Představujeme vám Freelo 3.0

Už je to tady! Freelo je zase o pořádný kus dospělejší. Celý půlrok jsme poctivě pracovali na mnoha vylepšeních a úpravách, které ti teď můžeme dát k ruce pro každodenní práci.

Největší změny můžeš shlédnout v tomto 14 minut dlouhém videu, nebo si pročti celý blogpost. Snažili jsme se v něm sepsat vše důležité a užitečné.

Opravdu VELKÉ věci

Nový design řádku úkolu

Přepracovali jsme celý řádek úkolu. Naším cílem bylo zvýšit přehlednost a zpříjemnit používání Freela jak na počítači, tak i na mobilu. Nově jsou všechny akce související s úkolem dostupné jako drop-down menu kdekoliv a jednotně. Není tak například nutné chodit na detail úkolu jen proto, abych si ho přidal do svých priorit. Na řádku úkolu i todo-listu nově přibylo tzv. „přesouvátko“. Je to nově jediný způsob, jak úkol přesunout. Přesouvátko zamezí nechtěnému popotažení při kliku na název úkolu. Tato forma je také graficky přívětivější. Všechny jistě potěší i velký checkbox pro dokončení úkolu. S nadsázkou můžeme říct, že se teď úkoly budou dokončovat úplně samy. 🙂

Nový řádek úkolu

Hromadná správa uživatelů

Zvláště u větších týmů s fluktuací uživatelů bylo problémové nastavit, kdo je v jakém projektu přizvaný, popř. kdo má právo Správce. Proto jsme udělali změnu. Na stránce uživatelů je nyní možné každému uživateli velmi rychle nastavit, do jakých projektů vidí, kde je Správce, a kde Projekťák. Ušetříš tak spoustu času při nastavování práv, nebo jen při jejich kontrole.

Rychlé zakládání úkolů kdekoliv

Do hlavního menu jsme přidali položku pro rychlé založení úkolu. Ať už se v aplikaci nacházíš kdekoliv, můžeš snadno jedním kliknutím vyvolat okno pro přidání úkolu do libovolného projektu. Není tím pádem nutné odcházet od rozdělaného. Takto zrychleně můžeš založit i nový projekt, nebo přizvat uživatele.

Klávesová zkratka pro založení úkolu je Alt + Shift + N. V okně s přidáváním úkolů můžeš vkládat i série více úkolů rychle za sebou.

Datum a čas pro plnění úkolu

Jedná se o asi nejočekávanější změnu tohoto updatu. Úkoly nyní mohou mít jako termín splnění konkrétní datum a čas, nebo časové rozpětí od – do. Plánování práce se tak dostává o několik levelů dál. Takto naplánované úkoly se ti samozřejmě zobrazí vizuálně i ve Freelo kalendáři. Freelo kalendář si také můžeš synchronizovat s Googlem a dalšími službami, změna se projeví i tam. Konkrétní čas můžeš používat například pro plánování schůzek. Časové rozpětí zase může označit dobu trvání úkolu, odhad potřebné doby pro splnění nebo přiřazení času pracovníka ke konkrétnímu úkolu.

Nový textový editor

Textový editor pro úkoly, komentáře a poznámky, který jsme používali od samotného začátku nebyl špatný. Jen to byl pomalý moloch. Chtěli jsme, aby uživatelská interakce s editorem lepší a pohodlnější. Proto jsme se rozhodli nasadit editor Trix, který našim požadavkům vyhověl. Se změnou editoru se lehce mění i způsob nahrávání souborů do Freela. Dříve se nacházela velká klikací oblast pod editorem, na kterou bylo možné kliknout pro upload souboru z počítače popř. tato oblast sloužila pro drag & drop / přetažení souboru. Nově můžeš soubory přetáhnout přímo dovnitř editoru nebo máš k dispozici uvnitř editoru tlačítko na přiložení souboru klasickou cestou. Soubory a obrázky se navíc po nahrání zobrazí přímo v editoru. Tato změna ti umožní psát komentáře ke každému souboru zvlášť (nad soubor či pod soubor), jak jen budeš chtít. Zlepší se tak i celý kontext diskuze s kolegy a spolupracovníky.

Nový design odesílání komentáře

Když už jsme měnili editor, „hrábli“ jsme i do samotného okna pro odesílání komentáře. Nově můžeš při odesílání komentáře jedinou akcí změnit i přiřazení a termín úkolu, popř. si vykázat odpracovaný čas. I nadále je možné měnit odběratele u úkolu. Nesmírně to zrychlí práci. Není tedy již nutné odeslat komentář, poté zvlášť vykázat čas a nebo nedej bože ještě měnit něco dalšího.

