincích a cítí se vyčerpaní.

Zdá se ti to povědomé? Tak to zkus jinak.

  • Vymez jasná pravidla a cíle, které jsou reálné a splnitelné. (mimochodem, asi už znáš metodu SMART, že?)
  • Připrav týmu co nejlepší podmínky, které ke své práci potřebuje – čas na kreativní činnost, technické zázemí, nebo odpočinkový teambuilding po splnění milníků.
  • Ověř si reálnost navrhovaných termínů – s kolegy i dodavateli.

Ověřování, matka moudrosti

I když jsme si známé latinské úsloví trošičku učesali, platí podle nás beze zbytku. Neznamená to ale nutně jen neustálou kontrolu a zjišťování, co který kolega udělal a jestli to bylo včas. Drž se priorit a nastav si takové workflow, které bude tobě a tvému týmu sedět. Vyzkoušej pravidelné statusy u kávy, nebo v jednačce, měsíční skypecally, ale i průběžné dotazy ve Slacku. Jen pozor, přemrštěná intenzita může být spíš ke škodě, než k užitku.

Když se něco pokazí, musíme přijít na to, proč se to pokazilo!

„Porady, díky kterým si ověřujeme fungování našich projektů, máme nastavené v několika úrovních – denní, týdenní a měsíční a každý půlrok navíc osobní pohovory. Tenhle systém nám funguje především proto, že má zpětná kontrola jasně danou strukturu – vše je psáno, takže se to lehce zkontroluje. Dalším bodem, který vše ověří, je i to, jestli se něco pokazí. A když už se to stane, musíme přijít na to, proč se to pokazilo, udělat proces a ten zanést do procesní knihy,“ líčí precizní postup ověřování fungování projektu Jaromír Krpálek.

Projektový manažer – Martin VachataFotoŠkoda jde trochu jinou cestou.

“U nás jasně zabodovalo právě Freelo. Bohužel používáním nějakého nástroje nedokážu změnit fakt, že se někdo fláká (to je – a za mě asi pořád bude – o lidech), ale mnohem rychleji flákání poznáme,” vysvětluje s úsměvem.

Jsme teď mnohem rychlejší.

“Zároveň lépe vidíme, kdo na čem dělá a právě porady, které nám braly hodně času, jsme byli schopni zredukovat na mnohem menší počet. Neřeknu přesnou frekvenci našich porad, to je v kompetenci jednotlivých týmů, ale scházet se často v 5 a více lidech není podle mého příliš efektivní. Nyní jsme schopni vyprodukovat akce a eventy mnohem rychleji. Potvrdili jsme si to např. na našem fotografickém festivalu, což je týdenní akce s více než 100 workshopy a přednáškami, kde je do organizace zapojeno opravdu hodně lidí,“ dodává spokojeně Martina Susová – specialistka na marketing ve FotoŠkoda.

A jak to máte s projekty a prací na nich vy? Táhne váš tým opravdu za jeden provaz?

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Honza KuldaAhoj, jsem jeden ze zakladatelů Freela. Mým cílem je, aby se ti Freelo dobře používalo a lahodilo tvému oku. Na volné noze skáču od UX přes kód až po webdesign. Sport a dobré jídlo mě provází na každém kroku.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel