Průzkum mezi 150 projekťáky: Radosti a strasti projektového řízení pro rok 2023

Projektoví manažeři řídí tým, organizují úkoly a přiřazují jim prioritu, zatímco se snaží udržet tempo s měnícími se cíli. Podle zahraničních diskusí se jedná o jedno z nejstresovějších zaměstnání, hned po práci ve zdravotnictví. Na denním pořádku jsou nejasná zadání a špatná komunikace. To se snažíme vymýtit.

Proto jsme na začátku roku 2023 nahlédli do duše 150 projekťákům a nyní s vámi sdílíme výsledky. 

Než se pustíme do podrobností, předesílám, že projekťáci se někdy cítí asi takto:

Projektový management netvoří celou pracovní náplň

Jen 11 % respondentů byli „čistokrevní“ projekťáci. Zbylých 89 % lidí má ještě další role a zodpovědnosti – 78 % z nich se věnuje projektovému řízení méně než polovinu svého pracovního času. Není proto divu, že poptávají co nejjednodušší a nejintuitivnější nástroje, které jim s prací pomohou. Na vzdělávání v oblasti projektového řízení jim mnoho prostoru nezbývá.

Co dělají, když neřídí projekty

• Největší skupinu v rámci těch, kteří mají kromě projektového řízení další role, tvoří „šéfové“ (36 %). Tam jsem zařadila CEO, COO a další Chief pozice.
• Častá je kombinace s marketingem (16 %) nebo administrativou (3 %).
• Konkrétní segmenty, kterým se respondenti mimo řízení projektů věnují, vidíte v grafu níže. Konkrétně nás zaujaly 3 % „chudáků“, kteří musí dělat úplně všechno. #FerdaMravenecPráceVšehoDruhu.

Nejvíce mají na bedrech šéfové

Tři čtvrtiny respondentů řídí 2–10 projektů zároveň. Nejčastěji se objevovala odpověď, že řídí 4–10 projektů. Avšak 17 % respondentů řídí v jeden okamžik 11 a více projektů, což je o 2 procentní body více než v celosvětové statistice. A právě tento enormní počet úkolů spadá nejčastěji na šéfy. Opravdu by nešlo více delegovat?

Většinou nám jede najednou 6 projektů, které se dál rozpadají. Například jeden projekt je Juniorní akademie, kde v současnosti běží 6 tříd najednou. Každá se svým harmonogramem,

říká Aneta Martinek, Co-Founder a CEO #Holky z Marketingu.

Certifikace otevírá dveře k vyšší mzdě 

Nejčastěji si lidé, kteří pracují na projektech, vydělají mezi 51 a 70 tisíci Kč.

Jistá korelace mezi délkou praxe a výškou mzdy se projevuje, ale není bezvýhradní.

Mezi respondenty se objevili i lidé, kteří mají praxi delší než 20 let, přitom si vydělají měsíčně méně než 30 000 Kč. Přestože většina jejich kolegů se stejně dlouhou zkušeností si vydělá více než 130 tisíc Kč za měsíc. (Pozn. ne všichni respondenti svou mzdu uvedli.)

Vysvětlení se teoreticky nabízí v rozdílech mezi mzdami v soukromém sektoru a tabulkovými platy ve státním sektoru, popřípadě ohodnocením v nevládních organizacích. To je však pouze domněnka, kterou můžeme ověřit, když budeme dotazníkový průzkum v budoucnu opakovat.

Další korelace se ukázala mezi mzdou a certifikací. Lidé, kteří absolvovali certifikaci (například IPMA nebo PRINCE2) vydělávají v průměru o 1 400 Kč měsíčně více než ti, kteří certifikaci nemají.

Ve Freelu jsme se domnívali, že certifikaci mnoho lidí neprošlo, proto nás překvapilo, že certifikaci má 16 % dotázaných. Jsou to především lidé, kteří se mimo projektové řízení věnují administrativě nebo salesu a konzultacím. Nejméně formálně vzdělaní v oboru projektového řízení (myšleno, že neprošli certifikací ani studiem oboru na střední nebo vysoké škole) jsou paradoxně šéfové.

Jdeme do toho srdíčkem

Dále nás bez ohledu na certifikaci zajímalo, jestli se respondenti u projektů řídí nějakými standardy, nebo spíše spoléhají na vlastní intuici a často vzpomínaný selský rozum. Alespoň někdy se standardy řídí 45 % dotázaných, což je v porovnání se světem, kde se téměř vždy standardy řídí u 61 % projektů, výrazně nižší výsledek.