Jednorázove notifikace pomocí zmínek „@mention“

Určitě se ti to již stalo. Chtěl jsi jen jednorázovou notifikací konkrétního kolegu upozornit, např. aby si přečetl komentář, ale nechtěl jsi na něj úkol přehazovat, nebo mu zapínat sledování úkolu na každou budoucí změnu. Pro tento účel neexistovala ve Freelu snadná cesta. Nyní při psaní komentáře stačí napsat zavináč a jméno daného spolupracovníka.  Tomu poté přijde notifikace o zmínce. Zmínka se hodí v případech, kdy chceš, aby kolega omrkl tvou práci, nebo aby se vyjádřil pouze když se mu něco nelíbí atd. Zkrátka na něj nijak závazně nepřehazuješ práci. Zmínka během psaní je zároveň velmi rychlá.

Opakované úkoly

Další očekávanou novinkou jsou opakované úkoly. Jakýkoliv úkol ve Freelu můžeš nastavit jako opakovaný. Zadáš si, že potřebuješ každý týden poslat report šéfovi, nebo každou druhou středu v měsíci zkontrolovat kampaně. Prostě žádný problém. Systém časování jsme zvolili velmi důmyslně. Můžeš si také zvolit, zda založíš pokaždé nový úkol, nebo jen “obnovíš” ten jeden dokončený. Mimochodem úkol v řadě nevznikne, pokud není předchozí dokončen. Zabraňujeme tak ve Freelu vzniku zbytečného „plevele“.

Historie editace komentáře

Spousta uživatelů zadává běžně do prvního komentáře v úkolu největší kus zadání. Ono se to nabízí… Problém ale vzniká v okamžiku, kdy je toto zadání potřeba změnit. Jenže editace komentáře byla až donedávna možná pouhých 15 minut. Chtěli jsme, aby se uživatelé mohli o znění komentářů opírat jako o e-maily, aby to byla zkrátka berná mince a ne, že si kdokoliv a kdykoliv zpětně prostě něco změní. A pak vzniknou dohady. Nyní jsme umožnili komentáře kdykoliv měnit, ovšem s tím, že již od první editace komentáře je vidět také celá historie jeho úprav.

Měsíční souhrn e-mailem

Jedná se spíše o drobnost, ale doufáme, že tě potěší. Každý měsíc ti pošleme e-mail se souhrnem tvých aktivit ve Freelu. Hezkou a rychlou formou se dozvíš jak produktivní jsi byl ty, nebo tvůj tým daný měsíc, a to včetně porovnání s předchozím měsícem. Věříme, že tě bude pozitivně motivovat.

Úkoly po termínu

Měli jsme již několik signálů, že Freelo neupomíná dostatečně blížící se termíny. A uznáváme, že to pro někoho může představovat značný problém. Proto jsme do denního souhrnu přidali nový blok informací, ve kterém najdeš úkoly s termínem dnes a také poslední úkoly, které jsi nestihl splnit. Věříme, že tak vše důležité budeš lépe stíhat.

Každodenní radosti

Přehlednější dashboard

Na dashboardu většina uživatelů začíná svou práci. Analyzovali jsme používání Mých priorit a dalších prvků, a rozhodli jsme se pro změny. Největší změnou je, že blok úkolů v Mých prioritách získal vlastní tab, což jej umožnilo zpřehlednit, zvětšit a doplnit informace, které ti mohly scházet. Dashboard si pamatuje záložku, kterou jsi použil naposledy, takže pokud jsi používal primárně „Moje priority“ nebude nutností vždy na ně překlikávat. Do budoucna plánujeme přidání možnosti přizpůsobení dashboardu ještě více podle vlastních potřeb.

Nepřečtené komentáře

Jistě už se ti několikrát stalo, že jsi přišel na detail úkolu a některé komentáře svých kolegů jsi četl znovu. Třeba i pro jistotu, aby ti něco neuteklo. To už nebude potřeba. Přidali jsme decentní podbarvení nových nepřečtených komentářů přímo v detailu úkolu. Nebudeš tak muset řešit, co jsi četl, a co ještě ne.

Užitečné klávesové zkratky

Přidali jsme klávesové zkratky pro velmi časté akce, které fungují kdekoliv.

  • Alt + Shift + N – přidat úkol
  • Alt + Shift + P – přidat projekt
  • Alt + Shift + U – přidat uživatele

Poslední zkratkou je Ctrl/CMD + Enter pro rychlé odeslání komentáře. Do budoucna určitě další klávesové zkratky přidáme. Nejprve ale zanalyzujeme, které jsou potřeba nejvíce.

