Hroutíte se pod návalem úkolů? Eisenhowerova matice vás zachrání!

Vyskytuje se na vašem to-do listu příliš mnoho úkolů? Zdá se vám, že přes záplavu urgentních „tasků“ nemáte dostatek času na strategické a dlouhodobě přínosné činnostiDiana Zadákovámarketingové agentury eVisions má pro vás tip na užitečný nástroj, který vás jednoduchou cestou přimějete přemýšlet o vašich prioritách a pomůže vám určit, které z vašich aktivit jsou důležité a které vás pouze okrádají o čas.

Je dokázáno, že upřednostňujeme úkoly, které „hoří“ před těmi, které jsou pro nás dlouhodobě užitečnější. Jedná se o základní princip, který známe z ekonomie. Užitek z okamžitého splnění úkolů je pro nás mnohem lákavější než ten, který (možná) získáme v budoucnu.

Sečteno, podtrženo. Menší a rychlé úkoly upřednostňujeme instinktivně. Naneštěstí nás ale rychle a snadno splnitelné úkoly většinou příliš neposunou – profesně ani osobnostně.

Co s tím? Jak v záplavě malých „tasks“ maximálně omezit ty, které nás pouze okrádají o čas a nepřestávat pracovat na dlouhodobých úkolech, které jsou pro nás skutečně hodnotné?

Základní princip pro prioritizaci úkolů známý jako Eisenhowerova matice

Eisenhowerova matice je nástroj navržený 34. prezidentem Spojených států Dwightem D. Eisenhowerem. Tato matice je v podstatě obyčejný graf o čtyřech kvadrantech, který vás jednoduchou cestou přiměje přemýšlet o vašich prioritách. Pomůže vám určit, které z vašich aktivit/úkolů jsou důležité a má smysl se jimi zaobírat.

Připravte si papír s tužkou, anebo tento spreadsheet. Jdeme si ukázat, jak princip využít v praxi.

Zdroj: https://www.actitime.com/time-management/time-management-covey-matrix

Jak s Eisenhowerovým boxem pracovat?

Nejprve si sepište veškeré své úkoly a činnosti, které chcete/musíte splnit. Využít můžete papír, spreadsheet, Freelo, či cokoliv jiného, kam jste zvyklí si poznamenávat své úkoly. Následně tyto úkoly/činnosti zařaďte do jedné z následujících 4 kategorií, respektive kvadrantů:

  1. Úkoly důležité a naléhavé (important and urgent).
  2. Úkoly důležité, ale ne naléhavé (important and not urgent).
  3. Úkoly nedůležité, ale naléhavé (not important but urgent).
  4. Úkoly nedůležité a zároveň ne naléhavé (not important and not urgent).

Schopnost úkol zařadit do správného kvadrantu je klíčová. Dle významnosti a urgence úkolu se následně rozhodnete, jak s ním pracovat (či zda vůbec), kdy si určit deadline pro jeho splnění, či zda se vyplatí jej delegovat.

Čtyři strategie, jak řešit (ne)důležité a (ne)urgentní úkoly

1. Důležité a naléhavé (important and urgent) – DO

Úkolů, které jsou velmi důležité a současné velmi naléhavé, by nikdy nemělo být mnoho. Důležité úkoly významně ovlivňují naši životní / profesní cestu. To znamená, že bychom je skutečně neměli řešit v horizontu minut či hodin.

Neměli bychom dopustit, aby se úkoly a činnosti z druhého kvadrantu (important, not urgent) pro naše zahlcení či lenost dostaly právě do této skupiny „important and urgent.“

Samozřejmě – ne všechno lze předvídat. Může se stát, že i na důležité úkoly máme extrémně krátký deadline. Obecně by ale v tomto kvadrantu měly být úkoly vztahující se k nepředvídaným problémům.

Důležité je si uvědomit, že je pro nás / pro klienta splnění těchto úkolů skutečně důležité a přestat o nich mluvit, ale prostě je UDĚLAT, co možná nejdříve.

Př. úkolů / činností:

  • Vyřešit krizovou situaci.
  • Odpovědět na otázky pro rozhovor.
  • Setkat se s klientem.
  • Připravit prezentaci (která nebyla dlouhodobě v plánu).
  • Navštívit lékaře s akutním problémem.

2. Důležité, ale ne naléhavé (important and not urgent) – PLAN

Činnosti ve druhém kvadrantu, tedy ty důležité a zároveň ne naléhavé, vám pomohou dosáhnout vašich osobních a profesních cílů, ke kterým dlouhodobě směřujete.

Bohužel máme tendenci úkoly tohoto charakteru odkládat, protože vyžadují hluboké soustředění a přemýšlení. Jednak jsme od přírody líní tvorové a za druhé máme v dnešní době „onlajnové“ problém se zahlcením tzv. „mělkou prací“ (vyřizování e-mailů, zpráv, sdílení fotek na sociálních sítích…).

Pokud i vy pociťujete, že vás mělká práce okrádá o časi o soustředění a schopnost hluboce pracovat, doporučuji přečíst článek z mého blogu10 praktik, které vás zbaví online rozptýlení a podpoří vaše hluboké soustředění.

Zpátky ale k úkolům z druhého kvadrantu – tedy k těm důležitým, ne urgentním a pro váš osobní i profesní růst naprosto klíčovým. Strategie pro úkoly a činnosti v 2. kvadrantu je jasná – dobré PLÁNOVÁNÍ.

Neodkládejte tyto úkoly jen kvůli tomu, že „nehoří“. Mějte dostatek času na jejich správné provedení. Zároveň počítejte ve svém plánu vždy s úkoly z 1. kvadrantu, tzn. nechte si dostatek času k řešení nepředvídaných problémů. Tím se vyhnete stresujícím situacím, kdy se důležité úkoly zároveň stanou i urgentními.

Př. úkolů / činností:

  • Tvorba dlouhodobých strategií.
  • Udržování vztahů s rodinou a přáteli (např. telefonáty, návštěvy).
  • Psaní seminární práce.
  • Návštěva fitness centra 3x týdně.

3. Nedůležité, ale naléhavé (not important but urgent) – DELEGATE

Naléhavé a nedůležité úkoly jsou pěkní nezbedníci, kteří nás okrádají o čas a brání nám v dosažení našich dlouhodobých cílů. Naneštěstí nám však nepřímopomáhají dosáhnout našich cílů. V této situace je nejefektivnější následující strategie – DELEGOVÁNÍ.

Snažte se delegovat co nejvíce nedůležitých, a přitom urgentních úkolů na někoho jiného. Pamatujte, že to, co není důležité pro vás, však může být důležité pro někoho jiného. Většinou se ale jedná o typické úkoly asistentek, tedy:

  • Zabookování letenky.
  • Kontaktování médií pro rozhovor.
  • Odpovídání na komentáře.
  • Vyřizování příchozí pošty.
  • Rezervování stolu na oběd.

4. Nedůležité a ne naléhavé (not important and not urgent) – DELETE

Úkoly ze 4. kvadrantu, tedy ty nedůležité a zároveň ne naléhavé, nás pouze rozptylují. Strategie je jasná – DELETE! Těmto činnostem se vyhýbejte jak čert kříže – ignorujte je, zrušte je. Nebojte se říct „ne“ a pokud vás do nich někdo tlačí, zkrátka vysvětlete, proč je udělat nemůžete nebo nechcete.

Nesnažte se zavděčit všem, to se vám stejně nikdy nepodaří. Zároveň pamatujte, že velice často jsme zdrojem takových úkolů i my sami. Prokrastinace, lenost, odsouvání něčeho důležitého, protože se třeba jen bojíme, nebo hledáme výmluvy… Známe to asi všichni.

Př. úkolů / činností:

  • Prokrastinování na sociálních sítích.
  • Filtrování spamových e-mailů.
  • Hraní videoher.
  • Opakované čtení milostných zpráv, které už dávno nejsou milostné. 😊
Zdroj: https://plan.io/blog/what-is-task-management/

Šestero, které se vyplatí si pamatovat

  1. Nikdy neplýtvejte vaším časem na nedůležité činnosti, zejména pokud hoří úkoly, které skutečně potřebují být splněny. Váš čas je drahý!
  2. Pokud budete hledět dopředu a efektivně pracovat s časem, zvládnete dokončit důležité úkoly ještě před tím, než se stanou urgentními.
  3. Důležité a naléhavé úkoly (1. kvandrant) udělejte co nejdříve. Představují pro vás prioritu.
  4. Jakmile splníte všechny úkoly z 1. kvadrantu (důležité, urgentní), vrhněte se na plnění dlouhodobě důležitých úkolů (tedy činnosti z 2. kvadrantu).
  5. Snažte se delegovat co nejvíce nedůležitých a urgentních úkolů na někoho jiného. Pamatujte, že co není důležité pro vás, může být důležité pro někoho jiného!
  6. Nedůležité a nenaléhavé úkoly se snažte úplně omezit. Zejména pokud vás tlačí čas.

Závěrem

Eisenhowerovu matici můžete využít pro plánování veškerých činností – jak těch pracovních, tak i osobních. Praská váš to-do list ve švech? Nedokážete si svůj čas správně zorganizovat? Pak je Eisenhowerova matice pro vás jak dělaná.

Pokud toho ani vy, ani váš to-do list víc nesnese, přečtěte si z jakých 7 základních důvodů se cítíte přetíženi a jak to dokážete změnit. Příčinou bývá chybná prioritizace úkolů, škodlivý multitasking nebo neustálá online dostupnost.

  • Líbilo? Pošli vzkaz v lahvi ostatním

Buď s námi v kontaktu. Posíláme přibližně jednou měsíčně souhrn nových článků. Nemusíš se bát, žádný spam neposíláme a můžeš se kdykoliv odhlásit.

Diana ZadákováDiana vede social media oddělení v online marketingové agentuře eVisions Advertising. Má zkušenosti s mnoha projekty se zaměřením na marketing na sociálních sítích a obsahový marketing. Ve volném čase píše blog Diana Ella, kde se věnuje nejen marketingu, ale také motivaci, kavárenským tipům a cestování.

Odcházíš?

A co kdybychom zůstali v kontaktu? Posíláme jen občas souhrn nových článků. Žádný spam. Slibujeme

Na tvou další návštěvu se těší
Karel, Honza a Karel

Udělej si pohodlí a pokračuj ve čtení

Přidejte se k týmům jako Nikon, OEZ, Fotoškoda a komunikujte také lépe nad úkoly.

Vyzkoušet Freelo