Začarovaný kruh schůzek

Inspirace

Účastníci mých tréninků, a především ti z větších firem, se shodují na jednom: jejich kalendáře jsou doslova zaplevelené neskutečným množstvím schůzek. A schůzky jsou také nejčastěji zmiňovaným důvodem nízké produktivity. Větší organizace představuje větší množství komunikačních vazeb mezi lidmi. A proto je třeba pro řešení většiny problémů oslovit více lidí. A nejjednodušším řešením je: pozvat všechny na schůzku.

A protože na tzv. vystřelení schůzky nemusíte mít žádné speciální oprávnění, může vás schůzkou zaměstnat v podstatě kdokoliv a kdykoliv. V nejedné firemní zasedačce jsem viděl vyvěšené „Desatero schůzek“, nebo „Jak na efektivní poradu“, či „Zlaté principy našich schůzek“. Všude se ale potýkají s podobným začarovaným kruhem, ze kterého je velice obtížné vystoupit a vyžaduje opravdu aktivní snahu všech, kteří schůzku organizují, nebo se jí účastní.

1. Trávíme spoustu času na schůzkách

V jednom ze svých dřívějších článků jsem přirovnával organizaci kalendáře ke stavění Lega. Cílem každého legaře je mít nalepené jednotlivé bloky modrých kostiček (schůzek) pěkně na sebe, aby tvořily krásné souvislé řady. Jediným kritériem pro přijetí, či odmítnutí pozvánky na schůzku je, zda se vejde do volného prostoru v kalendáři. Legaři jsou spokojeni, jakmile je kalendář krásně zaplněný. Logicky pak schůzky spotřebují veškerý produktivní čas, který pak nevyzbyde na nic jiného.

Co s tím?

Pokud vám přijde pozvánka na schůzku, nepředstavujte si ji jako kostičku lega. Stejně jako na tlačítko Přijmout můžete kliknout na Odmítnout. Podívejte se, co je předmětem schůzky, proč byste tam měli být, jak jinak můžete s požadavkem naložit (třeba poslat stanovisko e-mailem, přečíst si zápis, poslat zástupce). Pokud vám nějaká z těchto informací chybí, zeptejte se na ni organizátora, případně navrhněte alternativní způsob, jak problém vyřešíte (bez schůzky). Nebojte se zařadit slovíčko NE do svého slovníku. Mnoho šéfů a organizátorů schůzek neposílá agendu předem, protože se bojí, že by pak už nebylo o čem mluvit. Pak ale nemá cenu schůzku vůbec svolávat. Pokud si připravíte (třeba ve Freelu) seznam bodů, o kterých chcete diskutovat, umožníte tak účastníkům se připravit. Díky tomu odvedou už spoustu práce před schůzkou samotnou. Diskuse jsou pak kratší, směřují k cíli a témata se uzavírají.

2. Kvůli schůzkám nemáme čas na své úkoly

Pokud na sebe schůzky perfektně navazují, je výzvou se už jen dobře připravit, či se přemístit na místo konání. Co se stane, když se některá prodlouží? Nebo ještě hůře, když mezi schůzkami jsou krátké mezery, ve kterých stejně nic složitějšího udělat nestihnete. Je dobré si uvědomit, že na schůzkách se často řeší věci, které jsou úkolem někoho jiného. Vám pak už zbývá jen minimum času, kdy můžete pracovat na svých (často důležitějších) úkolech.

Co s tím?

Berte kalendář jako vaše výsostné území, kde vy rozhodujete, jak bude vypadat. Při každém novém požadavku na schůzku zvažte, kolik času vám v daném dni zbyde na vaše úkoly. Shlukujte schůzky k sobě, abyste vytvářeli souvislé bloky na práci. Zvažte, jestli nemít schůzky jen v některých dnech, nebo třeba jen odpoledne, apod. Minimálně každý den ráno se podívejte do kalendáře, a konfrontujte ho se seznamem úkolů na daný den. Pokud to nesedí, nemůžete to tak nechat být. Kralujte svému území.