Ochrana rozepsaných komentářů

Tu a tam se mohlo stát, že jsi přišel o svůj rozepsaný komentář. Jednou spadl internet, podruhé se zasekl prohlížeč. Nyní to ale nevadí. Jakýkoliv rozepsaný komentář si Freelo pamatuje až do té doby, než ho odešleš. I při práci na chalupě se slabším internetem se tak nemusíš bát, že budeš své komentáře muset psát znovu.

Filtry v To-do listech

V todo listech jsme přesunuli filtry z pravého sloupce nahoru nad úkoly. Tuto změnu jsme se rozhodli realizovat kvůli novému řádku úkolu a také vzhledem k častému používání Freela na mobilních zařízeních. Mělo by se ti pracovat lépe. Také jsme přidali filtr názvu úkolu pro jeho rychlé nalezení. Pomůže to zejména méně technicky zdatným kolegům na větších projektech. Nebudou muset hledat na stránce pomocí hledání používaného prohlížeče.

Sjednocení zobrazení uživatelů

Nově všude zobrazujeme celá jména uživatelů, seřazená dle křestního jména. Doteď jsme dávali přednost příjmení, ale uznali jsme, že se lidé v týmech obvykle dobře znají, a tak není potřeba příjmení upřednostňovat.

Rozšířené možnosti notifikačního centra

U notifikací jsme přidali další dvě zajímavé vychytávky. Jedná-li se o notifikaci na konkrétní úkol, je možné jej na dvě kliknutí přestat sledovat nebo si ho zařadit do Tvých priorit. Je to rychlé a jednoduché. Díky tomu se zbavíš nerelevantních budoucích notifikací nebo naplánuješ úkoly, kterým se chceš věnovat později.

Drobnosti

Připravili jsme ještě celou řadu drobností, které už tvou práci příliš neovlivní, ale rozhodně stojí za zmínku.

  1. Přidali jsme nový, uživatelsky příjemnější box potvrzující provedenou akci. Např. smazání úkolu atd. Je menší, méně barevná a na spodku stránky.
  2. Přidali jsme novou volbu do nastavení: Chci, aby moji projekťáci byli automaticky správci v projektech, kam je přizvu. To by mělo ušetřit plno času s nastavováním práv nad projekty.
  3. Pro uživatele, kteří jsou s námi již dlouho, celé Freelo perfektně ovládají a nepotřebují se nás na nic ptát, jsme přidali do nastavení možnost skrýt chat. Na co ho taky zobrazovat, když ho Freelo profík nikdy nepoužije.
  4. Do výkazů jsme přidali sloupec, který zobrazuje název to-do listu, ve kterém se daný úkol nachází.
  5. Změnili jsme způsob zadávání termínu k úkolu. Namísto malého kalendáříku teď máš k dispozici velký kalendář, ve kterém se snadno a rychle zvolí konkrétní datum. Jde o knihovnu pick a date. Funguje fantasticky na mobilu.
  6. Řádově jsme zvedli rychlost mnoha akcí. Víme, že to je klíčové, takže na optimalizaci rychlosti rozhodně ještě budeme pracovat.
  7. Zlepšili jsme design při tisku úkolů z Freela. S tištěným todolistem tak budeš na poradách spokojenější. Další náměty k tiskům samozřejmě uvítáme.
  8. Uživatelům iDokladu jsme abecedně seřadili všechny odběratele.

Ještě třešnička na závěr

Kontaktovalo nás určité procento uživatelů, jejichž denní rutina vyžaduje zobrazit úkoly jako Kanban board, namísto seznamu úkolů pod sebe. V kanbanu jsou seznamy úkolů seřazené ve sloupcích vedle sebe a jednotlivé úkoly jako kartičky pod sebou.

Chvíli jsme to diskutovali a nakonec jsme se hecli a uprostřed léta udělali první verzi této formy zobrazení úkolů. Berte to zatím jako ostrou betu, respektive experimentální mód, ale pracovat se v něm již dá. Jakékoliv náměty na úpravu tohoto boardu uvítáme.

Přejeme pohodovou práci ve Freelu a moře úspěšně dokončených úkolů.

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Karel DytrychJsem zakladatel Freelo.cz a Váš Hosting. Snažím se zjednodušovat podnikání druhým. Jinak milovník sportu a zdravého životního stylu.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

  • tkald

    Perfektní práce! Díky Kanbanu snad začnou používat i zapřísáhlí uživatelé Trella 🙂

    • Karel Dytrych

      Díky! To uvidíme, hlavně jsme chtěli vyjít vstříc týmům, kde to workflow takhle mají… Každopádně nás čeká s kanbanem ještě dost práce.