Nedaří se vám delegovat práci? Dost možná děláte některé z chyb, které úspěšné delegování blokují. Většina článků na internetu mluví o tom, jak delegovat práci, co musíte udělat a umět. Ale téměř se nemluví o činnostech, které delegování „zabíjí“. Jaké to tedy jsou a čemu se musíte s jistotou vyhnout?
Pár kancelářských příběhů
Neumíte si představit, co je to delegování? Nejjednodušeji si to můžeme vysvětlit na reálných příbězích.
Na začátku většiny příběhů je hrozně moc práce a málo času. A tak si řeknete, že by bylo fajn, kdyby někdo udělal část vaší práce za vás. Máte radost a představujete si, jak se vám uleví. Ale celý tenhle super nápad se začíná bortit v okamžiku, kdy práci sice předáte kolegovi, ale to, co vám vrátí zpět, vůbec neodpovídá vaší představě. Termín klepe na dveře, tak raději práci předěláte sami, protože víte, že další vysvětlování by celé řešení jen protáhlo. Pak byste čekali na opravu a dost možná by ani ta oprava nebyla „oukej“. A tak jste naštvaní, unavení a bez vůle dát delegování úkolů příště další šanci.
Věřte, že v tom nejste sami:
„Před pár lety jsem se začal snažit více delegovat některé činnosti, u kterých jsem byl přesvědčený, že bude snadné je někomu předat. Docela jsem s tím pohořel, protože mi to nešetřilo ani čas, ani peníze. Uvědomil jsem si, že delegování bez dobře nastavených procesů je nesmysl.“
„Vůbec nestíhám, tak jsem přibrala kolegu, aby mi pomohl s některými činnostmi, které mě nebaví, ale musejí se udělat. Ale nikdy mi nedodá přesně to, co chci. Zkoušela jsem mu to vracet a vysvětlovat, ale je pro mě jednodušší si to předělat rovnou sama. A mám to přesně tak, jak chci.“
„Když oni ti lidi nemají vůbec takovou chuť do práce a pozitivní emoce, které směrem ke klientům vysílám já!“
Podobnými zkušenostmi si projde skoro každý, kdo zkouší poprvé delegovat práci. Dobrá zpráva ale je, že to tak nemusí být napořád. Pro každého vedoucího pracovníka má bez pochyby delegování význam. Určitě se tedy nevzdávejte a mrkněte v následujícím článku na to, kde by mohl být problém při delegování úkolů u vás.
Zabijáci delegování – co možná děláte špatně
Možná o tom víte, možná ne. Možná si to jenom neuvědomujete. Existuje totiž několik zabijáků delegování úkolů. Můžete se snažit jak chcete, ale dokud se nezbavíte několika zásadních překážek, nikdy nevyužijete plný potenciál delegování.
1) Vaše vnitřní postoje
„Nejlíp to stejně udělám jenom já.“
„Moje řešení je nejlepší/jediné správné.“
Tohle jsou ti nejsilnější zabijáci. Dokud tahle přesvědčení nepřekonáte, nikdy nebudete s výsledky delegované práce spokojeni.
Z vlastní zkušenosti musím říct, že nechat tyhle myšlenky odejít, je skutečně osvobozující. Jsou totiž věci, které někdo jiný umí o hodně líp než vy. A i kdybyste to skutečně dokázali perfektně, jiné řešení může být stejně dobré jako to vaše. Jiný pohled na věc navíc často přináší nečekané informace/přínosy/benefity. Pokud necháte druhým svobodu při hledání řešení, nebo tvorbě výstupů, jedině tak vás mohou překvapit něčím, co vás třeba nenapadlo. Dejte druhým dostatečný prostor, aby hledali vlastní řešení a vlastní způsoby dosažení výsledků.
2) Špatně zvolení lidé
Každý umí něco jiného a každý je v něčem lepší a v něčem zase horší. Je nesmysl chtít po skvělé účetní, aby vám vytvářela strategie pro sociální sítě.
Pokud tohle špatně vyhodnotíte, účetní vám nikdy nedodá skvělé dosahy na sociálních sítích, stejně jako vám marketingový specialista nezpracuje přiznání k DPH. Poznejte nejdřív, co vaši lidé umí nejlépe, co je baví a podle toho jim zadávejte úkoly tak, aby mohli svých předností využít. Nebo z druhé strany – vybírejte lidi tak, aby měli pro vaše úkoly adekvátní kompetence. Výběr těch správných lidí do týmu je pak kapitola sama o sobě.