3. Protože není kdy jindy, řešíme své úkoly na schůzkách

Myslím, že nikdo z nás nemá za úkol pouze sedět na schůzkách. Máme spoustu dalších úkolů k vyřešení. Pokud nám ale zkonzumují veškerý produktivní čas, jediný způsob, jak své úkoly splnit, je řešit je na schůzkách. Je vám povědomá tato scéna: otevřené notebooky, pohledy zanořené do obrazovek a místností se rozléhá decentní klapání klávesnic?

Co s tím?

Tady musí nejvíce práce odvést organizátor. Často jsou notebooky otevřené proto, že schůzka nemá agendu, je zbytečně dlouhá, jsou tam pozváni lidé, kteří tam být nemusí. Nebo je vedena neefektivně – začínáte obligátní kontrolou statusu, který zajímá pouze organizátora a člověka, který v tu chvíli mluví. Ostatní buď přemýšlí o tom, co řeknou, nebo jsou zcela odpojeni. Pokud máte úkoly evidované v jednotném nástroji, je možné si projít stav každého úkolu před schůzkou a otevřít pouze témata, která vyžadují zapojení více lidí. Lidé jsou často odpojeni také proto, že není vytvářen prostor pro všechny, není jasný postup řešení, nejsou dohodnuta pravidla schůzky (třeba že notebooky mají být zavřené), chybí aktivní facilitace a schůzku prostě nikdo nevede. Pokud má někdo schůzku vést, současně aktivně facilitovat diskusi, hlídat čas, psát zápis, a ještě se podílet na řešení samotném, může to být někdy i nemožné. Můžete si proto úkoly rozdělit: někdo bude hlídat čas, někdo bude zapisovat úkoly do Freela, dokonce si můžete přizvat i nezávislého či zkušeného facilitátora, který se umí ptát správnými otázkami a stimulovat tak týmovou diskusi. Rozhodně ale musí schůzku někdo vést, a měl by to být ten, kdo jí svolává. Z pozice účastníka je dobré alespoň tyto prvky u každé schůzky vyžadovat. Pokud něco z uvedeného chybí, může vám to pomoci při psaní důvodu proč se schůzky nezúčastníte.

Vratislav Čermák — lektor osobní produktivity a time managementu.

4. Protože se lidé koncentrují na řešení svých úkolů, nepřispívají aktivně k řešení předmětu schůzky

Pokud je vaše pozornost upřena na řešení úkolů ve vašem notebooku, není možné se současně soustředit na řešení problému, kvůli kterému byla schůzka svolána. Můžete zapomenout na proaktivní přístup účastníků. Většina lidí je přepnuta pouze do reaktivního módu. Reagují pouze v případě, pokud vyslovíte jejich jméno, zaslechnou něco z jejich kompetence, dostanou fyzický podnět, apod. Pokud ale potřebujete něco vyřešit, potřebujete mít účastníky v proaktivním módu.

Co s tím?

Asi není třeba zmiňovat, že smyslem každé schůzky je společně vyřešit nějaký problém. Pokud nepotřebujete řešit věci společně, můžete využít jinou formu komunikace (e-mail, newsletter, chat, apod.), omezit účastníky pouze na ty, kteří budou něco řešit, rozdělit schůzku na několik kratších. Vrací nás to zpět k důvodu: proč je schůzka svolávána, jaká je její agenda a co se bude od účastníků vyžadovat? Z jakého důvodu tam je který účastník? Pokud je zřejmé, co se má řešit, a budou zapojeni všichni, pak nikdo nebude mít čas řešit cokoliv jiného. Velice se mi v tomto případě osvědčují schůzky ve stoje (a dokonce i bez stolů). Není kam dát notebook; začínají bolet nohy, pokud se diskutuje příliš dlouho, a lidé mají proto tendenci témata rychleji uzavírat; boří to barikády mezi účastníky; snadněji se přesouvají jeden k druhému a někteří ocení i možnost chodit (když přemýšlí).