Nároky na projektové manažery jsou vysoké

Další otázka, kterou jsme projekťákům položili, byla tak trochu chyták. Zajímalo nás, jaké dovednosti by podle nich správný projekťák měl mít. Nabídli jsme možnosti, z nichž všechny byly klíčové dovednosti projektového manažera dle odborné literatury (i ChatGPT). Přestože to respondenti rozklíčovali, opravdu nezaškrtli všichni všechno.

O první místo se dělí komunikace a plánování. Naopak řízení rizik a technické znalosti označila méně než polovina dotázaných. Samozřejmé lidé doplňovali i vlastní odpovědi, kde se nejčastěji vyskytovaly soft sklils jako empatie a lidskost. Jedna odpověď přinesla i shrnutí, na kterém se asi všichni shodneme.

Podle Honzy Slavíka bude důraz na měkké dovednosti u projekťáků s rozvojem AI jedině narůstat. Projekťáci budou muset být multipotenciální lidé. Přečtěte si více v reportu z konference Project Restart 2023.

Nejoblíbenější je řádkový seznam úkolů

Logicky mezi nejpopulárnější funkce projektových nástrojů patří ty nejjednodušší; řádkový seznam úkolů používají tři čtvrtiny respondentů. Nadpoloviční většina využívá i checklisty a šablony projektů / úkolů. Nahrávání videa a hlasovek se umístilo až na konci pomyslného žebříčku. Ve Freelu s ním máme ale výborné zkušenosti, protože představuje unikátní možnost, jak předat informaci jednoznačně a zároveň asynchronně včetně správných emocí.

Timeline využívá 36 % uživatelů. Pro porovnání – v zahraničí se jedná o nejžádanější, přitom nejvíc ignorovanou funkci.

Subjektivní hodnocení projektů nestačí

Vyhodnocení projektu je nedílnou součástí projektového managementu. Díky němu:

• Zlepšíme výkon a výsledky do budoucna.
• Přispějeme k budování „učící se organizace“.
• Budujeme vztah se stakeholdery.

Ptali jsme se, jaká kritéria čeští projekťáci vyhodnocují. Nejčastěji (29 %) jsme dostali odpověď, že hodnotí dle subjektivní spokojenosti zákazníka a dalšího kritéria (například čas, dodržení rozpočtu), 15 % dotázaných využívá nejkomplexnější kombinaci kritérií – subjektivní i objektivní spokojenost zákazníka (měřenou např. jako bounce rate, konverze apod. spolu s projektovým trojimperativem (čas, peníze, kvalita). Co je projektový trojimperativ a jak ho využít v praxi?

Nekvalitní zadání, přešvihnutý rozpočet a nedodržený deadline

Projekťáci jsou na sebe celkem přísní a pouze polovina přiznává, že se jim podaří naplnit cíle u více jak 80 % projektů. Na jejich obranu nutno říct, že zhruba třetina zadání je opravdu nekvalitních.

Více než 80 % projektů:

• Má kvalitní zadání podle jedné třetiny respondentů.
• Splní cíle dle poloviny respondentů.
• Dodrží rozpočet dle 43 % respondentů.
• Dodrží termín dle 30 % respondentů.

Člověk člověku vlkem

Co trápí české projekťáky? Nejčastěji (49 %) je trápí odpor vůči změnám. V těsném závěsu (48 %) se umístila komunikace.

Na Konec prokrastinace se v Česku specializuje Petr Ludwig. Ohledně motivace zaměstnanců a spolupracovníků doporučujeme celou řadu zdrojů – pro začátek zkuste Byznys Wiki.

I nástroje jsou o lidech

Když lidi nechtějí s nástroji pracovat a nechtějí se to naučit, tak s tím sebelepší nástroj nehne. Snažte se aspoň minimalizovat tu prvotní investici a vybrat intuitivní nástroje, které budete schopní používat prakticky hned.

Na nástrojích nás teď nic netrápí. Největší problém bylo nedostatečné využívání nástroje v týmu, ale to máme už zmáknuté,

usmívá se Aneta Martinek.

Největší bolestí projektového řízení jsou lidi

Směřovalo to k tomu, tak si to řekněme naplno. Největší problém u projektového řízení jsou lidi. Tato odpověď o celou délku předběhla problém na druhém místě, kterým se stala nejasná zadání (což jsou vlastně také lidi). Už aby projektové řízení převzala AI. To je samozřejmě nadsázka. AI projektový management samozřejmě nepřebere zcela, ale třeba s těmi zadáními pomůže již brzy. Což ostatně plánuje i Freelo. Stay tuned.

Pojďme je ještě podívat, co si pod těmi problematickými lidmi představit konkrétně.

Nekompetentní lidi,

nejvíc na projektech trápí Honzu Slavíka, bývalého projekťáka a současného Business & Innovation designera.

Neagilní lidi. Neschopní přemýšlet o krok dopředu,

přisazuje si Aneta Martinek, Co-Founder & CEO #HolkyzMarketingu.

Roztříštěnost,

kontrují Petr Bernadič, CEO Každý prodává, i Jiří Krátký, Co-owner a Managing Director PM Consulting. Pro každého to však znamená něco trochu jiného. Petr Bernadič tím myslí: „až moc komunikace, která není věcná a ještě je v hromadě nástrojích na různých místech,“ Jiří Krátký především „komunikaci více organizací na jednom projektu, kdy se nedaří dohodnout na jednom komunikačním nástroji“.

O lidech oba mluví pozitivně. Petr Bernadič jako největší pomoc s projekty jmenuje své 3 parťáky. Jiří Krátký ho nevědomky doplňuje, protože říká, že lidi, kteří něco umějí, jsou zahlcení prací, takže dostat do projektu kvalitní lidi je problém.

V kolonce ostatní se skrývá například toto: „Že to nechci dělat, ale musím.“ Projekťákům také komplikuje život jejich vedení, konkrétně micromanagement a zdlouhavé porady (Co zkusit více asynchronní komunikace? Mrk, mrk) Ohledně klientů se objevil evergreen zákaznické péče: „Klient neví, co chce, a nedá pokoj, dokud to nedostane.“

Bohužel občas něco zaplánovat nejde. Covid-19 nebo válka na Ukrajině asi při analýze rizik nenapadla ani ty nezkušenější projekťáky. Přesto vnější vlivy jako tyto některými businessy dost zahýbaly.

Sice jen u 1 % respondentů, ale přesto se vyskytla odpověď, že problémy způsobuje soukromý život, konkrétně nemocné děti. Možná to je jeden z důvodů, proč mezi projektovými manažery jsou ženy v menšině a proč mají většinou praxi kratší než 5 let. V indexu genderové rovnosti pro rok 2020 se opět prokázalo, že jsou to ženy, kdo v českých rodinách primárně pečují o domácnost, děti a stařečky.

S problémy se vyrovnává každý po svém

Na trápeních se projekťáci shodují, ale vyrovnávací mechanismy má každý jiné. Někomu pomáhá pes Alík, někomu manželka nebo selský rozum. Jiní se spoléhají jen sami na sebe.

Teď už nejde o životy, proto se z toho neposeru.

Glosuje svůj přístup ke komplikovaným projektům Honza Slavík.

Zdá se, že nástupu AI se projekťáci neobávají, protože to byla jedna z nejčastějších odpovědí na otázku, co by si přičarovali kouzelnou hůlkou, kdyby nějakou měli. Kromě toho se objevily tyto odpovědi, které sdílíme pro odlehčení.

Stres zůstává na uzdě

Podle Quory a Redditu je projektový management nejvíc stresující zaměstnání, hned za zdravotnickými obory. Oficiální statistiky však mlčí (nebo se schovávají?). Rick Ktorides na Linkedinu říká, že ve stresu jsou všichni projektoví manažeři. Zejména ti, kteří jsou v této roli noví a ti, kteří vyhořeli, nebo se tomu blíží.

Pozitiva vítězí nad negativy

„Hodně spokojených“ je ve své práci 41 % respondentů. Dalších 19 % je spokojených „velmi hodně“. Celkem je ve své práci nadprůměrně spokojených 60 % respondentů. Podprůměrnou spokojenost reportuje pouze 17 % dotázaných jak u zvolených přístupů, tak u metodik.

Takže strastem navzdory, čeští projekťáci mají svou práci rádi. A pak že jsou Češi věčně nespokojení. A my ve Freelu se k té spokojenosti snažíme maximálně pomoct.

Lucie Hromádková 2. 5. 2023