3) Nejasné zadání úkolů
Vaše zadání je vágní, nejasné, neposkytnete potřebné podklady a jen doufáte, že se člověk na druhé straně doptá a zjistí si, co potřebuje. To je přesně příčinou rozdílného výsledku oproti vaší představě.
Pokud chcete dostat výsledek, jaký si představujete, musíte si být jisti, že druhá strana rozumí zadání stejně jako vy a že stejně jako vy rozumí i vašemu očekávání ohledně výsledku.
4) Špatné zhodnocení situace a neadekvátní forma zadání
Lidé jsou různí a zadání úkolu tomu musíte přizpůsobit. Každý člověk má totiž nejen jiné dovednosti a zkušenosti, ale také rozdílnou motivaci podat výkon. Může moc chtít odevzdat perfektní výsledek, ale když neví, jak úkol zpracovat, velmi těžce se k němu bude dostávat. Vy mu proto musíte zadání vysvětlit podrobněji, včetně např. základního postupu nebo zdroje informací.
A naopak můžete mít ostříleného pracovníka, který přesně ví, jak na to, ale úkol už pro něj není výzvou. Jeho ochota věnovat se mu je nízká. Tomu naopak musíte na první pohled nedůležitý úkol zasadit do většího celku, aby vnímal jeho význam.
A představte si třeba brigádníky. Nejen že často nevědí, jak dosáhnout toho, co po nich chcete, ale většinou jim na tom ani moc nezáleží. Odpracují si své hodiny a přínos drobných činností pro rozvoj firmy je moc nezajímá.
Zamyslete se tedy vždycky nad tím, koho máte před sebou. Zvažte, co umí a jak moc mu na daném úkolu záleží. Podle toho volte formu zadání.
5) Chybějící procesy
Předávání práce vám můžou procesy výrazně zjednodušit. Zadání úkolu i postup jsou procesem totiž jasně dané a riziko nejasností, opomenutí a chyb se tak sníží na minimum. Máte-li dobře zpracované procesy, výrazně tím snížíte dobu zaučování se a vysvětlování postupů. Každý si totiž může proces projít, a pak se jenom doptat na detaily. Procesy snižují i vaši závislost na konkrétních zaměstnancích. Dobré postupy by neměly být jenom v hlavě zaměstnanců, ale na papíře nebo nejlépe v chytré aplikaci.
Pokud vám některý z lidí odejde, postupy neodcházejí s ním, ale zůstávají ve firmě a podle nich je schopný danou činnost vyřešit téměř kdokoli.
Procesy šetří čas. Udělat úkol, kde máte jasně daný postup a nemusíte nad tím přemýšlet, je výrazně rychlejší, než ten samý úkol dělat poprvé a bez předchozích znalostí dané problematiky.
Bariéry delegování
I když už víte o delegování práce téměř vše, může se stát, že se přesto objeví nečekaná bariéra.
Z těchto sekundárních překážek jsou nejčastější ty osobnostní. Může se například stát, že vznikne nějaký osobní konflikt mezi delegujícím a delegovaným, tedy nejčastěji manažerem a jeho podřízeným. Pracovník nemusí pochopit, proč by měl nějaký úkol dělat „za někoho jiného“, může delegaci blokovat, nebo naopak mohou selhat vedoucí pracovníci a třeba i pro své výraznější osobnostní rysy delegovat nesprávným způsobem.
Tyto bariéry delegování můžete jednoduše odstranit, nebo ještě lépe jim úplně předejít, vhodným školením a vzděláváním zaměstnanců, samozřejmě i budováním zdravé firemní kultury.
Jak to máte vy?
Daří se vám delegovat tak, že jste s výsledky spokojeni? Jsou vám někteří z těchto zabijáků delegování povědomí? Nebo se v některém dokonce poznáváte? Dobrá zpráva je, že všechno jde naučit. Uvědomit si, že něco neumím, je první krok k tomu, dělat to skvěle.
Takže – zbavte se zabijáků delegování a naučte se, jak to dělat správně. Ráda vám pomohu s vašimi konkrétními situacemi ať už potřebujete jenom krátce poradit, nebo se chcete stát mistrem delegování.
