Zaveďte nový software do firmy tak, aby ho lidé skutečně používali

V minulém článku jsme si řekli, co vše byste měli zvážit a udělat, než si pořídíte do firmy nový software. Jasně si definujete, co od nového systému očekáváte (dali jsme vám k dispozici i PDF check-list), sestavíte projektový tým, ujasníte si rozpočet i časový rámec. Hledáte a testujete, až se nakonec pro nějaký software rozhodnete. V ten moment ale stojíte před poměrně obtížnou fází. Přesvědčit své zaměstnance a kolegy, aby nový software přijali stejně nadšeně jako vy, aby s ním skutečně pracovali a převzali tak nové pracovní návyky. Hezká idea. Dosáhnout toho je v realitě poměrně náročně. Nicméně ne nemožné.

Pojďme se podívat, jak na to.

Možná si myslíte, že bude stačit, když prostě v pondělí přijdete do práce, všechny pozvete do zasedačky, uděláte hodinové školení a řeknete, že od teď budou všichni nový systém používat.

No… to můžete. Ale pak očekávejte, že s největší pravděpodobností lidé budou tak dlouho remcat a používání nového systému sabotovat, až vás nakonec přemohou a vy s pachutí neúspěchu tento software z firmy stáhnete. A budete pak sami otráveně chodit a říkat, že lidé prostě nemají rádi změny, bojí se jich a a priori je odmítají.

Takže – jak na to? Jak to udělat, aby se to podařilo?

Klíčem je kvalitní příprava postupu zavedení.

Jenom pro upřesnění – v korporátech se prostě řekne „takhle to bude“ a tak to také bude. Ale my se pohybujeme v malých a středních firmách. Ve firmách, kde máme se zaměstnanci bližší vztah a chceme, aby s námi spolupracovali dobrovolně, ne silou.

1) Rolujte svrchu

Už od momentu, kdy jste sestavili tým pro výběr softwaru, jehož členové jsou zástupci všech oddělení, kteří s ním budou pracovat, máte v ruce tu hlavní hnací sílu. Využijte ji. Ať nový software, řekněme v testovacím období, používají nejprve právě členové realizačního týmu. Dopřejte jim přednostní školení, naučte je se systémem pracovat. Jedině tak mohou být podporou svým lidem. A pokud budou nový systém dobře znát, budou z něj mít příjemný pocit, který budou šířit mezi ostatní lidi. Angažujte je jako promotéry. Budou schopni odpovídat na otázky, argumentovat a reagovat na případná odmítnutí.

2) Určete „kapitána“

Vyberte ve firmě jednoho člověka, který bude mít nový systém na starosti. Bude organizovat školení a pravidelná hodnocení (viz dále), bude spojkou mezi vašimi lidmi a dodavatelem softwaru. U něj se budou sbíhat všechny dotazy a komentáře, nejasnosti a požadavky. Každý ve firmě musí vědět, kdo to je a co na něj může směřovat.

3) Nastavte si několik jednoduchých a srozumitelných pravidel používání

Ještě než nový systém vypustíte do firmy, dejte dohromady několik jednoduchých pravidel, jak nový systém budete ve firmě používat. A věřte, že i ty nejstrukturovanější nebo naopak i ty nejjednodušší aplikace pár pravidel potřebují.

Evidujete si zakázky, zákazníky a projekty? Nastavte pravidla o tom, jak a kdy budete jednotlivé fáze klienta/zakázky/projektu evidovat, kdo je bude evidovat a kdo bude zodpovědný za správnost a aktuálnost údajů.

Používáte software na správu úkolů? Nezapomeňte např. ke každému úkolu přiřadit termín a řešitele (10 užitečných pravidel pro efektivní spolupráci sepsali kluci z Freela a můžete je najít zde). Máte aplikaci na proces zakázky? Stanovte si dopředu zodpovědnosti a frekvenci aktualizací.

A tak dále. Každá konkrétní aplikace v každé konkrétní firmě potřebuje alespoň rámcově ukotvit pár pravidel používání.

Pokud to neuděláte, riskujete, že s aplikací bude každý pracovat jak bude nebo nebude chtít a vy se nebudete mít k čemu odvolat, abyste vyžadovali systémové používání. A selhání zavedení nového systému do firmy je za rohem.

4) Zaškolte firmu, udělejte zhodnocující workshop

Školit si můžete buď sami, nebo za pomoci dodavatele. Důležité ale je, aby školení proběhlo. Abyste si na něm ukázali příklady typické právě pro vaši společnost.

Zdůrazněte jaké problémy vám nový software vyřeší, co vám přinese. Otevřete diskusi. A trvejte na aktivním využívání. Ihned.

Řekněte lidem, aby si při používání dělali poznámky o tom, co jim v systému chybí, co by potřebovali, co nevědí, neumí, potřebovali by dovysvětlit. Informujte o tom, kdo je kapitán, na koho se mohou obracet s dotazy.

Upozorněte, že po nějakém čase, třeba dva měsíce od zahájení používání, proběhne workshop, který bude zaměřený spíše na reálné situace a dosavadní zkušenosti konkrétních lidí – s čím si nevědí rady, s čím bojují. Do té doby ať své komentáře a dotazy posílají kapitánovi.

5) Podchyťte stěžovače

Všude se najdou rýpalové a stěžovači. V každé firmě. I v té vaší.

Důležité ale je s nimi pracovat a nenechat je šířit negativní atmosféru dál. Promluvte si otevřeně s manažery svých týmů, že i pokud se nemohou s novým softwarem plně ztotožnit, ať ho neshazují před svými kolegy.

Pokud mají nějaké námitky nebo připomínky, ať to řeší přímo s určenou osobou s cílem problém vyřešit, nikoli si pouze stěžovat. Požádejte manažery, aby adaptaci celé firmy podporovali.

Klidně si připravte dopředu argumenty na klasické námitky „je to k ničemu“, „akorát nám to přidělá práci“, „doteď všechno fungovalo ok, tak proč bychom to měnili“ apod. Takové výkřiky lze očekávat. Připravte na ně své manažery a dejte jim do ruky argumenty a odpovědi.

Řekněte jim jak pracovat s odmítači ve svých týmech. Zdůrazňujte orientaci na řešení problému, nikoli pouhé poukazování na jeho existenci. Směřujte negativní reakce o tom, co systém neumí a co v něm chybí, na kontaktní osobu.

6) Pravidelně revidujte používání

Sledujte nakolik lidé s novým softwarem skutečně pracují, případně reagujte. Pověřte tím i své manažery. Ať používání ve svém týmu sledují, vysvětlují a urgují.

Ptejte se aktivně z pozice majitele/ředitele jednotlivých lidí, jak se jim s tím pracuje, co řeší za nejasnosti. Směřujte je na klíčovou osobu a informujte je o navazujícím školení a zhodnocení zkušeností. Buďte aktivní.

Uvědomte si, že pokud to nebudete tlačit vy a nebudete v tom jednoznačně rozhodní, lidé sami od sebe nový systém nepřevezmou. Nechce se jim měnit zaběhlý styl práce, pokud vyloženě nemusejí. První půlrok až rok pro vás bude klíčový. Během této doby se ukáže, zda se tým adaptoval a systém přijal, či nikoli.

Renata Novotná 18. 3. 2018