5. Schůzky jsou neefektivní

Jak by také mohly být efektivní, když jsou vlastně všichni koncentrováni na vše jiné než na to, co se na schůzce řeší? Není divu, že pak slyšíte, že jsou schůzky k ničemu a že se nic nevyřešilo, i když „tomu všichni dali drahocennou hodinu času“.

Co s tím?

Pokud provedete předchozí kroky zodpovědně, vyřeší se tento problém skoro sám. Schůzka by neměla být diskusním kroužkem, ani nepředstavuje auditorium, které by vám mělo zatleskat za vaše řečnické dovednosti. Cílem je projít si problematické úkoly a určit k nim akci, která povede k jejich vyřešení. Nové věci objasnit, přiřadit jim odpovědného člověka, definovat závislosti a z nich odvozené požadované termíny dokončení. Důležité je totiž přepnout i vlastní pohled na schůzky. Není dostačující investovat pouze svůj čas. Tedy že na schůzku fyzicky dorazíte. Ale že investujete také své úsilí. Investovaný čas do čehokoliv bez úsilí žádný výsledek nikdy nepřinese. Začněte od sebe: buďte připraveni, buďte přítomni, buďte aktivní. Je zajímavé, že tyto věci jsou nakažlivé a ve finále kdokoliv svým úsilím může schůzku katapultovat na vyšší úroveň. Jde přece i o váš čas: chcete problém uzavřít, nebo do něj „investovat“ další hodinu času?

6. Je potřeba svolat další schůzku

Problém se nepodařilo vyřešit a co s tím můžeme dělat? Jak jinak, naplánuje se další schůzka, aby „se to dořešilo“. Takže někdo vyšle další kostičku lega, která zaplácne další volný prostor v kalendáři.

Co s tím?

Schůzky jsou primárně o diskusi, která někdy může být jednoduchá, jindy složitá. Není možné tedy přesně odhadnout kolik času bude třeba. Agenda by proto měla být naplánována maximálně na 70% času. Co horšího se vám může stát, než že se vám nepodaří problém uzavřít kvůli nedostatku času. Jak jsem četl trefně v jednom článku: „Skoro jsme našli recept na světový mír, ale Franta musí na jinou schůzku.“ Do další schůzky všichni větší část kontextu zapomenou, čímž tedy jen zvyšujete podíl promrhaného času. Je dobré alespoň nějak zaznamenat stav, kam jsme se dostali, úkoly, které vznikly, kdo je za co odpovědný a jaké jsou termíny. Dříve oblíbený zápis ve Wordu už působí v dnešní době poněkud zkostnatěle, protože je statický. Lepší je úkoly ze schůzky rovnou zapisovat do nástroje jako je Freelo. Díky filtrům a řazení má tak každý mnohem lepší přehled o svých úkolech, a veškerá komunikace spojená s realizací jakéhokoliv úkolu je soustředěna přímo u něj. Odpadá proto nutnost hledat stav řešení v různých dokumentech, složkách, e-mailech, reportech, nebo snad začínat schůzku kontrolou stavu.

A pak se můžeme vrátit opět k bodu 1 a pokračovat do nekonečna. Přeji vám, abyste v sobě našli dostatek síly a odhodlání se se začarovaným kruhem schůzek poprat a najít si tak více času na to, co je pro vás důležité.

Pokud jste odhodláni svůj čas lépe využívat a potřebujete další postrčení, rád vás uvítám na svém otevřeném tréninku Naložte se svým časem smysluplně.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním
Kategorie: Vše Inspirace

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Profilový obrázekVratislav ČermákVratislav je lektorem osobní produktivity, certifikovaným konzultantem Evernote a také tvůrcem tréninkových programů Papírů les nebo paperless a Naložte se svým časem smysluplně. Dříve vedl několik let centrální tým projektových manažerů v T-Mobile.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Mrkni na další články autorů

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo